La mayoría de los profesionales dedican una buena parte de su día a enviar correos electrónicos. Lo que escribe y cómo formatea y envía su mensaje puede marcar la diferencia entre que su correo electrónico se lea y se responda o se elimine. Mientras que algunas personas necesitan un repaso etiqueta básica de correo electrónico, otros cometen errores simplemente porque están abrumados por el gran volumen de comunicaciones.
Durante su búsqueda de empleo, es probable que envíe muchos correos electrónicos, incluidas cartas de presentación, notas de agradecimiento y mensajes a contactos relacionados con la búsqueda de empleo.
Tómese el tiempo para evitar cometer errores vergonzosos, como escribir mal el nombre de alguien, y asegúrese de escribir notas que obtengan una respuesta.
Revise los ejemplos de saludos que puede utilizar para iniciar sus correos electrónicos, cómo iniciar sus mensajes y los errores que debe evitar al enviar mensajes de correo electrónico profesionales.
Utilice una línea de asunto clara
Esfuércese por la claridad en su línea de asunto. Elija algo directo que identifique el propósito de su correo electrónico, como "cambio de hora de la reunión" o "consulta rápida sobre su propuesta".
Evite colgar una zanahoria con un adelanto como "Necesito informarle..." que intenta atraer al lector para que abra el correo electrónico para llegar a su intención. Las personas a menudo deciden si abren un correo electrónico según el asunto, así que elija uno que indique claramente su propósito.
Utilice un saludo profesional
Incluir un saludo apropiado por las circunstancias y el destinatario. Ciertos saludos funcionan en un correo electrónico pero no se usan en una carta normal, mientras que otros funcionan para ambos.
Elija un saludo según lo bien que conozca a la persona a la que está escribiendo y el tipo de mensaje que está enviando. Por ejemplo, si le escribes a alguien que conoces, "Hola Jim" es apropiado. "Estimado Sr./Sra. Smith" sería apropiado al solicitar un trabajo o escribir una carta comercial.
Evite abrir un correo electrónico con "hola", que suena muy informal y generalmente no se usa en el lugar de trabajo. Además, evite los "Hola amigos" o "Hola chicos", incluso si la naturaleza de su correo electrónico es informal.
Ejemplos de saludos por correo electrónico
Estos son algunos ejemplos de saludos para usar al escribir correos electrónicos profesionales.
- Estimado Nombre Apellido (esto funciona bien si no sabes el género de la persona a la que le estás escribiendo)
- Estimado nombre (al enviar un correo electrónico a alguien que conoces)
- hola nombre (Al enviar un correo electrónico a alguien que conoces)
- Estimado Sr. / Sra. Apellido
- Estimado Sr. / Sra. Nombre Apellido
- Estimado Dr. Apellido
- Estimado Gerente de Recursos Humanos
- Apreciado Director de Recursos Humanos
- A quien le interese
Use la puntuación adecuada después de su saludo. Para correos electrónicos más formales, use un punto y coma después del nombre. Para personas que conoce o correspondencia más informal, use una coma después del nombre del saludo.
Evite errores comunes
Al escribir un correo electrónico, los siguientes errores a veces ocurren cuando las personas se apresuran a escribir un mensaje rápidamente. Tómese el tiempo para revisar su mensaje y realizar los siguientes pasos antes de hacer clic en enviar para evitar errores fáciles de cometer.
- Agregue la dirección de correo electrónico al final. Si no tiene la opción de cancelar el envío de un correo electrónico, agregue la dirección en último lugar si tiende a tener un dedo en el gatillo rápido. Inserte el nombre del destinatario solo cuando esté seguro de que su correo electrónico está listo para enviarse.
- Evite el error "responder a todos". Mire su dedo en el gatillo cuando presione "Responder a todos". Considere si todos en la lista realmente necesitan leer lo que tiene que decir. Además, tenga en cuenta los correos electrónicos más antiguos de la cadena que quizás no desee que vea alguien de la lista Responder a todos.
- Ten cuidado con el humor. El humor puede ser difícil de discernir en un correo electrónico, ya que su tono no necesariamente brillará. Sin lenguaje corporal, expresión facial o cadencia, el humor puede fracasar o incluso insultar al lector sin querer. Juega a lo seguro y déjalo fuera.
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Corregir. No cometa el error de pensar que las personas perdonarán los errores tipográficos en los correos electrónicos informales o que los errores serán tolerados si está escribiendo en su teléfono. Puede ser juzgado severamente por errores en su correo electrónico, especialmente si son desenfrenados. No confíe en un corrector ortográfico que a menudo puede elegir la palabra incorrecta para usted.
Revisa tus correos electrónicos como lo haría con cualquier documento importante. En particular, siempre verifique una y otra vez que haya escrito correctamente los nombres de las personas.
- No uses emojis o emoticones. Cada vez más, los mensajes de correo electrónico han comenzado a parecerse a los mensajes de texto. Los mensajes del lugar de trabajo ahora a veces incluyen emojis de "pulgar hacia arriba" o caritas sonrientes. Aunque se están volviendo más comunes, evite los emojis y los emoticonos en la correspondencia formal. Si su saludo de correo electrónico incluye el apellido de una persona, es una señal segura de que debe omitir emojis y emoticonos.
- Recuerda que el correo electrónico dura para siempre. Piense dos veces antes de enviar por correo electrónico algo personal o confidencial, despedir a alguien por correo electrónico, menospreciar a alguien o responder con enojo. Incluso los correos electrónicos eliminados se pueden resucitar de las copias de seguridad de datos. Es mejor que ese tipo de interacciones se hagan en persona. Una buena regla general: no escriba nada en un correo electrónico que no estaría dispuesto a compartir públicamente, como en una declaración o en las redes sociales, por ejemplo.
Aplicar la regla de las 24 horas. Si no está seguro de si debe enviar el mensaje, espere hasta el día siguiente para decidir.
