El correo electrónico se ha vuelto tan popular que, en algunos casos, la gente lo usa con más frecuencia que el teléfono. Debido a que la palabra escrita puede malinterpretarse tan fácilmente, la comprensión etiqueta de correo electrónico adecuada es fundamental en el entorno empresarial.
Desafortunadamente, muchas personas no entienden cómo usar el correo electrónico en su beneficio y, a menudo, se pierden los beneficios que puede conferir a una empresa. Las siguientes reglas de etiqueta de correo electrónico comercial pueden ayudar a sus empleados a redactar correos electrónicos que sean eficientes y efectivos.
Envíe solo correos electrónicos claros y concisos
La primera regla de una buena etiqueta de correo electrónico es evitar correos electrónicos extensos que contengan información superflua y hechos irrelevantes. Limítese al tema que se está comunicando y use la menor cantidad de palabras posible. Si necesita una decisión, pídala. Si necesita información, solicítela. Si quieres que alguien tome una acción, pídela. No haga que sus lectores se pregunten por qué los está contactando. Cuando redacte un correo electrónico, piense en él como un trabajo de no ficción. No lo conviertas en un misterio.
Utilice siempre una línea de asunto significativa
Nunca deje la línea de asunto de un correo electrónico en blanco. Una línea de asunto en blanco puede marcar su correo electrónico como correo no deseado y nunca llegará a su destino. Los correos electrónicos con líneas de asunto en blanco también suelen pasarse por alto, especialmente si el destinatario suele recibir muchos correos electrónicos en un día determinado. Utilice siempre una línea de asunto que refleje adecuadamente el contenido de su correo electrónico. Ayudará a sus destinatarios a clasificar sus correos electrónicos de manera más eficiente y alentará una respuesta más rápida a su correo electrónico.
Evite los correos electrónicos con formato extravagante
Envía correos electrónicos en formatos profesionales. Evite las fuentes e imágenes multicolores para los fondos. Esos accesorios pueden distraer al lector o dificultar la lectura del mensaje. Cualquier imagen de fondo que agregue puede aumentar el tamaño del archivo de su correo electrónico. Eso puede obligar a los destinatarios con conexiones lentas a esperar mucho tiempo para que se descargue su mensaje. Cualquier imagen de fondo que agregue puede aumentar el tamaño del archivo de su correo electrónico. Eso puede obligar a los destinatarios con conexiones lentas a esperar un tiempo angustiosamente largo para que se descargue su mensaje.
Si su empresa insiste en que use papelería de correo electrónico particular para proyectar una apariencia consistente, aprovéchelo. El logotipo de la empresa y la línea de la firma pueden proyectar una imagen profesional en sus correos electrónicos.
Enviar respuestas oportunas
No haga que las personas esperen respuestas oportunas a su correo electrónico. Responda rápidamente con un mensaje claro y conciso. Si necesita más tiempo para investigar una respuesta o recopilar más información, dígale al remitente de su correo electrónico cuándo puede esperar una respuesta.
Usar herramientas de respuesta de fuera de la oficina
Si va a estar fuera de la oficina y no podrá leer su correo electrónico, use la herramienta fuera de la oficina del sistema de correo electrónico para responder automáticamente a cualquier persona que intente comunicarse con usted. Asegúrese de que su respuesta automática informe a los remitentes cuándo pueden esperar recibir una respuesta.
No llores lobo con banderas de alta prioridad
La mayoría de los sistemas de correo electrónico le permiten marcar un correo electrónico como "Alta prioridad" o "Urgente". No haga de esta su bandera de correo electrónico predeterminada. Úselo con moderación, o sus destinatarios ignorarán el indicador de prioridad. Cuando finalmente envíe un correo electrónico realmente importante, no recibirá la atención que merece.
Considere si es necesario "Responder a todos"
No haga clic instintivamente en el botón "Responder a todos" para cada correo electrónico que tenga múltiples remitentes o destinatarios. Considere el tema y decida quién necesita leer su respuesta. Responder continuamente a todo el mundo innecesariamente le hará rápidamente ganar una reputación como "spammer de negocios", y la gente puede comenzar a ignorar sus correos electrónicos por completo.
Cuentas de correo electrónico comerciales y personales separadas
A menos que se trate de una emergencia, nunca use su correo electrónico comercial para correspondencia personal. Incluso si tienes tu propio negocio, es una buena idea tener dos cuentas de correo electrónico separadas. Le permitirá priorizar sus correos electrónicos y mantener los mensajes personales no relacionados fuera de la red empresarial.
Use nombres de cuentas de correo electrónico profesionales
Use su propio nombre como parte de cualquier dirección de correo electrónico comercial. Por ejemplo, [email protected] o [email protected]. Evite apodos, apodos, apodos o referencias oscuras. Por ejemplo, no use [email protected] o [email protected].
¿Es el correo electrónico lo mejor para esta respuesta?
No utilice el correo electrónico como su única herramienta de comunicación. No todos los mensajes son apropiados para el correo electrónico, y habrá momentos en que una breve llamada telefónica o una breve visita a la oficina pueden ser una forma más efectiva de transmitir un mensaje. Reunirse o hablar por teléfono puede introducir un elemento humano en las interacciones, y eso puede hacer que todos la diferencia cuando estás tratando de explicar algo, o quieres persuadir a alguien para que tome una acción.
Sea sensible y accesible
Nunca utilice el correo electrónico para terminar una relación o contrato. En la correspondencia comercial profesional, incluya siempre una línea de firma que proporcione formas alternativas de contactarlo. Por ejemplo, puede incluir los números de su oficina, fax y teléfono móvil, y la dirección postal de su oficina.
Evite enviar archivos adjuntos masivos por correo electrónico
Nunca se sabe cómo o dónde accederá su destinatario a su correo electrónico. Los dispositivos móviles pueden comenzar a descargar el archivo antes de pedirle al usuario que confirme la descarga. Podría llevar mucho tiempo y consumir ancho de banda que el destinatario debe pagar. Mantenga el tamaño combinado de los archivos adjuntos por debajo de los 50 MB.
Si debe enviar un archivo grande, comuníquese primero con los destinatarios y pregúnteles cómo les gustaría recibir el archivo. También utiliza un servicio de transferencia de archivos para enviar el archivo.
Piense antes de enviar ese correo electrónico
Finalmente, tómese un momento y considere lo que ha escrito antes de presionar el botón "enviar". ¿Es algo que no se debe enviar en un correo electrónico? ¿Es de carácter personal y no es adecuado utilizar el sistema de correo electrónico de la empresa? ¿Escribió el correo electrónico mientras estaba enojado e incluyó pasajes de los que podría arrepentirse más adelante? Si es así, presione el botón "eliminar".
