Una de las características definitorias de un proyecto es que tiene una duración determinada. Eso podría ser desde unas pocas semanas hasta varios años y, en algunos casos, para proyectos de construcción a gran escala u obras públicas, décadas.
Para realizar un seguimiento del progreso a lo largo del camino y garantizar que los entregables clave se logren de acuerdo con el cronograma, los gerentes de proyecto usan hitos.
Un hito del proyecto es una tarea con una duración de cero que significa logro en el proyecto. Se utilizan como una forma de mostrar el avance y el progreso y mostrar a las personas lo que está sucediendo, incluso si no tienen un conocimiento detallado de las tareas involucradas para llegar allí. En ese sentido, son muy útiles para la comunicación con las partes interesadas y para establecer expectativas.
Cuándo usar hitos del proyecto
Los hitos en la gestión de proyectos se utilizan para marcar:
- El inicio de importantes fases de trabajo.
- El final de las fases significativas del trabajo.
- plazos
- Cuando se toma una decisión importante
- Otros puntos fijos en el tiempo que necesitan llamarse específicamente
Con qué frecuencia poner hitos en su plan
Un curso de capacitación podría recomendar poner hitos en su plan aproximadamente una vez al mes. Esto está bien y es una buena regla general, pero debe usar su juicio profesional. Algunos meses pueden tener mucha actividad con reuniones importantes marcadas como hitos, decisiones que se toman y la cierre de una fase y comienzo de otra.
En otros meses, es posible que se concentre en la ejecución, con muy poco, si es que tiene algo, de lo que pueda depender de un hito.
Para propósitos de informes, es útil crear una razón para tener un hito al menos una vez en cada ciclo de informes.
Cómo se representan los hitos en su diagrama de Gantt
Los hitos son uno de los componentes de un diagrama de Gantt y se muestran en el gráfico como un diamante. No se muestran como una tarea normal porque tienen una duración de cero, es decir, no consumen tiempo. A los efectos de la planificación en un diagrama de Gantt, simplemente suceden.
Si no está usando diagramas de Gantt, aún puede usar hitos. Aquí están 5 alternativas a los diagramas de Gantt: todavía puede incorporar hitos en su plan usando estos.
Si desea mantenerse organizado personalmente y su software de gestión de proyectos no está completamente integrado en su calendario, puede copiar y pegar las fechas clave en su agenda. Dependiendo de cómo le guste trabajar, esto puede recordarle lo que debería estar por venir.
Cómo nombrar hitos
Los hitos deben tener una descripción clara en el cronograma de su proyecto, pero no uno que implique que son una tarea. Por lo tanto, no deberían llamarse "Obtenga un acuerdo para pasar a la Fase 2", sino "Comienza la Fase 2". Si desea reflejar el esfuerzo de obtener un acuerdo para pasar a la Fase 2, agregue una tarea justo antes del hito para cubrirlo.
Los hitos deben describir el punto en el tiempo que representan de esta manera:
- Fase de prueba completa
- Aprobado por PID
- Contrato firmado
Muchos gerentes de proyecto eligen numerar sus hitos también para facilitar la referencia. Si usa una estructura de desglose del trabajo, puede usar la numeración de eso. De lo contrario, está bien usar M1, M2, etc. para dejar en claro a qué se refiere. Una estructura de nombres clara se vuelve más importante a medida que aumenta la cantidad de hitos, así que piense en cómo va a hacer esto si su proyecto dura varios meses.
Cómo obtener hitos aprobados
Los hitos forman parte del cronograma de su proyecto, por lo que cuando su cronograma esté en la línea de base, debe considerar que sus hitos están aprobados.
Si necesita cambiar las fechas de sus hitos, debe usar su estándar procedimiento de control de cambios para hacer ajustes a su plan. Esto podría ser tan fácil como conversar con el patrocinador de su proyecto y hacerle saber por qué las fechas deben cambiar, o tan formal como armar un nuevo horario recomendado y llevarlo a un comité de planificación para tener ratificado.
Lo mejor es determinar cuál será el proceso de aprobación de su hito, si corresponde, antes de necesitar usarlo, para que no pierda tiempo cuando tenga que hacer un cambio.
Uso de hitos para la comunicación
Los hitos son útiles para la comunicación y la elaboración de informes porque representan los puntos mínimos de control en el plan. En otras palabras, si eliminó todas las demás tareas, aún podría ver lo que estaba sucediendo y hacer que el proyecto avanzara utilizando solo los hitos.
Debería poder extraer los hitos y ponerlos en un tablero o informe de proyecto. Deben contar la historia del proyecto con suficiente detalle para satisfacer a las personas a las que informa, normalmente el patrocinador del proyecto u otro grupo ejecutivo como el grupo de dirección (o junta de proyecto). Cada mes, o con la frecuencia de generación de informes que utilice, puede mostrar qué hitos se han alcanzado.
La elaboración de informes en función de los hitos es bastante sencilla y, a menudo, se realiza en forma de tabla. Usted enumera la descripción del hito, la fecha de vencimiento y luego la nueva fecha prevista. Cuando se alcanza el hito y se puede marcar como completo, también agrega esa fecha. Con suerte, será la misma que la fecha prevista, pero los proyectos no siempre funcionan así.
Una tabla como esta deja en evidencia lo que se ha completado y lo que está pendiente. Podrá planificar la respuesta a la pregunta "¿Por qué no alcanzamos ese hito?" antes de ir a reunirse con su patrocinador o enviar el informe.
Cuando el plan de su proyecto es muy largo y tiene muchos hitos, le resultará más fácil dejar los hitos completados en cada ciclo de informes. Informe solo los hitos que están próximos o completados ese mes: el próximo mes quite todo lo que se completó el último mes, por lo que no aumenta constantemente la longitud del informe contándoles a las personas sobre el trabajo que ya saben que es finalizado.
Los hitos son una herramienta de gestión de proyectos realmente útil para planificar, programar e informar y son fáciles de usar. Pon algunos en tu próximo plan de proyecto, síguelos y te encontrarás aprendiendo qué frecuencia funciona mejor para ti.
Al igual que con todo en la gestión de proyectos, úselos de manera flexible para obtener el resultado que desea, utilizando estos consejos y pautas para informar sus propias decisiones.
