Pasamos gran parte de nuestra vida laboral en reuniones. En muchos casos, pobres gestión de reuniones prácticas resultan en el uso improductivo del tiempo de los participantes. En un artículo relacionado, ofrecemos orientación sobre cómo convertir cinco escenarios comunes de reuniones en eventos productivos. Aquí hay ideas adicionales para apoyar el fortalecimiento de la utilidad, la productividad y el impacto de las reuniones.
Clave de gestión de reuniones — Stand PAT
Algunos gerentes emplean un P.A.T. enfoque de las reuniones, que requiere un PAGpropósito, un Agenda, y un Tmarco de tiempo Brindar a los participantes estos puntos críticos de contexto antes de la sesión asegura que las personas se presenten preparadas para participar y apoyar la intención general de la reunión. Un claro P.A.T. El esquema ayuda a garantizar una sesión productiva.
Debe poder definir el propósito de la reunión en 1 o 2 oraciones como máximo. "Esta reunión es para planificar la nueva campaña de marketing" o "esta reunión es para revisar la nueva política de envíos para el manejo de devoluciones". El El propósito ayuda a garantizar que todos sepan por qué están allí, qué se debe hacer y cómo guiar el progreso e impulsar una conclusión.
Establecer una agenda. Haga una lista de los elementos que va a revisar/discutir/inspeccionar. Nos gusta asignar un límite de tiempo a cada punto de la agenda (ver más abajo) e identificar a la persona responsable de moderar la discusión. Establezca un marco de tiempo; por lo menos establecer una hora de inicio y finalización. También recomendamos establecer una duración para cada punto de la agenda. Estos deben sumar al tiempo total de la reunión.
Comience sus reuniones a tiempo
Si trabaja en una de esas culturas donde las personas llegan a las reuniones hasta cinco o diez minutos después de la hora de inicio programada, es hora de comenzar una nueva tendencia. Una empresa alienta a sus gerentes a cerrar la puerta a la hora de inicio programada, y los que llegan tarde no pueden asistir. Si bien esto puede ser más draconiano de lo que le gustaría actuar, no debe tener reparos en poner orden en la reunión, revisar el propósito y confirmar las expectativas y el momento.
No espere a que aparezcan los rezagados. Cuando alguien llega tarde, no regrese y revise lo que ya se ha cubierto. Continúe con los temas de su reunión. Esto será incómodo para el rezagado y mejorará las probabilidades de que llegue a tiempo a la próxima reunión.
Si el organizador/patrocinador de la reunión no se presenta a tiempo, considere la reunión cancelada y vuelva al trabajo. Un período de espera de cinco a siete minutos es razonable. Lo más probable es que el organizador de la reunión se haya encontrado con una dificultad inesperada y prefiera que no pierda el tiempo esperándolo.
Mantenga la reunión en el tema
Una buena práctica es asignar a alguien la función de mantener a todos al día durante la reunión. Con demasiada frecuencia, las discusiones se desvían y luego se degradan a un torbellino de opiniones, ideas, hechos y emociones. En su lugar, asigne el rol e informe a todos los asistentes que esta persona intervendrá cuando la discusión se desvíe de la agenda y del tema específico de discusión. En algunas empresas, este rol se denomina "Traffic Cope", en otras, "Topic Keeper". Independientemente de la etiqueta, el papel es extremadamente útil para fortalecer la eficacia y la productividad de su reuniones
Si surgen temas adicionales que están fuera de la agenda pero que son importantes para discutir, estos deben ser claramente capturado y colocado en el "estacionamiento" para su futura consideración y discusión o para un discreto reunión. El propietario de la reunión se reserva el derecho de permitir una discusión divergente menor si respalda el propósito general de la reunión.
Mantener y distribuir notas/minutas de reuniones
Alguien, que no sea el organizador de la reunión, debe llevar actas de la reunión. Un bien grabación de las actas incluirá:
- Hora, fecha, lugar de la reunión
- Descripción del propósito
- copia de la agenda
- Lista de asistentes y lista de los que no asistieron
- Una lista resumida detallada de conclusiones, elementos de acción, responsabilidades y fechas de finalización. Muchos anotadores utilizan la agenda como guía para enumerar las conclusiones y acciones.
- Reunión de seguimiento planificada si es realmente necesaria.
Idealmente, distribuya las notas de la reunión tan pronto como sea posible después de la conclusión de la reunión y absolutamente dentro de un día hábil. Las actas y notas sirven como un recordatorio importante para los participantes, así como una fuente de información para otras partes interesadas o para aquellos que se perdieron la reunión. Las actas son una gran herramienta para recordar a las personas y los equipos sus acciones de seguimiento comprometidas.
La línea de fondo
Es posible que una reunión resulte en un resultado positivo, que ayude a impulsar proyectos y personas, pero no cuente con ello. Un poco de diligencia y el fortalecimiento deliberado de sus técnicas de gestión de reuniones mejorarán sus posibilidades de lograr un gran resultado.
Actualizado porArt Petty
