Los gerentes de proyectos experimentados y aquellos que trabajan en grandes empresas tendrán software y contadores para ayudarlos a armar los presupuestos de los proyectos. Pero, ¿y si no lo haces? Si está mirando una hoja de cálculo en blanco o un correo electrónico del patrocinador de su proyecto pidiéndole que reúna las finanzas para el proyecto, entonces este artículo es para usted.
Veremos las cinco cosas que debe hacer para crear un presupuesto de proyecto básico.
Usa tu lista de tareas
Primero, tome la lista de tareas de su proyecto. También puede tener una estructura de desglose del trabajo y, si tiene una, es mejor usarla. Pero una lista de tareas funcionará siempre y cuando cubra de manera integral todo lo que necesita hacer en el proyecto.
Si no tienes una lista de tareas, es hora de crear una. Escriba todo lo que tiene que hacer y las cosas que tiene que construir, hacer o completar antes de que el proyecto pueda completarse. No tiene que estar en ningún orden en particular, pero sí necesita incluir todo.
Finalmente, en este paso, haga una lluvia de ideas con su equipo de proyecto, ya que seguramente habrá algo que haya olvidado. ¡Muchas cabezas piensan mejor que una!
Estime cada componente
Ahora revise su lista y calcule el precio de cada artículo. Por ejemplo, una tarea que dice "organizar reuniones para discutir los requisitos" podría implicar el abastecimiento y la contratación, la reserva de las salas de reuniones o la compra de los recursos que necesita, como un proyector o rotuladores. Hay un costo involucrado con eso, así que obtenga cotizaciones para el alquiler de su sala y el otro equipo y anótelo.
Haga esto para todo en la lista de tareas, de modo que termine con un precio para cada artículo. Algunas tareas del proyecto pueden no tener un precio adjunto, y eso está bien.
Agregar estimaciones juntas
A continuación, sume todas sus estimaciones. Es más fácil hacer esto si hace una lista de artículos en una hoja de cálculo, agrega los costos en la siguiente columna y luego totaliza la columna en la parte inferior. ¡Deje que la hoja de cálculo haga los cálculos por usted! Se convierte en su hoja de cálculo de presupuesto.
También es una buena idea agrupar sus costos en categorías, para que pueda ver fácilmente a dónde va la mayor parte del dinero. Use categorías como 'Puesta en marcha del proyecto', 'Infraestructura' o 'Capacitación': elija agrupaciones que signifiquen algo en el contexto del proyecto.
Añadir Contingencias e Impuestos
Sería genial si tuviera una bola de cristal y pudiera predecir estos costos con un 100% de precisión, ¡pero probablemente no se sienta seguro de su capacidad para hacerlo! Aquí es donde entra la contingencia. Es un fondo de dinero basado en qué tan seguro se siente de haber acertado con las estimaciones. No se relaciona con ninguna tarea en particular. Es un "bote de emergencia" general en caso de que se haya equivocado o se haya olvidado algo por error.
Si no sabe cuánta contingencia agregar, busque el 10% del total que creó en el Paso tres. Es una estimación no científica que utilizan muchos gerentes de proyectos y le brinda un poco de protección en su presupuesto en caso de que lo necesite.
Agregue una línea en la hoja de cálculo de su presupuesto en la parte inferior que diga "Contingencia" y especifique el porcentaje que usó.
No olvide agregar cualquier impuesto sobre las ventas u otros impuestos que no estén ya incluidos explícitamente en las estimaciones de su línea de pedido individual.
Súmelo todo, y ese es el monto de su presupuesto final.
Obtener aprobación
Lo último que debe hacer es lograr que su gerente o patrocinador del proyecto apruebe su presupuesto. Hable con ellos sobre cómo lo armó y qué elementos componen su presupuesto general.
¡Eso es todo! La elaboración de presupuestos de proyectos es una habilidad esencial de gestión de proyectos, y esta guía lo ayudará a comenzar a crear un presupuesto de proyecto.
