Todos los estados requieren que las corporaciones tomen y distribuyan actas de las reuniones, y todos los estados requieren que las juntas directivas mantengan actas de las reuniones. Pero no hay reglas específicas sobre qué incluir en las actas de las reuniones de la junta y cómo tomar estas actas. Aquí hay algunos consejos para hacer que la vida de su junta corporativa sea más difícil, incluidos consejos sobre reuniones virtuales.
Por qué mantener las actas de las reuniones de la junta corporativa
En realidad, hay varias razones para tomar y registrar actas de sus reuniones corporativas.
Para efectos legales. La primera y más importante razón para tomar actas de las reuniones es tener un registro de lo que decidió, en caso de que un tribunal solicite las actas durante un litigio.
A efectos de responsabilidad. Los miembros de la junta están en una posición de confianza. La protección de responsabilidad de los miembros de la junta se denomina velo corporativo porque mantiene una barrera legal entre la junta y el negocio. Los miembros de la junta toman decisiones sobre el dinero invertido por los accionistas corporativos y necesitan ser poder probar que actuaron sabiamente, en el mejor interés de la corporación, y sin conflictos de interés. Las actas ayudan a los miembros de la junta a evitar la responsabilidad personal por sus acciones.
Lo que hace y no hace una junta
Una junta corporativa toma decisiones sobre la política general de la empresa u organización. Las decisiones del día a día las toman los ejecutivos de la corporación con base en esa política. A veces, las juntas se extralimitan e intentan tomar decisiones que es mejor dejar en manos de la gerencia.
Adoptar una agenda antes de la reunión
Una agenda de reunión enumera los temas que se discutirán y aprobarán durante la reunión. Tener una agenda específica no solo hace que la reunión transcurra sin problemas, sino que permite que la junta (y cualquier persona que lea las actas más tarde) sepa la importancia relativa de cada punto de la agenda. El presidente suele presentar una agenda propuesta al comienzo de la reunión y la junta la adopta, después de hacer cambios.
La agenda de su junta debe incluir detalles sobre cada una de estas áreas a discutir, votadas por los miembros de la junta:
- Agenda para aprobación (la junta puede aprobar una adición)
- Acta de la última reunión para su aprobación
- Informes de ejecutivos y comités
- Asuntos anteriores (trasladados de una reunión anterior)
- Nuevo negocio
- Comentarios y anuncios
- Aplazamiento (con tiempo)
- Fijada la fecha de la próxima reunión.
Para hacer que su reunión sea más rápida y asegurarse de tener tiempo para discutir todo, no permita la discusión sobre nada que no esté incluido en la agenda. Agregue el tema a la agenda de la próxima reunión.
Partes importantes de las actas de las reuniones de la junta
La plantilla para las actas de las reuniones de la junta debe incluir:
Qué tipo de reunión de la junta: regular, especial o anual (todos los estados requieren que las corporaciones celebren una reunión anual). Si las presentaciones son realizadas por comités u otros, incluya los nombres y cargos de los presentadores.
Quién estuvo presente, tomando nota de los directores, invitados y miembros del personal, y qué miembros de la junta no estuvieron presentes. Se deben anotar los nombres de cualquier persona que llegue tarde o salga temprano.
Si hay quórum presente. Por lo general, los estatutos corporativos exigen un quórum para que se realicen votaciones. El requisito de quórum suele ser más de la mitad de los miembros. (Para una junta de nueve miembros, por ejemplo, cinco miembros deben estar presentes para tener quórum).
Plantillas de actas de reuniones de directorio
Microsoft tiene una variedad de plantillas de actas de juntas para diferentes tipos de empresas y organizaciones.
BoardEffect, que sirve a instituciones educativas y sin fines de lucro, tiene un plantilla de actas de reuniones puedes usar.
Qué registrar y qué NO registrar
Probablemente el error más grande que cometen las juntas es exigir información detallada sobre las discusiones (a veces argumentos) y los procesos. Las reuniones deben reflejar lo que se hizo y decidió en la reunión, no quién dijo qué en la discusión.
Digamos que su junta está votando una moción para vender una nueva línea de productos. El acta de la reunión debe decir: "Moción para agregar una nueva línea de especias. La moción fue secundada y aprobada, con tal y tal disensión.” Si el grupo tuvo una discusión, no es necesario que diga nada al respecto.
Las actas son un registro oficial, lo que significa que pueden estar sujetas a una citación en un juicio. Solo incluye lo que se requiere.
Uso de una agenda de consentimiento para que las reuniones sean breves
A nadie le gustan las reuniones largas, pero hay algunas formas de acortar la reunión y las actas. Es posible que desee ahorrar tiempo en las reuniones de la junta creando un agenda de consentimiento. Básicamente, esta agenda es una lista de temas que se pueden tratar rápidamente sin discusión. La lista puede incluir actas de la reunión anterior, finanzas e informes de los comités o del director general.
Opciones para reuniones virtuales de la junta corporativa
Puede tener reuniones virtuales de la junta en uno de varios tipos diferentes:
- Por teléfono o altavoz, con o sin conexión a Internet
- Una combinación de miembros en línea y en persona
- Una reunión "con todas las funciones", con capacidades de Internet, teléfono, audio, video, texto y votación
Algunas consideraciones y preguntas a responder:
- ¿Cómo pueden votar los miembros? ¿Permitirá la votación anónima por teléfono o mensaje de texto? ¿Cómo funcionará eso? ¿Será suficiente iniciar sesión?
- ¿Cómo verán los miembros la agenda y los documentos importantes? ¿Qué pasa con los cambios a un documento antes de votar? ¿Se deberán presentar las mociones por escrito?
- ¿Habrá alguien disponible para ayudar a los miembros con problemas técnicos y solución de problemas?
- ¿Cómo decidirá quién tiene la palabra para la discusión?
Es posible que desee incluir sus decisiones sobre la realización de reuniones virtuales de la junta en sus estatutos corporativos. Roberts Rules of Order tiene algunas ejemplo de reglas para reuniones electrónicas que podrían ayudarlo a tomar decisiones y documentarlas en sus estatutos.
Mantener registros de las actas de las reuniones
Después de todos los problemas a los que se enfrenta para mantener buenas actas para su corporación, no olvide mantener las actas de sus reuniones corporativas en un lugar seguro y accesible. Configure un proceso para llevar actas en un libro de registro corporativo, o "en la nube", en un archivo protegido con contraseña.
Agregue un abogado a su junta directiva
Ya sea que su corporación sea privada, pública o sin fines de lucro, debe tener un abogado que lo asesore sobre cómo tomar actas corporativas y asistir a reuniones importantes de la junta para asegurarse de que usted y su junta estén protegidos.
