El seguimiento y la facturación del tiempo a los clientes es una parte importante de trabajar en un bufete de abogados. Socios, asociados, paralegales, personal de apoyo en litigios, y otros cronometradores facturan su tiempo en incrementos de seis, diez o quince minutos, según la política de la empresa y las directivas del cliente. Si no factura su tiempo, la empresa no puede facturar al cliente y la empresa no recibe el pago. Por lo tanto, saber cómo facturar el tiempo en un bufete de abogados es importante para su éxito y el de su empresa.
A medida que aumentan los honorarios legales, los clientes se vuelven más conscientes de los costos y expertos en tecnología. En consecuencia, los clientes están examinando facturas legales más de cerca y empleando una variedad de aplicaciones de bases de datos para clasificar y analizar electrónicamente los datos de facturación. Una tendencia creciente hacia la facturación electrónica (facturas electrónicas) ha sometido las facturas legales a un mayor escrutinio, negociación y disputa.
Ya sea que sea nuevo en la facturación del tiempo o un cronometrador veterano, los siguientes consejos pueden ayudarlo a crear entradas de tiempo rápidas, exactas y precisas.
Cree descripciones detalladas de facturación
Las descripciones detalladas de las tareas son un componente fundamental de una factura bien redactada. Es importante que la descripción de sus esfuerzos contenga suficientes detalles para permitir que el revisor calcule la naturaleza y el mérito de la tarea.
Lograr el equilibrio adecuado entre brevedad y detalle puede ser complicado. Una descripción de la tarea demasiado larga y prolija aumenta la ambigüedad y diluye la comprensión. Una descripción demasiado breve dificulta la evaluación de la idoneidad de la tarea realizada y el tiempo invertido. Por ejemplo, frases superficiales como "revisión de archivos"; la "preparación para el juicio" y la "revisión de documentos" hacen poco para contar la historia de lo que hizo y por qué se involucró en una tarea en particular. En lugar de "revisión de documentos", una descripción mejor y más precisa es "Revisión del segundo conjunto de interrogatorios del demandante".
Evite la facturación en bloque
La facturación en bloque es la práctica de listar un grupo de tareas en un resumen de bloque bajo una sola entrada de tiempo. Por ejemplo: “Borrador de solicitudes de interrogatorio; conferencia telefónica con el Dr. Brown sobre: informe pericial; resumir la declaración del Sr. Smith; examinar y revisar la correspondencia con el abogado contrario. 7.3 horas.”
Los clientes reconocen la facturación en bloque como una estrategia para disfrazar la ineficiencia. Además, muchos tribunales no permiten la facturación en bloque porque dificulta el reembolso efectivo de los honorarios de los abogados después de un juicio. Una forma más efectiva de facturación es desglosar cada actividad independiente y su tiempo correspondiente.
Tiempo de registro puntualmente
Registrar su tiempo inmediatamente después de completar una tarea es la mejor manera de garantizar la precisión. Intentar reconstruir las actividades de un día (o de una semana o de un mes) a posteriori es difícil y alienta "relleno" de tiempo, que es la práctica de inflar el tiempo real dedicado a una tarea para llenar los vacíos de tiempo no contabilizado. tiempo.
Puede resultarle poco práctico ingresar cada tarea en su software de cronometraje en el momento en que la completa. Por lo tanto, es aconsejable desarrollar un sistema para registrar el tiempo que fomente el cronometraje puntual. Algunos cronometradores dictan cada tarea inmediatamente después de haberla realizado y la transcriben al final del día. A otros les resulta más fácil mantener un cuaderno de tiempo, registrar cada tarea a mano y luego ingresarla, o pedirle a una secretaria que la ingrese, al final del día, la semana o el período de facturación.
Recuerda a tu audiencia
Al igual que cualquier documento que prepara para la revisión de otra persona, es importante tener en cuenta a su audiencia al registrar las entradas de tiempo. Es posible que conozca a la persona que revisa sus facturas, como el abogado interno asignado al archivo. Comprenda, sin embargo, que la revisión puede no terminar ahí. En muchos casos, una factura es procesada por varias personas en varios niveles dentro y fuera la empresa, incluidos profesionales del derecho, contadores de la corporación cliente y terceros auditores Al registrar su tiempo, es mejor evitar las abreviaturas, la jerga y la jerga compleja. Use terminología legal concisa, pero tenga en cuenta que sus hojas de tiempo pueden ser revisadas por personas que no están capacitadas en la ley.
Familiarícese con las políticas de facturación del cliente
Cada cliente tiene sus propias políticas y procedimientos de facturación. Estas políticas a menudo están contenidas en la carta de compromiso o retención del cliente. Estas políticas de facturación pueden establecer limitaciones de personal, pautas presupuestarias, políticas de desembolso y pautas específicas de cronometraje. Al conocer las reglas básicas desde el principio, puede administrar su tiempo de manera más responsable y cumplir con las expectativas del cliente.
Los clientes corporativos están haciendo un mayor uso de la facturación basada en tareas. La facturación basada en tareas rastrea la facturación de una empresa por tarea de litigio. A cada actividad sustantiva se le asigna un código informático preseleccionado por el cliente. La factura codificada se clasifica y analiza electrónicamente, lo que permite un análisis en profundidad de una factura. Parte de familiarizarse con las políticas de facturación del cliente es aprender y aplicar correctamente la gran cantidad de códigos de facturación especializados basados en tareas únicos para cada cliente.
