Un gerente de oficina o asistente administrativo efectivo mantiene todo en orden en la oficina, desde horarios hasta suministros, y mucho más. A menudo, las personas en este rol son reparadoras: si no saben la respuesta a una pregunta, saben quién puede ayudar. También son hábiles para resolver problemas (además de prevenirlos). Los gerentes de oficina también pueden supervisar al personal.
En un currículum destinado a puestos de asistente administrativo, querrá enfatizar sus habilidades de gestión, administración, organización y comunicación.
Dependiendo de la industria, también puede ser importante mencionar otras habilidades especializadas. Aquí hay una lista de los Habilidades principales para gerentes de oficina..
Qué incluir en un currículum de asistente administrativo
Hay muchos tipos de currículos y formas de formatear el documento. Considere qué opciones tienen más sentido para usted. En general, un currículum cronológico suele ser la mejor opción, si no tiene una gran cantidad de experiencia, sin embargo, o ha estado fuera del mundo laboral por un tiempo, un currículum funcional puede ser preferible.
- Todos los currículos deben incluir secciones de información de contacto, experiencia y educación.
- Dado que querrá asegurarse de enfatizar tanto las habilidades blandas como las duras, puede ser útil incluir una sección de habilidades. De esa manera, puede asegurarse de verificar su conocimiento del software.
- También puede incluir un perfil, un resumen o una sección de objetivos en la parte superior de su currículum. Esta es una buena manera de brindar una descripción general de su experiencia y talentos relevantes en lo que respecta al puesto en cuestión.
Querrás usar tu currículum para venderte como candidato. Asegúrese de que cada sección esté trabajando para lograr ese objetivo, ayudando a mostrar cómo tiene las habilidades y la experiencia necesarias para desempeñarse bien en el puesto.
Consejos para escribir su currículum
¿Abrumado? Esto es lo que debe tener en cuenta al armar su currículum:
- Considere sus habilidades: Puedes escribir una lista para empezar. Además, mire los anuncios de trabajo para tener una idea de lo que está en demanda.
- Cuantifique sus logros: Trate de ir más allá de describir su trabajo diario en roles. En cambio, enmarque las descripciones de trabajo en su currículum en términos de lo que pudo lograr (por ejemplo, revisó el sistema de facturación, lanzó con éxito un boletín de comunicaciones internas, etc.). Siempre que sea posible, utilice números y porcentajes para cuantificar estas experiencias.
El uso de palabras de acción en sus descripciones también ayudará a que sean más convincentes.
- Revisa cuidadosamente: Una vez que haya completado un borrador de su currículum, léalo cuidadosamente. Querrá asegurarse de que no haya errores tipográficos o errores y que todo el formato sea consistente. Puede ser útil que un amigo o familiar también lo revise para un segundo par de ojos.
Revisar un ejemplo de currículum
Aquí hay un ejemplo de un currículum para un gerente de oficina o asistente administrativo. No copie el currículum con precisión; en su lugar, utilícelo como inspiración mientras escribe y formatea su propia versión.
Escribir un currículum, especialmente si comienza desde cero, puede ser un desafío. Revisar este currículum de muestra le mostrará cómo organizar la información y le ilustrará qué tipo de detalles compartir.
Después de leer el currículum de muestra, encontrará una lista de palabras clave de asistente administrativo, que puede usar en la sección de habilidades y en otras partes de su currículum. Estos son algunos consejos sobre cómo incluir estas palabras clave.
Ejemplo de currículum de asistente administrativo / gerente de oficina
Juan solicitante
Calle principal 123
Albany, Nueva York 12345
(111) (111 -1111)
John. [email protected]
Experiencia
Gerente de oficina
Sociedad Nacional de Pintura, Nueva York, NY
Junio 2020 - Presente
Mantener la biblioteca de la oficina, incluida la catalogación, distribución y mantenimiento de registros. Mantenga el inventario y ordene las herramientas para la funcionalidad de la oficina. Administrar miembros, incluidos recordatorios por correo electrónico, lista de miembros y registros de cuotas financieras; ayudar con la planificación y ejecución de todos los eventos de la sociedad.
- Co-desarrolló una página web mejorada y simplificada para nuevos usuarios, recibiendo comentarios positivos de todos los usuarios encuestados.
- Gestioné los pasantes de verano, incluidas las entrevistas, la delegación de tareas y la programación.
Ayudante Administrativo
Ayuntamiento de Saratoga Springs, Saratoga Springs, Nueva York
septiembre 2015 – junio 2020
Asistí a cientos de clientes diariamente por correo electrónico, teléfono y en persona; responsable de dirigir a los clientes al departamento apropiado y responder a todas las preguntas generales. Llevé a cabo el archivo y la gestión de datos, así como la redacción y edición de notas breves de oficina. Asistir con todas las demás tareas administrativas de la oficina.
- Investigué y lideré la adquisición de un nuevo software de gestión de oficina que simplificó significativamente los procesos administrativos.
Asistente de oficina
Registrador, Colegio ABC, Saratoga Springs, Nueva York
Septiembre 2014 - Mayo 2015
Ingresó todos los datos en la base de datos del registrador. Citas programadas y estudiantes asistidos con el registro y la búsqueda de información.
- Recibió el premio por ética de trabajo sobresaliente en abril de 2015.
Educación
colegio abc, Saratoga Springs, Nueva York
mayo 2015
Licenciatura en Artes en Inglés, honores del departamento
Minor en Administración de Empresas
Habilidades
- Experiencia en el mantenimiento del presupuesto de la oficina.
- Capacidad para trabajar con varios sistemas operativos, incluidos Windows, Mac OSX y Linux
- Experiencia con HTML, CSS y JavaScript
Palabras clave de asistente administrativo para currículums
Use estas palabras clave y frases de palabras clave cuando escriba su currículum y carta de presentación para asegurarse de que los gerentes de contratación noten su solicitud.
Habilidades de gestión
Colóquese para asumir la responsabilidad de supervisión mencionando algunas de las siguientes habilidades de liderazgo en su currículum y carta de presentación:
- control de gastos
- Eficiencias
- Mejora de la calidad
- Priorización de tareas
- Resolución de problemas
- Asignación de tareas
- Control de calidad
- ahorrar dinero
- Tomando la iniciativa
Habilidades administrativas
Estas son las habilidades administrativas más comunes que los empleadores buscan en sus candidatos:
- Exactitud
- Adaptabilidad
- Atención a los detalles
- Creación de diapositivas de presentación atractivas
- Creación de macros complejas
- Confianza
- Diseño gráfico
- Identificación de proveedores óptimos
- Mantener la confidencialidad
- Gestión de bases de datos
- acceso Microsoft
- Microsoft Excel
- Microsoft PowerPoint
- Microsoft Word
- Producción de un alto volumen de trabajo
- Corrección de Documentos
- Diseño web
Habilidades organizativas
La capacidad de organizar archivos, datos, cronogramas, procesos y proyectos es el sello distintivo de un asistente administrativo o gerente de oficina talentoso. Trate de enumerar algunas de estas habilidades en su solicitud de empleo, acompañada de ejemplos:
- Siempre reportándose para el trabajo a tiempo
- Anticiparse a las necesidades de los supervisores
- Cumplir constantemente con los plazos
- Altamente organizado
- Haciendo malabarismos con las prioridades en competencia
- Aprender nuevas tecnologías rápidamente
- Orquestación de eventos
- Organización de reuniones
- Sirviendo a Múltiples Supervisores
- Agilización de Procesos
- Gestión del tiempo
Habilidades de comunicación
Los asistentes administrativos deben poder comunicarse, tanto de forma oral como escrita, en todos los niveles de la organización y con los clientes. Las habilidades lingüísticas y de comunicación interpersonal buscadas incluyen:
- Calmar a los clientes insatisfechos
- Redacción de correspondencia efectiva
- Servicio al Cliente
- Excelente dominio del idioma inglés
- explicando claramente
- Saludar calurosamente a los visitantes
- Manera agradable del teléfono
- Resolución de quejas
- Detección de llamadas y visitantes
- Comunicación verbal
Habilidades blandas
Las “habilidades blandas” son los talentos personales e interpersonales que permiten a las personas trabajar bien con los demás. A diferencia de las "habilidades duras" discutidas anteriormente, generalmente son innatas en lugar de adquiridas, aunque ciertamente puede fortalecer las habilidades blandas con la práctica.
Las habilidades blandas importantes para los asistentes administrativos y los gerentes de oficina incluyen: confiabilidad, amabilidad, flexibilidad, meticulosidad, precisión, vestimenta y comportamiento profesionales, una sólida orientación al equipo, la capacidad de prosperar bajo presión, imperturbabilidad, comodidad para trabajar de forma independiente y una actitud positiva.
