La gobernanza puede ser uno de los temas más secos en la gestión de proyectos, pero también es uno de los más importantes. Es la forma en que la alta dirección sabe que sus equipos están haciendo un buen trabajo y les asegura que el proyecto se está desarrollando como debería. También proporciona los controles y equilibrios necesarios para que los gerentes sepan que el dinero se gasta de manera apropiada y alineada con el caso comercial.
En última instancia, es responsabilidad del patrocinador del proyecto garantizar que exista una gobernanza adecuada, pero los gerentes de proyecto también pueden desempeñar un papel activo en esto. Cualquiera que sea su función, es útil comprender la gobernanza del proyecto y cómo ayuda a los equipos a alcanzar sus objetivos.
Definición de la gobernanza del proyecto
"Gobierno", en términos de gestión de proyectos, se refiere a las políticas, procesos, estándares, procedimientos y directrices que determinan cómo su organización dirige, ejecuta y controla los proyectos. Es el marco dentro del cual avanza un proyecto. Incluye los aspectos financieros del proyecto, así como la logística, el personal y los materiales relacionados con el proyecto.
La gobernanza puede ser extensa y "pesada", con mucha burocracia, o "ligera", con una supervisión mínima. Los gerentes deben aspirar al nivel correcto de gobierno para su entorno y cultura. Asegurarse de que sus políticas de gobernanza se ajusten al propósito del proyecto es un factor clave para garantizar que sean efectivas.
La gobernanza comienza en la parte superior. En las grandes empresas, esto debe incluir un compromiso con las pautas de gobierno del proyecto por parte de la junta directiva de la empresa. La actitud y los estándares que se esperan de los miembros de la junta se filtrarán a las juntas de proyecto, los líderes de proyecto y los equipos.
Por qué es importante la gobernanza del proyecto
El patrocinador de su proyecto y otras partes interesadas clave quieren saber que está gastando el presupuesto del proyecto de la manera correcta. Quieren ver que está haciendo un seguimiento del progreso de su proyecto de manera efectiva y que interviene para administrar el riesgo del proyecto según sea necesario, pero la lógica de una buena gobernanza del proyecto va más allá.
La gobernanza no es sólo una cuestión interna. Los clientes exigen gobernanza, especialmente los del sector público. Los gobiernos y los reguladores solicitan (y en algunos casos hacen cumplir) ciertos estándares para ciertos proyectos. Muchas empresas deben cumplir con la orientación de la legislación externa, como la ley Sarbanes-Oxley, que se aprobó en 2002 para exigir que las empresas tomen ciertas medidas para garantizar auditorías precisas, rendición de cuentas y transparencia. Una gobernabilidad sólida del proyecto es solo una pequeña forma de demostrar que su empresa opera de manera efectiva y dentro de las pautas y regulaciones especificadas para su industria.
La gobernanza del proyecto también le ayuda a:
- Mejore su retorno de la inversión y rastree esas inversiones de manera efectiva
- Obtener apoyo para los proyectos
- Evite las causas comunes del fracaso del proyecto creando más oportunidades para reconocerlas al principio del proceso
- Comunicarse de manera más efectiva
- Introducir la estandarización en todos los proyectos, lo que facilita la comparación del rendimiento
- Minimizar el riesgo
- Desarrollar y motivar al personal en un entorno estructurado.
Cómo se ve la gobernanza del proyecto
Entonces, ¿cómo se ve una buena gobernanza de proyectos en un proyecto? Reconocerá ciertas actividades y cualidades cuando un proyecto tenga una gobernanza adecuada.
Hay un ciclo de vida de gestión de proyectos disciplinado que incluye puntos definidos para su aprobación. Son puntos donde se discute la viabilidad del proyecto y se toma la decisión de continuar o no con la obra.
Los proyectos tienen un caso de negocio claro, y los casos de negocios tienen suficiente información para permitir que los equipos de gestión tomen las decisiones correctas. Esas decisiones se documentan y comunican adecuadamente.
Las personas que trabajan en proyectos tienen funciones y responsabilidades definidas. Las personas que componen el equipo del proyecto tienen experiencia y están calificadas en sus roles relevantes. Los procesos y procedimientos deben permitir que los equipos de proyecto revisen su proyecto y soliciten apoyo independiente si es necesario.
Hay un cultura de aprendizaje continuo que permite a los equipos de proyecto mejorar continuamente y discutir las lecciones aprendidas en un entorno libre de culpas.
Las partes interesadas están comprometidas y confían en el proceso. La gobernanza de un proyecto está vinculada a las estructuras de gobernanza en la organización en general. El objetivo principal de la gobernanza de proyectos es asegurar que los proyectos se lleven a cabo de la manera correcta, lo cual es intrínsecamente ligado al gobierno financiero a nivel corporativo, gestión de riesgos corporativos, y más.
La gobernanza del proyecto debe encaja perfectamente en sus procesos organizativos actuales. En otras palabras, ¡no cree un nuevo proceso de gestión financiera cuando ya tiene uno que funciona en otras áreas! Use lo que existe actualmente y modifique los procesos corporativos para que sean adecuados para usar en un entorno de proyecto.
5 áreas de enfoque para la gobernanza del proyecto
Cuando comience a analizarlo, se dará cuenta de que la gobernanza del proyecto está presente en todos los elementos de la gestión de proyectos. Sin embargo, hay algunas áreas de enfoque clave donde la gobernanza es particularmente relevante.
- Metodologías y procesos: lo ayudan a entregar el trabajo de manera confiable y sostenible.
- Gestión del conocimiento: Esto es crucial para garantizar que la organización aprenda de la experiencia del proyecto. La gestión del conocimiento es esencial si desea dejar de cometer los mismos errores varias veces.
- Madurez de la gestión de proyectos: a medida que la gestión de proyectos de su organización madure a través de la experiencia, también lo hará su capacidad para cumplir con éxito.
- Aceptación de alto nivel: el compromiso con la gobernanza del proyecto comienza en la parte superior. Si cuenta con el apoyo de la gerencia, esto repercutirá en todos los niveles de la empresa y el enfoque de la gobernanza será más sostenible.
- Cultura de apoyo: una cultura de apoyo, no de culpa, garantizará que los gerentes de proyecto tengan el entorno adecuado para prosperar. Una cultura de apoyo, dirigida por la oficina de gestión de proyectos o el director del proyecto, ayudará a los directores de proyectos a alcanzar sus metas y las del proyecto.
Qué hacer si no hay un estándar corporativo
Muchos gerentes de proyectos en organizaciones más pequeñas se encuentran ejecutando proyectos en un ambiente que los apoya y donde existe aceptación del concepto de gestión de proyectos, pero faltan estructuras organizativas formales de las que alimentarse apagado.
En esa situación, que no es exclusiva de las organizaciones pequeñas, diseñará su modelo de gobierno de proyectos desde cero. Si no hay un enfoque de gobernanza del proyecto que pueda sacar del estante y adaptarse a su proyecto, tendrá que crear el suyo propio.
Eso no es tan difícil como podría parecer. Comience con la configuración de los conceptos básicos:
- Crea un documento de "roles y responsabilidades".
- Asegúrese de tener un patrocinador del proyecto.
- Asegúrese de tener una junta de proyecto o un grupo de dirección, y organice reuniones periódicas para las que tome y distribuya actas.
- Establecer un proceso de gestión de riesgos.
- Establezca un proceso de gestión del cambio.
- Cree puntos en el cronograma de su proyecto donde verifique la viabilidad del proyecto contra el objetivos originales del caso de negocio (el final de cada etapa de la fase es el punto natural para poner estos cheques).
