Las reuniones pueden ser oportunidades para compartir ideas, discutir desafíos y definir planes de acción, o pueden terminar como una pérdida de tiempo improductiva. Desafortunadamente, los gerentes son a menudo los principales contribuyentes a la disfunción del proceso de encuentro. Necesita habilidades para llevar a cabo las reuniones correctamente.
Fortalecimiento de sus habilidades de facilitación de reuniones
Por definición, facilitar significa: “Hacer más fácil o menos difícil; ayuda adelante.” Para que un gerente facilite una reunión (en lugar de dirigirla), debe estar dispuesto a dejar de lado su poder y estar abierto a diferentes resultados y enfoques.
Donde los gerentes se equivocan con las reuniones
Muchos gerentes creen que saben cómo “dirigir” una reunión. Establecen la agenda, hablan y toman todas las decisiones. Si bien esto puede parecer fácil y eficiente para los gerentes, a menudo es una pérdida de tiempo para las personas y no aprovecha el potencial creativo del equipo.
De hecho, tiene el efecto contrario ya que los empleados tienden a retirarse, delegando en el gerente quien quiere estar a cargo.
Por qué los gerentes no involucran a los empleados
Existen muchas razones por las cuales los gerentes no involucran a sus empleados más en las reuniones. Si bien los primeros tres elementos a continuación son comportamientos de gerentes deficientes, el último, habilidades de facilitación, se puede aprender y fortalecer con la práctica:
- Miedo a dejar ir
- La falsa creencia de que debido a que están a cargo, deben proporcionar todas las respuestas.
- Falta de confianza en las habilidades o habilidades para resolver problemas de sus empleados.
- Falta de habilidades de facilitación de reuniones.
Estas ideas para gerentes de todos los niveles fortalecerán sus habilidades de facilitación de reuniones para mejorar la productividad de las reuniones.
Los gerentes de habilidades necesitan facilitar las reuniones
Adecuado la facilitación de reuniones implica hacer que todos en la reunión involucrada en la identificación y solución de problemas. Los equipos casi siempre desarrollarán soluciones mejores y más creativas que las que cualquier gerente podría por sí solo. También es más probable que los equipos apoyen la implementación de las soluciones que ayudaron a crear. Puede dividir estas habilidades de facilitación de reuniones en tres categorías diferentes:
- Planificación de una reunión
- Realización de una reunión
- Resolución de problemas de reuniones
Cómo planificar una reunión
Antes de comenzar cualquier reunión necesitas una agenda. Para una reunión colaborativa, invite a los asistentes a la reunión para que le digan qué problemas debe resolver el equipo o qué cambios debe realizar. Asegúrese de que los temas permitan la participación del grupo. Facilitar una reunión es diferente a presentar información en una reunión.
1. Habilitar la participación del grupo
Asegúrese de dejar suficiente tiempo para la participación del grupo y de no tratar de resolver demasiados problemas en un corto período de tiempo. Sin embargo, demasiado tiempo también puede resultar en un ciclo interminable de "bueno, ¿qué tal..."? Asegúrese de que su agenda cumpla con el tiempo asignado para la reunión. Las habilidades necesarias incluyen estas.
- Habilidades de facilitación de grupos
- Planificación de reuniones
- Resolución de problemas
- Toma de decisiones
- Desarrollo de agenda
2. Asegúrese de proporcionar la logística adecuada
Elija el lugar y la hora de su reunión con cuidado. Si intenta meter a 15 personas en una sala de conferencias con seis sillas, la reunión será un desastre. Cuando las personas se sienten incómodas, no pueden verse, no pueden oír o tienen hambre, los resultados de la reunión se verán afectados.
Aprenda a utilizar la logística como una forma de fomentar una gran participación y eliminar barreras. Es necesario planificar todo esto con antelación. Enviar a alguien a mitad de la reunión para pedir sándwiches hace que la reunión sea menos efectiva. La planificación logística implica estas habilidades.
- Planificación Logística y Experiencia
- Toma de decisiones
- Consideración cuidadosa de las necesidades de los demás
3. Grabación de las actas de la reunión
La última parte crítica de la planificación de una reunión es el acta de la reunión. ¿Quién se los llevará? ¿Quién los distribuirá? Si no tiene una persona administrativa designada, considere hacerlo usted mismo o rote la responsabilidad entre los miembros del equipo. Si Jane hizo las actas la semana pasada, es el turno de John esta semana. Si está utilizando una pizarra o un rotafolio para recopilar ideas, dele a la persona que escribe suficiente tiempo para documentarlos correctamente.
- Habilidades para tomar notas
- Relevancia de la documentación
- Comprender la diversidad y la inclusión
Cómo llevar a cabo una reunión
Con su agenda sólida, buena ubicación y refrigerios apropiados, está listo para su reunión. Para que su reunión sea una excelente reunión de trabajo (y no solo un volcado de información), deberá demostrar las habilidades adecuadas de facilitación de reuniones.
Para ello, deberá centrarse en estos tres componentes de la facilitación de reuniones.
1. Hacer preguntas
Grandes preguntas estimulan una gran discusión. El artículo, "70 impresionantes preguntas de entrenamiento usando el modelo GROW," ofrece algunos temas destacados para la discusión.
- Haga preguntas para obtener información adicional
- Haga preguntas para aprender sobre diferentes puntos de vista.
- Hacer preguntas para señalar las áreas de acuerdo y desacuerdo
- Haga preguntas para confirmar que realmente está escuchando exactamente lo que los miembros del equipo están contribuyendo.
- Haga preguntas para asegurarse de que estás compartiendo significado con miembros del equipo
2. Demostrar escucha activa
La escucha activa te permite saber real y profundamente que tu y la persona estás escuchando para compartir significado y han llegado a un entendimiento reflexivo de las posiciones de los demás. Cuando parafrasea, verifica la comprensión y hace preguntas de seguimiento, fomenta una mayor participación y mantiene la discusión fluida.
- Asentir con la cabeza y otros gestos apropiados para indicar comprensión.
- Repita lo que escuchó a la otra parte para que sepa que comparte el significado
- Haga preguntas para aclarar cualquier cosa sobre la que no esté seguro
- Haga preguntas de seguimiento para ampliar aún más su comprensión
- Use palabras como "ah-ha", "sí, entiendo" y similares para indicar comprensión.
3. Liderar una sesión de lluvia de ideas adecuada
La mayoría de la gente piensa que ya saber cómo hacer una lluvia de ideas. Sin embargo, por lo general no lo hacen. En demasiados entornos, la eficacia de la lluvia de ideas se ve reducida por una mala gestión del proceso, fuertes presiones sociales o políticas y malas habilidades de facilitación. Mucha gente nunca ha experimentado realmente el poder de una sesión de lluvia de ideas bien dirigida.
- Practicar habilidades de facilitación eficaces
- Gestionar la introducción de ideas por parte de los participantes.
- Asegúrese de que todos los participantes tengan la misma oportunidad de hablar
- Administre conversaciones en competencia y personas que hablan entre sí
- Idear una forma efectiva de reducir las opciones de la lluvia de ideas a un número manejable
- Resolver los conflictos que se presenten
Cómo resolver problemas en una reunión
El segundo tipo de reunión requiere diferentes habilidades de facilitación de reuniones. No necesitarían reunirse si todos ya acordaron la solución. Se reúnen para compartir información y desarrollar respuestas y esto significa que necesitará reunir a las personas. Estas son las habilidades que necesitará.
1. Habilidades de creación de consenso
El consenso no significa que todo el mundo tiene que estar de acuerdo con una decisión. Significa que todos han tenido la oportunidad de compartir sus perspectivas (potencialmente mediante una lluvia de ideas) y proponer ideas. Después de esto, la clave para el consenso es que todos los miembros del equipo estén de acuerdo en apoyar la dirección, incluso si no fue su elección original.
- La facilitación adecuada de la reunión guiará al grupo desde el intercambio de ideas hasta la desarrollo de una decisión efectiva.
- Llegar a un consenso lleva más tiempo, pero por lo general obtendrá una mayor aceptación por parte del grupo en general. Sin embargo, recuerde que el consenso no es el objetivo final.
- Una decisión efectiva para el problema en cuestión es el tema más importante.
Recurso de toma de decisiones por consenso
Consulte "Un marco de toma de decisiones por consenso de seis pasos" para obtener más información sobre cómo liderar un equipo a través de un proceso de toma de decisiones por consenso.
2. Habilidades de resolución de conflictos
Cada vez que hay una sala llena de personas involucradas en la solución de un problema, el conflicto es inevitable. De hecho, los investigadores del equipo ven el conflicto sobre la tarea o el problema como parte del proceso para una toma de decisiones eficaz. Un gerente debe aprender a aprovechar el poder del conflicto en una manera positiva.
- Administre la discusión para escuchar todos los puntos de vista
- Dirija la discusión para identificar áreas de acuerdo y desacuerdo.
- Usar habilidades de facilitación para hacer que ciertos participantes se sientan escuchados
3. Habilidades de comunicación no verbal
Si bien los investigadores discuten sobre los porcentajes exactos, la mayoría estaría de acuerdo en que más del 50 % de la comunicación es no verbal.
- Un gerente debe poder leer el tono y el lenguaje corporal del grupo para evaluar su nivel de compromiso, franqueza y compromiso.
- Su comprensión de la comunicación no verbal puede ayudar a ver cuándo hay un verdadero acuerdo frente a un acuerdo verbal solo para terminar la reunión.
- Sea consciente del lenguaje corporal como una forma de experimentar la voz de comunicación total de un individuo o un equipo.
La línea de fondo
El tiempo es un bien preciado en la vida y en el trabajo. Esfuércese por gestionar las reuniones para una eficiencia y eficacia óptimas. Aprender, practicar y aplicar las nueve habilidades de facilitación identificadas anteriormente es un excelente lugar para comenzar.
