Si se tomó el tiempo para hacer una lista de todas las tareas que necesita hacer para administrar su negocio y luego ordenados en términos de cuánto le gustaba hacerlo, ¿dónde vendría la gestión de registros de gastos? ¿en? ¿Doscientos setenta? ¿O incluso más bajo?
Pero aunque la mayoría de nosotros definitivamente consideramos que la gestión de registros comerciales es un trabajo de mala calidad y tendemos a darle un bajo prioridad, una buena gestión de registros no solo facilita nuestra vida laboral, sino que también nos puede aliviar el estrés fiscal tiempo. Esto es lo que puede hacer para facilitar la administración de registros:
Mantenga sus gastos comerciales y personales separados
Suena fácil, ¿no? Pero esta es la parte de la gestión de registros que hace tropezar a la mayoría de las personas. Si lleva a un cliente potencial a jugar golf, por ejemplo, ¿se trata de un gasto personal o de la empresa? (La respuesta es personal porque los green fees no son un gasto comercial deducible). Los vehículos que utiliza tanto por motivos personales como comerciales son otro problema perenne. Debe saber qué califica como gastos comerciales legítimos y qué no, y asegurarse de que sus registros comerciales lo reflejen con precisión.
Obtenga documentación suficiente para todos los gastos comerciales
Mucha gente de negocios comete el error de pensar que las "listas" son lo suficientemente buenas para fines de gestión de registros. Por ejemplo, tienen una lista de compras en los resúmenes de sus tarjetas de crédito y piensan que eso es lo suficientemente bueno en términos de reclamar esas compras como gastos comerciales.
Desafortunadamente, la CRA (Canada Revenue Agency) es más exigente. No aceptan extractos de tarjetas de crédito o cheques cancelados como documentación suficiente para gastos cuando normalmente se emitiría una factura o recibo. El IRS es más indulgente y, en ausencia de un recibo, generalmente aceptará estados de cuenta de tarjetas de crédito y cheques cancelados como prueba de reclamos de gastos.
En cuanto al mantenimiento de registros, hay dos puntos a tener en cuenta:
Siempre obtenga un recibo. Acostúmbrate a pedir un recibo cada vez que hagas una compra, por pequeña que sea. También se suman pequeños gastos, y necesita la documentación para sus registros comerciales.
Etiquete sus recibos, si es necesario. Todavía hay negocios que reparten recibos que no tienen nada excepto la fecha en que se compró el artículo y cuánto costó. lo cual no es muy útil cuando está mirando un recibo tratando de averiguar cuál era el artículo en cuestión y en qué categoría de gastos comerciales se ajusta en.
Cuando reciba un recibo, mírelo y escriba la información relevante en él, como para qué es el recibo y la categoría de gastos.
Obtenga una cuenta bancaria separada para su negocio
Mientras que los honorarios por cuentas bancarias comerciales son notoriamente altos en comparación con las cuentas personales, una cuenta bancaria comercial es absolutamente necesaria para una buena gestión de registros comerciales. Una cuenta bancaria comercial lo ayuda a mantener separados sus gastos comerciales y personales. Depositará todos los ingresos de su negocio en la cuenta comercial y retirará cualquier gasto o pago relacionado con el negocio solo de la cuenta comercial.
¿Qué tipo de cuenta bancaria comercial debe obtener? Una cuenta corriente, preferiblemente una que entregue estados de cuenta mensuales y le devuelva sus cheques cancelados.
Los cheques comerciales ayudan a facilitar la administración de registros porque puede usar la línea de notas en el anverso de cada cheque para documentar el propósito comercial del gasto.
Tener y usar una tarjeta de crédito separada para gastos comerciales
El uso de sus tarjetas de crédito personales para fines comerciales lo llevará rápidamente a un atolladero de administración de registros. Una tarjeta de crédito comercial simplifica en gran medida la administración de registros comerciales al ayudarlo a mantener separados sus gastos personales y comerciales (también ayuda a que su negocio se vea más profesional).
Mantenga un registro de millaje de sus viajes de negocios
Si utiliza alguno de sus vehículos para fines comerciales, un registro de kilometraje será de gran ayuda en la gestión de registros. Anote la lectura de millaje (o kilómetro) en el odómetro al comienzo del año y luego ingrese el millaje por fecha cada vez que use el vehículo para fines comerciales. Mantener su registro de millaje en la guantera de su vehículo lo hará más fácil. Si tiene más de un vehículo que utiliza para fines comerciales, mantenga un registro de millaje en cada uno.
Mantenga todos sus registros comerciales para un año fiscal en particular juntos
Tener los registros de su negocio dispersos por todos lados es una verdadera pérdida de tiempo cuando se trata de la contabilidad o la preparación de sus impuestos, y organizar su sistema de gestión de registros comerciales por año fiscal hará que sea mucho más fácil encontrar los registros comerciales que necesita cuando los necesita a ellos.
Mantenga sus registros comerciales durante el período de tiempo correcto
Por alguna razón, parece haber mucha confusión acerca de cuánto tiempo debe mantener sus registros comerciales. A efectos fiscales, "si presenta su declaración a tiempo, conserve sus registros durante un mínimo de seis años después del final del año fiscal al que se refieren". Este período de tiempo de seis años comienza desde la última vez que utilizó los registros comerciales, no desde el momento en que ocurrió la transacción.
Para las declaraciones de impuestos de EE. UU., "mantenga registros durante tres años a partir de la fecha en que presentó su declaración original o dos años a partir de la fecha en que pagó el impuesto, lo que ocurra más tarde si presenta un reclamo de crédito o reembolso después de presentar su declaración. Mantenga registros durante siete años si presenta un reclamo por una pérdida de valores sin valor o deducción de deuda incobrable".
El software de contabilidad lo hace fácil
Con su facilidad de uso, accesibilidad desde dispositivos móviles y bajo costo, los paquetes de software de contabilidad para pequeñas empresas basados en la nube de hoy en día pueden simplificar enormemente la administración de registros. Por alrededor de $ 10 al mes, los proveedores de software como FreshBooks y Zoho ofrecen paquetes de inicio básicos adecuado para autónomos y empresas unipersonales, incluida la facturación, el seguimiento de gastos y la informes Piense en las ventajas de poder, por ejemplo, enviar una factura directamente desde su teléfono inteligente, tomar una foto de un recibo de almuerzo con un cliente y regístrelo como un gasto, o realice un seguimiento del tiempo facturable con un Temporizador.
Estas ocho cosas que puede hacer para facilitar la gestión de registros no son difíciles. Como muchos de los asuntos administrativos relacionados con la gestión de una empresa, solo requieren establecer buenos hábitos y persistencia. Pero si aplica estas reglas ahora y las sigue, verá una gran diferencia la próxima vez que haga sus impuestos y su contabilidad será más fácil durante todo el año.
