El archivo médico del empleado es el depósito de todo lo que tiene que ver con la salud, los beneficios de salud, las licencias relacionadas con la salud del empleado y las selecciones de beneficios y cobertura para el empleado. El empleador mantiene un expediente médico por separado para cada empleado. El contenido de estos archivos nunca se entremezcla con ningún otro archivo de empleado, como el archivo de personal.
Dado que el expediente médico contiene información delicada y confidencial, debe residir en un lugar seguro, bajo llave e inaccesible. El archivador que alberga los archivos médicos de los empleados también debe cerrarse y el personal de recursos humanos debe tener las únicas llaves. El acceso a los expedientes médicos de los empleados está restringido únicamente al personal de Recursos Humanos.
La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA) exige que los empleadores protejan los registros médicos de los empleados como confidenciales; los registros médicos deben almacenarse por separado y separados de otros registros comerciales. Nunca guarde los registros médicos de los empleados en el archivo de personal general del empleado.
Debido a la confidencialidad de la información, los registros deben estar aislados de los archivos a los que pueden acceder empleados como supervisores o gerentes. (En realidad, esto también se recomienda para los archivos de personal en general; dé acceso solo al personal de recursos humanos).
Contenido del Expediente Médico del Empleado
Estos son los tipos de artículos que deben almacenarse de forma segura en el archivo médico del empleado. En caso de duda, opte por proteger la información médica de sus empleados.
- Solicitudes y formularios de seguro de salud
- Solicitudes y formularios de seguros de vida
- Información del beneficiario designado
- Solicitudes para cualquier otro beneficio para empleados que pueda requerir información médica, como seguro de la vista
- Solicitudes de licencias médicas pagadas o no pagadas
- Informes de la Ley de licencia médica y familiar (FMLA) y solicitudes y documentos relacionados
- Papeleo FMLA firmado por el médico
- Documentación sobre las enfermedades de un miembro de la familia o un niño para quien solicita tiempo FMLA para brindar atención continua
- Documentación de licencia médicamente relacionada para empleados que no son elegibles para tiempo libre FMLA
- Exámenes médicos, notas, correspondencia y recomendaciones
- Excusas médicamente relacionadas con el ausentismo o la tardanza de un médico
- Restricciones médicas de trabajo con documentación del médico recomendador
- Informes de accidentes y lesiones, incluidos los documentos requeridos por OSHA
- Informes de compensación laboral por lesiones o enfermedades
- Cualquier otro formulario o documento que contenga información médica privada sobre un empleado
Si mantiene estos archivos confidenciales, sus empleados confiarán en usted y defenderá el espíritu y el significado de la ley.
Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no está garantizada por su precisión y legalidad. El sitio es leído por una audiencia mundial y leyes laborales y las regulaciones varían de un estado a otro y de un país a otro. Por favor busque asistencia legal, o asistencia de recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales, para asegurarse de que su interpretación y decisiones legales sean correctas para su ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.
