Un día, un cliente muy importante visitó la sede de una empresa con la que había estado trabajando. Nunca antes habían estado en la oficina y querían ver a dónde iban sus millones de dólares en compras. Así que hicieron una cita para visitar. Hasta ese momento, el cliente generalmente se reunía con un representante de la empresa en la oficina del cliente, lo que solía ser más fácil para ellos.
El negocio ocupa dos plantas en un edificio de oficinas. El personal ocupa el segundo piso y la recepción se encuentra en el tercer piso. Cuando llegó el cliente, fue directamente al segundo piso. Cuando llegaron, no había nadie para recibirlos, ya que los recepcionistas ocupan otro piso. El cliente deambulaba por los pasillos y cubículos, y nadie se levantaba de su escritorio para preguntar: "¿Puedo ayudarlo?" No era su trabajo.
No hace falta decir que este cliente de un millón de dólares no estaba muy contento cuando finalmente localizó a su representante. Ya habían tenido una mala primera experiencia en su oficina. Como les gusta decir a algunos políticos, nunca deje que un desastre se desperdicie. Eso puede sonar un poco extremo, pero también lo es alienar a un cliente importante. Estos son algunos consejos para asegurarte de recibir adecuadamente (y sorprender) a tu cliente cuando visite tu oficina.
- Capacitación: Capacite a todos los empleados de que todos los visitantes son sus clientes personales, incluso si no tienen un rol funcional con ese visitante. Esto significa hacer contacto visual, sonreír, saludar y preguntar a los visitantes desatendidos si pueden ayudar. Esto por sí solo puede marcar una gran diferencia entre tener una experiencia terrible y que un cliente potencial se sienta lo suficientemente bienvenido como para considerar hacer negocios con su empresa.
- Recuerde al personal de recepción que esté atento: Los empleados más importantes de la oficina son el personal de recepción. ¿Qué están comunicando cuando alguien entra? Incluso si están ocupados contestando teléfonos, aún pueden hacer contacto visual amistoso, usar gestos con las manos para indicar que atenderán al visitante y ofrecerán asistencia inmediatamente después de bajarse del teléfono. Asegúrese de instruir a su personal de recepción para que no mire constantemente sus teléfonos, ya que esto puede ser un gran desvío cuando un huésped está esperando pacientemente, tratando de no ser grosero.
- Creación de un saludo personalizado: Tenga un tablero de lobby que diga: "Bienvenido, Joe Smith de XYZ Company". Este gesto increíblemente simple no te lleva más de un un par de minutos para armar y paga dividendos al mostrarles a sus visitantes que pensó conscientemente en ellos antes que sus llegada. Y si se trata de un cliente potencial, este pequeño gesto de bienvenida que muestra cuánto te importa su experiencia, que puede marcar la diferencia entre su elección de hacer negocio con usted o un competidor que hace darles una experiencia memorable.
- La importancia de mantener un entorno limpio y acogedor: Mantenga un lugar de trabajo limpio en cada área que un visitante pueda ver, especialmente cerca de la entrada. Pídale a alguien que no sea usted mismo que mire la entrada de su trabajo y la critique desde el punto de vista de un cliente potencialmente valioso que viene a visitarlo. ¿La pintura está desconchada? ¿La alfombra está desgastada? ¿Hay revistas gastadas de hace dos años esparcidas por el vestíbulo de visitantes? Haga que sea parte del trabajo de alguien asegurarse de que la estética visual de su lugar de trabajo brille y refleje el profesionalismo que desea transmitir para dar la bienvenida a los clientes actuales y potenciales.
- Ofreciendo refrigerios de autoservicio: Invierta en un buen sistema de café y agua que no esté enterrado en el área de la cocina. Colóquelo donde los clientes puedan encontrarlo y sírvase mientras esperan o se preparan para su reunión. Tenga disponible fruta fresca o refrigerios saludables envueltos (no dulces baratos y rancios).
Para obtener puntos de bonificación después de que su cliente se vaya, considere enviar un agradecimiento a todos sus visitantes más importantes. una tarjeta o un pequeño obsequio para mostrarles que aprecia que se hayan tomado el tiempo de venir a su oficina y visita. Si bien este es otro pequeño gesto, puede ser de gran ayuda para cautivar a un cliente y darle una razón para elegirlo a usted sobre la competencia. Recuerde, ya sea que su empresa sea grande o pequeña, todos sus empleados están vendiendo, todo el tiempo.
