Compra ejecutiva
Antes de implementar las mejores prácticas de compra, debe contar con el respaldo de los altos ejecutivos de la empresa. Sin la aceptación de los altos ejecutivos, incluidos el CEO y el CFO, cualquier intento de desarrollar una estrategia de compras de clase mundial se verá sofocado por gerencia intermedia. Los cambios que se tienen que hacer en cualquier empresa deben ser respaldados por los altos ejecutivos para lograr resultados.
Racionalización de datos existentes
Cualquier empresa que haya estado adquiriendo datos durante un período de tiempo tendrá una base de datos de vendedores que contengan datos actuales, duplicados, desactualizados e incorrectos. Si su empresa tiene varios departamentos de compras separados geográficamente, el nivel de imprecisión se multiplica. Para implementar una estrategia de compras de clase mundial, los datos de cada departamento de compras deben ser actualizado para reflejar los datos actuales del proveedor y ser racionalizado para eliminar duplicados, incorrectos y datos innecesarios. El beneficio de tener datos precisos para su empresa es que permite tomar decisiones con precisión. permite su
Aproveche los programas de incentivos para proveedores
Ha sido la norma que las empresas paguen a los proveedores lo más tarde posible. Si el vendedor tiene un contrato por 45 días, nunca recibirá su pago antes de ese día 45. Para alentar a las empresas a pagar sus facturas antes de la fecha del contrato negociado, los proveedores han ofrecido reembolsos, descuentos y otros incentivos. Pero los proveedores han descubierto que, a pesar de los incentivos, las empresas todavía no pagan antes. Una teoría es que las empresas ingresan las condiciones de pago en sus sistema ERP y olvídalo. Los cheques se cortan en función de esos datos y los incentivos del proveedor nunca se realizan. Una estrategia de compra de clase mundial debe adoptar estos descuentos y las empresas deben asegurarse de aprovechar todos los incentivos posibles. En estos tiempos económicos difíciles, las empresas no pueden permitirse el lujo de dejar pasar importantes descuentos. Además, las negociaciones con los proveedores también deben incluir la obtención de mayores descuentos por pago al recibir la mercancía o incluso por pago anticipado.
Implementar evaluación de proveedores
Una buena estrategia de compra debe incluir un método por el cual se miden los proveedores. El proceso de evaluación debe incluir no solo el desempeño de la entrega, sino también realizar un seguimiento de métricas menos obvias, como la entrega insuficiente o excesiva, la calidad de los artículos entregados y el desempeño del servicio al cliente del proveedor. Es posible que estas métricas no siempre sean un valor medible, pero a veces la métrica es subjetiva. Si se implementan pautas de política para la evaluación subjetiva, todos los proveedores pueden medirse por igual. No olvide informar a los proveedores que están siendo evaluados. Si saben que sus clientes los están mirando, quizás mejoren su juego.
Contratar profesionales de compras
Muchas empresas creen que las habilidades administrativas básicas son el único requisito previo para un puesto en el departamento de compras. Esta visión es increíblemente ingenua considerando que estos empleados están a cargo de gastar grandes cantidades de recursos de la empresa. El profesional de compras es la clave para implementar una organización de compras de clase mundial. Las habilidades requeridas para las organizaciones de compras de clase mundial incluyen el conocimiento del negocio para el que están comprando, habilidades analíticas, habilidades de negociación y habilidades interpersonales. Al privar a su departamento de compras de empleados versados en estas habilidades, su empresa puede verse atada a contratos con los proveedores equivocados, por el material equivocado y al precio equivocado. Las organizaciones de compras incluyen el conocimiento del negocio para el que están comprando, habilidades analíticas, habilidades de negociación y habilidades interpersonales. Al privar a su departamento de compras de empleados versados en estas habilidades, su empresa puede verse atada a contratos con los proveedores equivocados, por el material equivocado y al precio equivocado.
Reducir el número de proveedores
Las empresas tienen cientos de proveedores, algunas tienen miles, muchas tienen miles, incluso decenas de miles. Tener miles de proveedores en su sistema no solo requiere una cantidad considerable de mantenimiento, sino que también puede ser extremadamente costoso. Si un departamento de compras ordena artículos de veinte proveedores diferentes cada día, eso puede significar veinte órdenes de compra que tienen para enviar, veinte gastos de envío que deben pagarse y veinte entradas de mercancías que deben procesarse cuando las mercancías llegar. Además de los costos adicionales, probablemente haya ahorros que no se están realizando. ¿Cuántos de esos veinte vendedores venden productos iguales o similares? Si los veinte proveedores se reducen a cinco, entonces los costos de procesamiento se reducirán y probablemente el costo del material se haya negociado más bajo.
Compras centralizadas
Si su empresa tiene varias ubicaciones geográficamente dispersas, puede pensar que es imposible implementar una estrategia de compras de clase mundial. Es prudente que las empresas necesiten pensar en su gasto general como una función central. Con una organización de compras centralizada, una empresa puede revisar su compra total y seleccionar proveedores que puedan proporcionar la mayoría de los artículos al mejor costo. Este escenario no cubrirá todos los artículos utilizados en todas las ubicaciones y la organización central de compras. tendría que trabajar con las ubicaciones para identificar proveedores locales que faciliten las necesidades de los remotos ubicación.
Aprovechar al máximo los proveedores
Negociar un acuerdo con un proveedor puede ser un asunto prolongado sin que ninguna de las partes esté contenta con el resultado. Tener una mala relación con su proveedor al comienzo del contrato no es la forma en que operan las organizaciones de compras de clase mundial. Los proveedores son una parte importante de su cadena de suministro. Los materiales que proporcionan se requieren en fechas específicas para que su pedido sea enviado al cliente en la fecha prometida. Hacer que su proveedor sea un socio en lugar de un proveedor más ayudará a garantizar que sus pedidos sean correctos y a tiempo. Las negociaciones con sus proveedores deben centrarse en los beneficios de ser un proveedor; mostrándoles que si usted tiene éxito, ellos tendrán éxito. Las negociaciones que se centran en cláusulas de penalización y multas por mala calidad y fechas de entrega incumplidas dejarán al proveedor menos dispuesto a adaptarse a sus requisitos.
Maximizando la tecnología
Hay algunas empresas que todavía usan Rolodex, solicitudes de compra en papel y llaman en sus órdenes de compra a los proveedores. La mayoría tiene algún tipo de software de compras, incluso si es una hoja de cálculo de Excel, que rastrea los pedidos y los gastos generales. Con la introducción del software de planificación de recursos empresariales (ERP), las empresas pueden integrar sus departamentos de compras en su cadena de suministro para aprovechar los datos en tiempo real. Sin embargo, ahí es donde muchas empresas se detienen. Las estrategias de compra de clase mundial van más allá para aprovechar los beneficios que les ofrecen sus sistemas ERP. Las empresas pueden adoptar técnicas de flujo de trabajo dentro de sus sistemas ERP para automatizar aprobaciones y pagos, reduciendo así el tiempo que tiene que intervenir el personal de compras. Los datos producidos por miles de transacciones de compra se pueden usar en almacenes de datos para ayudar a los profesionales de compras con métricas en la evaluación de proveedores y la negociación de contratos.
