Ya sea que estés iniciar un negocio de planificación de eventos para eventos sociales, eventos empresariales o una combinación de ambos, debe saber cómo cobrar por los servicios.
Varios factores intervienen en la determinación de su tarifa, incluyendo evento planeado y gastos de operación, salarios y utilidades. Las tarifas varían según el lugar donde opera su negocio, los tipos de proyectos que emprende y lo que el mercado está dispuesto a pagar.
Formas en que los planificadores de eventos estructuran sus tarifas
Si desea iniciar un negocio a tiempo parcial o incluso a tiempo completo, hay aproximadamente cinco formas de estructurar la tarifa de su evento y cotiza tus honorarios a tus clientes:
- Tarifa plana del proyecto
- Porcentaje de gastos
- Tarifa por hora
- Porcentaje de gastos más una tarifa por hora
- Tarifas comisionables
Para las siguientes explicaciones y ejemplos, supongamos que desea ganar un promedio de $75 por hora por sus servicios.
Tarifas basadas en una tarifa plana de proyecto
Muchos clientes prefieren saber cuánto costará un proyecto, incluidas todas las tarifas.
Las tarifas planas de proyectos se utilizan normalmente para eventos empaquetados, como los que se encuentran en los programas de marketing deportivo, y pueden calcularse por persona con muchas estipulaciones y advertencias. En este escenario, el cliente puede contratar directamente con el planificador de eventos para coordinar todos los gastos de logística, catering, lugar, alojamiento, etc.
Por ejemplo, suponga que lo contratan para organizar un recorrido histórico por la ciudad de un día para 15 invitados. Su cliente quiere que cotice una tarifa fija para el transporte, un guía privado, el almuerzo y cualquier tarifa de admisión a los lugares. Sin embargo, también le piden que proporcione un desglose de alto nivel de cada elemento de gasto.
como un Organizador de eventos, para ofrecer esto, debe calcular una tarifa fija determinando cuánto costarán todos los aspectos del proyecto. Debe negociar y calcular el costo de todos los servicios, incluido su tiempo, y cotizar un total combinado de gastos.
Esto pone la responsabilidad de administrar un presupuesto directamente sobre usted y requiere anticipar una variedad de escenarios en los que las circunstancias pueden cambiar. Es su responsabilidad y riesgo identificar los depósitos requeridos, pagar todos los servicios y ser responsable de todos los acuerdos de servicio.
Tarifas basadas en un porcentaje de gastos
En promedio, los organizadores de eventos deberían cobrar entre el 15 y el 20 % del costo total de un evento como parte de su tarifa. Según la complejidad del programa y la cantidad de tiempo que lleva planificar y ejecutar un evento, a veces esto es suficiente para cubrir el costo total y la fuente de ganancias de un planificador.
Por ejemplo, suponga que lo están contratando para organizar una cena privada en un restaurante exclusivo para 40 invitados con un promedio de $175 por persona. Estimemos que le toma un total de 15 horas reunirse con su cliente, planificar, asistir y completar todo el seguimiento de este evento. Si cobra una tarifa del 18% de los gastos totales, ganará solo un poco más que su tarifa por hora objetivo de $75/hora:
$175 x 40 invitados = $7,000 x 18% = $1,260
15 horas x $75/hr = $1,125.
Si el cliente tiene un contrato con usted para todos los servicios directamente, el subtotal del cargo por gastos del evento para el cliente sería un total de $8,260.
Tarifas basadas en tarifa por hora
Algunos clientes prefieren que el planificador de eventos cotice una tarifa por hora para los servicios y calcule la cantidad total de horas para administrar y ejecutar un programa de cliente determinado. Puede parecer similar a la tarifa plana del proyecto, pero permite una mayor flexibilidad por parte de ambas partes para adaptarse a los cambios que puedan ser necesarios en el camino.
Muchos planificadores de eventos empresariales facturarán por hora los servicios. Le permite a un cliente saber cuánto le costará contratar sus servicios y le permite calcular un presupuesto razonable. Con frecuencia, la razón de esto es que el cliente quiere controlar mejor cualquier gasto inesperado.
Recuerde siempre definir parámetros cuidadosos en torno a las expectativas para que ambas partes estén de acuerdo sobre qué servicios se proporcionarán. Como planificador de eventos, debe incluir una referencia a la facturación de todos los gastos comerciales razonables en los que se pueda incurrir.
Algunos planificadores de eventos pueden aumentar los gastos operativos, como el envío, el alquiler de automóviles y otros gastos diversos, hasta en un 15-20%. Si lo hace, debe divulgar dichas marcas y obtener un acuerdo con su cliente por adelantado.
Cuando se trata de tarifas de planificación de eventos por hora, también es importante determinar con qué frecuencia puede facturar su tiempo.
Por ejemplo, supongamos que un cliente es contratarte en octubre para organizar un seminario de un día en marzo. Sus servicios están siendo contratados para buscar y negociar el lugar, servicios de banquetería, A/V, y contribuir a la creación de contenido para un número limitado de elementos de comunicación (es decir, invitaciones, agenda, formularios de evaluación, etc.).
Su cliente también lo está contratando para proporcionar administración en el sitio. Usted establece un acuerdo por adelantado en el que facturará los servicios identificados en diferentes momentos y enviará las facturas de todos los servicios realizados hasta la fecha de forma semanal, quincenal o mensual.
Según este acuerdo, usted y su cliente deben elaborar una declaración de trabajo detallada que incluya las responsabilidades esperadas de ambas partes. Luego, puede estimar un presupuesto total de tantas horas más gastos razonables (sea claro sobre lo que pueden incluir esos detalles).
Tarifas basadas en porcentaje de gastos más tarifa fija/tarifa por hora
A veces te contratan para organizar un evento, y por la razón que sea, el cliente prefiere una tarifa en base a un porcentaje de gastos. Sin embargo, esto no es suficiente para cubrir el costo total de su tiempo y servicios. En estas situaciones, es razonable presentar sus tarifas a un costo combinado en dos categorías diferentes.
Por ejemplo, un cliente te contrata para organizar eventos asociados a una conferencia. Su tarea es organizar dos cenas privadas y una salida de golf, cada una con 50 invitados. El costo total de estos eventos combinados es de aproximadamente $20 000, pero requiere unas 60 horas de su tiempo y la complejidad de este proyecto puede justificar un mayor margen de beneficio. Teniendo eso en cuenta, puede llegar a su tarifa plana final y tarifa por hora con los siguientes cálculos:
Estimación de porcentaje de gastos:
$20,000 x 18% = $3,600
Estimación de tarifa por hora:
60 horas x $75/hr = $4,500
Déficit por hora:
$3,600-$4,500 = -$900.
Si llega a un déficit, como lo hicimos en el ejemplo anterior, puede optar por cotizar 15 horas para administrar la logística de múltiples proveedores externos. Su cotización entonces puede reflejar lo siguiente:
Subtotal de gastos del evento: $23,600
Tarifa plana: $1,125 (basado en 15 horas a $75/hr)
En este escenario, deberá determinar cuidadosamente si ha estimado sus horas de manera adecuada (una cuenta para cubrir gastos operativos no estándar, como viajes personales). Como era de esperar, pocos clientes están contentos de ver aumentos en los gastos más adelante, a menos que se proporcionen razones justificables.
Tarifas basadas en tarifas comisionables
Otra forma en que los planificadores de eventos pueden cobrar tarifas por los servicios es asegurar el espacio para eventos a través de lugares que ofrecen una tarifa comisionable. Estas son tarifas que normalmente se cobran a los agentes de viajes por la reserva de boletos, habitaciones de hotel y otras formas de transporte.
Por ejemplo, muchos hoteles pueden extender un tasa comisionable hasta un 10% para habitaciones y otros gastos.
Aunque algunos organizadores de eventos aceptarán las tarifas comisionables como una fuente de ingresos para ellos mismos, los clientes más inteligentes pueden cuestionar el sentido de lealtad del planificador de eventos cuando las tarifas comisionables son involucrado. Por esa razón, muchos planificadores experimentados limitarán cualquier selección de planificación que incluya una tarifa comisionable o negociar precios no comisionables para sus programas y pasar esa fuente de ahorros directamente a la cuenta de sus clientes línea de fondo.
Además, algunos clientes pueden ser conscientes de que existen tarifas sujetas a comisión y no esperan que sus clientes externos consultores para facturar utilizando cualquiera de los otros métodos de facturación identificados que hemos descrito y aún pagar una tasa comisionable. En general, muchos planificadores de eventos no consideran de buena forma esencialmente "doble inmersión" en su flujo de ingresos de esta manera.
Si acepta tarifas de comisión, es mejor no cobrar tarifas a sus clientes por sus servicios utilizando métodos de facturación alternativos.
Hay escenarios en los que las tarifas comisionables tienen más sentido, como una organización sin fines de lucro más pequeña o una asociación que puede estar contratando sus servicios para un evento o reunión de membresía y la mayor parte de las tarifas las pagan directamente los asistentes en lugar de los organización.
Otro escenario puede ser si su cliente le está comprando regalos para clientes, y usted también puede ofrecer servicios de distribución de artículos promocionales. En ese caso, simplemente negocie los artículos promocionales y no cobre por sus servicios por hora a menos que su cliente esté al tanto de todos los cargos por adelantado.
