Si bien la noción de una oficina sin papel suena muy bien en principio, la realidad es que muchos oficina pequeña o en casa (SOHO) las empresas todavía tienen la necesidad de copiar documentos impresos con la suficiente frecuencia como para considerar tener una copiadora interna.
Las fotocopiadoras de oficina independientes de estilo antiguo casi han desaparecido en la era digital, reemplazadas por impresoras multifunción que combinan las funciones de impresión, copia, escaneo y, opcionalmente, envío de fax en un solo dispositivo. Técnicamente, una "copiadora" en los términos actuales es normalmente una impresora que tiene un escaneo incorporado para que la impresora pueda escanear y reproducir un documento que se va a copiar.
Al igual que con la mayoría de los dispositivos electrónicos, los dispositivos de fotocopiadora/impresora siguen bajando de precio, pero vienen con más funciones. que nunca, y la conveniencia de copiar internamente en lugar de conducir a una imprenta/copiadora no puede ser vencido.
Estos son los factores de compra clave para ayudarlo a elegir una impresora/copiadora para su SOHO.
Inyección de tinta versus láser/Led
Para la copia de alta velocidad de documentos de texto, las impresoras láser/LED son generalmente la mejor opción. Las impresoras de inyección de tinta pueden imprimir a resoluciones mucho más altas, lo que las hace más adecuadas para gráficos, especialmente fotografías.
Costo
Si bien los costos de la impresora y la tinta/tóner pueden ser deducido de sus impuestos, todavía tiene que pagar la factura inicialmente, y puede sumarse. Al considerar el costo de una impresora/copiadora, tenga en cuenta el gasto de tinta o tóner, especialmente si va a imprimir/copiar regularmente. Los fabricantes de impresoras venden los dispositivos al costo o por debajo y, en cambio, obtienen sus ganancias vendiendo tinta y tóner. Para asegurarse de que obtienen el valor de su dinero, muchas empresas equipan sus unidades con cartuchos de tinta/tóner que tienen incorporado microchips que impiden el uso de cartuchos “no oficiales” o tienen cartuchos de tóner “de inicio” que tienen la mitad del normal capacidad. Esa oferta de inyección de tinta o láser puede no ser tan buena como pensaba cuando llega el momento de reemplazar los costosos cartuchos de tinta o tóner.
Las impresoras/copiadoras a color son particularmente costosas de operar ya que requieren 4 cartuchos (blanco y negro, cian, magenta y amarillo). Es típico que el costo de reemplazo de los cartuchos de inyección de tinta/tóner supere el precio de compra de una unidad completa.
Con wifi y conexión a Internet, muchas empresas de impresoras ahora pueden monitorear y enviarle automáticamente tinta/tóner cuando detecta que se está agotando. Esto requiere un servicio de suscripción, cuyo costo se basa en la cantidad de páginas que imprime por mes. Si bien un servicio de suscripción puede ahorrarle tiempo al hacer un pedido o conducir a una tienda, desea tener en cuenta el costo mensual en comparación con su producción de impresión.
Afortunadamente, la mayoría de los cartuchos de tóner de inyección de tinta y algunos láser se pueden recargar a un costo mucho menor. Empresas como Costco ofrecen recargas de inyección de tinta en una hora. Los kits de recarga también están disponibles para los que lo hacen por sí mismos, pero recargar cartuchos de inyección de tinta o de tóner es complicado y no apto para personas con problemas mecánicos. También puede reducir la cantidad de tinta que utiliza utilizando fuentes más pequeñas, previsualizando y revisando su documento antes de imprimirlo y utilizando las opciones "Borrador" o "Imprimir en escala de grises". Además, tenga en cuenta que todavía tiene más tinta en sus cartuchos incluso cuando recibe la advertencia de "poco nivel de tinta".
Para tener una idea de cuánto costará la impresora, verifique el costo por página publicado por el fabricante.
Volumen
La mayoría de las impresoras/copiadoras orientadas a las pequeñas empresas no están diseñadas para grandes volúmenes, por lo tanto, verifique el uso recomendado de la unidad (ciclo de trabajo de páginas por mes). El número de páginas que se pueden imprimir con un cartucho en particular, denominado rendimiento ISO, le dará una idea aproximada de la frecuencia con la que será necesario reemplazar los cartuchos.
Tenga en cuenta que incluso si tiene una impresora/copiadora interna, puede tener sentido usar los servicios de copia/impresión locales o en línea para trabajos de impresión/copiado más grandes o impresión especial como folletos. Con el precio de la tinta y el tóner, simplemente no es rentable realizar impresiones/copias de gran volumen en impresoras/copiadoras menos costosas, especialmente con documentos en color o fotografías. La compra de una impresora/copiadora de bajo costo para las necesidades básicas y la subcontratación de trabajos de impresión/copia más grandes es un compromiso ideal para la mayoría de las pequeñas empresas.
Dúplex
Duplexing es la capacidad de imprimir/copiar en ambos lados de la página. Si bien puede que no sea necesario para sus necesidades, la impresión a doble cara tiene ventajas, como el ahorro de papel. Además de ahorrar en costes de papel y en el medioambiente, la impresión a doble cara también puede facilitar el grapado de paquetes de papel.
Conectividad
Para que una impresora funcione, necesita una forma de saber qué hacer. Cuando se trata de copiar, simplemente colocar el papel en el cristal de copia y presionar el botón de copia escaneará e imprimirá la página.
Para usar como impresora, debe tener los dispositivos, como su computadora, conectados para dar el comando de impresión. Aparte de la conectividad USB directa a una PC, la mayoría de las impresoras/copiadoras vienen con conectividad de red, cableada, wi-fi o ambas. La ventaja de esto es la reducción de cables, así como la capacidad de imprimir desde una variedad de dispositivos, como su tableta o teléfono.
¿Blanco y negro o color?
La copia en color es más lenta y costosa, pero podría ser una función que desee que tenga su impresora/copiadora si tiene la intención de producir materiales promocionales para su pequeña empresa, como folletos o copias en color fotos Tenga en cuenta que si necesita una impresión en color de alta calidad, querrá asegurarse de utilizar papel de alta calidad, que suele ser más caro que el papel de impresora normal.
Versatilidad de medios
Elija una copiadora que pueda manejar una variedad de tamaños y pesos de papel y otros medios, como transparencias y fichas. Busque fotocopiadoras que ofrezcan copias planas si le preocupa copiar de libros. Muchos tienen alimentadores de hojas que son útiles si tiene que copiar varios documentos a la vez.
Manejo de papel
Como persona de una pequeña empresa, tiene mejores cosas que hacer que rellenar bandejas de papel o alimentar hojas sueltas a través de una impresora/copiadora. Si imprime/copia regularmente, busque un modelo con una capacidad de papel de al menos 250 hojas o más. Definitivamente también querrá un alimentador automático de documentos que contenga al menos 30 hojas.
Tiempo de respuesta
Las impresoras/copiadoras que no tienen tiempo de calentamiento son ideales para oficinas pequeñas y domésticas, donde la máquina puede estar inactiva durante horas o días. Las altas velocidades de impresión/copia son excelentes, pero no le ahorrarán tiempo si tiene que esperar minutos para que la unidad se caliente cada vez que sale del modo de suspensión. Algunas impresoras/copiadoras ahora ofrecen un tiempo de primera copia de menos de 10 segundos.
