Las llamadas telefónicas entrantes pueden consumir mucho tiempo y disminuir seriamente su productividad al alejarlo de otras tareas. Pero así como hay formas de manejar llamadas telefónicas salientes eso mejorará tu gestión del tiempo, existen formas de reducir la cantidad de tiempo que dedica a las llamadas entrantes. Y puedes hacerlo sin ser grosero con la persona que te llama. Estos consejos para contestar el teléfono lo harán más eficiente y productivo.
Responda con un saludo telefónico comercial adecuado
Por ejemplo, cuando conteste el teléfono, diga algo como "Cypress Technologies, habla Susan". ¿En qué puedo ayudarle?" Esto no sólo le permite a la persona que llama saber que ha contactado con una empresa, sino que también le asigna la responsabilidad de responder la pregunta. ahorrando tiempo en charlas ociosas o preguntas exploratorias como "¿Es esto Cypress Technologies?"
Piensa y prioriza mientras hablas
¿Es mejor manejar la llamada ahora o más tarde? Muchas de las llamadas telefónicas que reciben las empresas son consultas rápidas que se responden fácilmente, como "¿Hasta qué hora abren?" Pero otros implican respuestas más complejas y que requieren más tiempo. Si ese es el caso, dígaselo a la persona que llama y pregúntele cuándo sería conveniente volver a llamarla para discutirlo.
Utilice parafrasear y resumir
Si estás hablando por teléfono con alguien que parece querer conversar o desviarse del tema, di algo como: "Entonces, lo que te escucho decir es..." o "Entonces los puntos clave son..." o "¿(insertar resumen) es un resumen justo de lo que estabas diciendo?" Es difícil conversar con alguien que se niega a conversar.
Cierre cada llamada con un resumen de acción
Si bien esto solo tomará unos segundos en la mayoría de los casos, puede ahorrarle mucho tiempo al evitar errores y la necesidad de volver a verificar. Por ejemplo, después de una conversación durante la cual concertaste una reunión con un cliente, podrías decir: "Bien. Me reuniré con usted en su oficina en (insertar ubicación) mañana a las 10 a. m. y revisaremos las muestras juntos".
Mantenga un bloc de mensajes junto a los teléfonos
Esto no sólo es bueno para gestión del tiempo y mantenerse concentrado durante la llamada, pero también es útil para administrar el tiempo más adelante si necesita encontrar o revisar los detalles de una conversación en particular.
Ofrezca a sus clientes y clientes la opción de correo electrónico
Si se les da la opción, cualquier cliente elegirá un correo electrónico en lugar de una llamada telefónica. Asegúrese de que la dirección de correo electrónico de su empresa destaque en sus tarjetas de presentación y en su sitio web. Si tiene sus direcciones de correo electrónico, envíe un correo electrónico a sus clientes y clientes actuales, mencionando la opción de correo electrónico y presentándola como una forma de mejorar. comunicación.
Utilice la tecnología para administrar el tiempo de su teléfono
Como mínimo, su empresa debe tener un correo de voz. Configúrelos con guiones comerciales adecuados y utilícelos para contestar el teléfono cuando esté fuera de la oficina o necesite trabajar en algo sin interrupciones. Luego programe un tiempo para responder estos mensajes telefónicos todos los días. Ganarás un tiempo valioso agrupando llamadas telefónicas.
Haga que una persona conteste el teléfono
Dicho esto, es importante no depender demasiado de la tecnología. Tener una máquina, o peor aún, un sistema automatizado de respuesta de voz interactiva (IVR), todo el tiempo es un verdadero desvío que le costará negocios cuando la gente no se molesta en dejar mensajes o devolver la llamada. Si contestar llamadas telefónicas entrantes le toma demasiado tiempo durante el día, considere contratar a una recepcionista o un servicio de respuesta profesional para contestar el teléfono por usted. El costo de que otra persona lo haga puede verse más que compensado por el aumento de su productividad y mejores ventas.
Obtenga una línea comercial separada en casa
Si tiene un negocio desde casa, necesita tener un segundo teléfono exclusivo para empresas con su propio correo de voz. Esto no sólo es más profesional, sino que también le ahorrará el tiempo necesario para leer los mensajes y determinar cuáles están relacionados con el negocio.
Mantenga un guión escrito para las preguntas frecuentes
Tenga a mano un breve documento de preguntas frecuentes para las preguntas más comunes que reciba por teléfono. Le ahorra tiempo a usted y a sus empleados si no tienen que buscar respuestas o pensar en cómo responder a una solicitud en particular.
Domina tu teléfono
Recuerde, se supone que el teléfono es una herramienta de negocios, no una pérdida de tiempo intrusiva que gobierna su jornada laboral. Manejar tus llamadas telefónicas entrantes de acuerdo con estos consejos de administración del tiempo te ayudará a ser más eficiente, mejorar tu productividad y vuelva a colocar su teléfono en su lugar adecuado, ayudándole a administrar su negocio en lugar de administrarlo usted mismo. harapiento.
