Mantener sus documentos electrónicos organizados puede ser toda una tarea ardua en el mundo "cableado" de hoy.
Además de almacenar documentos localmente En computadoras de escritorio, portátiles o dispositivos móviles, cada vez más empresas utilizan el nube para aplicaciones empresariales básicas y almacenamiento de archivos.
Para complicar aún más el problema del almacenamiento está la necesidad de que muchas empresas compartan documentos entre empleados. En una oficina, esto normalmente se logra mediante el uso de un servidor de archivos o un dispositivo de almacenamiento conectado a la red (NAS).
Si se requiere acceso móvil compartido, los documentos se pueden almacenar en la nube y compartir asignando permisos de acceso.
El resultado de todo esto puede ser una pesadilla en la gestión de archivos, con algunos de los documentos de una persona almacenados en la nube y otros localmente, e incluso documentos individuales almacenados sólo en un lugar u otro.
La organización es la clave para la gestión de archivos electrónicos
Dondequiera que se almacenen los documentos, es importante mantenerlos organizados y actualizados. El objetivo de la gestión de archivos electrónicos es garantizar que pueda encontrar lo que busca, incluso si lo busca años después de su creación.
La mayoría de los empresarios se han encontrado en algún momento en la situación embarazosa de tener una cliente llamar y no poder localizar rápidamente la factura correspondiente u otros documentos importantes del cliente. Igualmente molesto es estar dando vueltas en fin de año tratando de encontrar documentos relacionados con las cuentas de la empresa para el contador o peor aún, el recaudador de impuestos.
La organización adecuada de los documentos digitales es especialmente crítica en un entorno compartido: si uno de sus empleados está ausente (¡temporal o permanentemente!), debería poder localizar fácilmente cualquier documento creado o administrado por ese persona.
La posible pérdida de datos debido a los empleados descontentos que se marchan es una razón más para proteja los datos de su empresa.
Estos consejos de administración de archivos lo ayudarán a mantener sus archivos accesibles:
1. Utilice las carpetas de instalación predeterminadas para archivos de programa
Utilice las ubicaciones de archivos predeterminadas al instalar programas de aplicación. En Windows, por convención, los archivos del programa de aplicación residen en el directorio (Letra de unidad:)->Archivos de programa. Instalar aplicaciones en otro lugar es confuso e innecesario.
2. Un lugar para todos los documentos
Coloque todos los documentos en una única carpeta "raíz". Para un único usuario en un entorno Windows, la ubicación predeterminada es la carpeta Mis documentos.
En un entorno para compartir archivos, intente hacer lo mismo. Cree una única carpeta raíz (llamada "Documentos compartidos", por ejemplo) y almacene todos los documentos en subcarpetas dentro de la carpeta raíz. Tener una ubicación única para todos los documentos electrónicos hace que sea más fácil encontrar cosas y ejecutar copias de seguridad y archivos.
3. Crear carpetas en una jerarquía lógica
Estos son los cajones del archivador de su computadora, por así decirlo. Utilice un lenguaje sencillo para nombrar sus carpetas; No querrás mirar esta lista de carpetas en el futuro y preguntarte qué significa "TFK" o cualquier otra abreviatura interesante que hayas inventado.
4. Anidar carpetas dentro de carpetas
Cree otras carpetas dentro de estas carpetas principales según surja la necesidad. Por ejemplo, una carpeta llamada "Facturas" puede contener carpetas llamadas "2018", "2017" y "2016". Una carpeta con el nombre de cliente podría incluir las carpetas "datos del cliente" y "correspondencia". El objetivo es tener todos los archivos en una carpeta en lugar de tener un montón de archivos huérfanos en la lista.
No cree estructuras de carpetas complejas y con muchas capas. Siempre que sea posible, utilice nombres de archivos descriptivos.
5. Siga las convenciones de nomenclatura de archivos
Algunos sistemas operativos (como Unix) no permiten espacios en los nombres de archivos o carpetas, así que evítelo si su entorno informático es mixto. En su lugar, utilice guiones bajos como delimitador (por ejemplo, Doe_John_Proposal.doc). Otros caracteres como /? < > \: * | " ^ también están prohibidos en los nombres de archivos o carpetas en Windows.
Utilice nombres de archivos descriptivos para una fácil identificación y recuperación, pero no se exceda: los nombres de archivos/rutas tienen límites de longitud que varían según el sistema operativo.
En Windows, la longitud máxima de la ruta completa de un archivo (por ejemplo, la letra de la unidad + los nombres de las carpetas + el nombre del archivo) es de 260 caracteres.Utilice abreviaturas comunes siempre que sea posible, como Jan para enero o Corp para Corporación.
6. Se específico
Asigne a los archivos electrónicos nombres lógicos y específicos e incluya fechas en los nombres de los archivos, si es posible. El objetivo al nombrar archivos es poder saber de qué se trata el archivo sin tener que abrirlo y mirar. Entonces, si el documento es una carta dirigida a un cliente recordándole que el pago está vencido, llámelo algo así como "vencido_20180115"; en lugar de algo como "carta". ¿Cómo sabrás para quién es la carta sin abrirla?
Si está compartiendo archivos a través de correo electrónico o dispositivos portátiles, es posible que desee que el nombre del archivo incluya información más específica, ya que la información de la carpeta no se incluirá con el archivo compartido.
Por ejemplo, si su documento reside en Mis documentos\Facturas\2017\Clientes\Doe_John_20180416.doc y el archivo se comparte o se envía por correo electrónico Todo lo que verá el destinatario es Doe_John_20170416.doc y es posible que no pueda saber que el archivo es una factura de cliente sin abrirlo. él.
7. Presente sobre la marcha
El mejor momento para archivo un documento es cuando lo crea por primera vez. Así que adquiera el hábito de utilizar el cuadro de diálogo "Guardar como" para archivar su documento y ponerle un nombre, colocándolo en el lugar correcto en primer lugar.
8. Ordene sus archivos para su comodidad
Si hay carpetas o archivos que usa con frecuencia, oblíguelos a estar en la parte superior de la lista de archivos cambiándoles el nombre con un! o una AA al principio del nombre del archivo.
9. Elimine sus archivos con regularidad
A veces, lo que es antiguo es obvio, como en el ejemplo anterior de la carpeta denominada "Facturas". Si no es así, mantenga sus carpetas ordenadas limpiando el archivos antiguos.
Hacer no elimine archivos relacionados con la empresa a menos que esté absolutamente seguro de que nunca más necesitará el archivo. En su lugar, en su colección principal de carpetas debajo de su carpeta raíz, cree una carpeta llamada "Antigua" o "Inactiva" y mueva los archivos antiguos a ella cuando los encuentre.
10. Haga una copia de seguridad de sus archivos con regularidad
Ya sea que esté copiando sus archivos en otra unidad o en una cinta, es importante configurar y seguir un régimen de respaldo regular.
Una buena gestión de archivos facilita la búsqueda de lo que desea
La gestión de documentos electrónicos debe ser parte de una estrategia general de gestión de documentos para su empresa. Una adecuada plan de gestión de documentos debe incluir todos los aspectos del manejo de documentos, incluido el almacenamiento, la recuperación, las copias de seguridad y la seguridad.
La función de búsqueda es maravillosa, pero nunca igualará la facilidad de poder ir directamente a una carpeta o archivo. Si sigues estos consejos de administración de archivos constantemente, incluso si no sabes dónde está algo, sabrás dónde debería estar: una gran ventaja cuando se trata de encontrar lo que estás buscando. Las buenas prácticas de gestión de archivos le ahorrarán tiempo y dinero a su empresa.
