La gestión de documentos es el proceso de manejar documentos de tal manera que la información pueda crearse, compartirse, organizadoy almacenados de manera eficiente y adecuada. Como tal, aprender a crear un sistema de gestión de documentos es fundamental para las empresas.
Muchas empresas manejan información de alto riesgo que debe mantenerse segura y privada, o que es necesario acceder a ella rápidamente. En tales casos, es esencial un sistema de gestión de documentos que funcione sin problemas. Pero incluso si su negocio es de naturaleza más informal, sigue siendo importante mantener registros adecuados para la contabilidad y en aras de la eficiencia.
Obtenga más información sobre cómo crear un sistema de gestión de documentos que mejor se adapte a las necesidades de su negocio.
Opciones del sistema de gestión de documentos
Hoy en día, la mayoría de las empresas trabajan cómodamente con documentos digitales y utilizan programas con funciones de almacenamiento y gestión. No faltan aplicaciones o software de gestión de documentos generales y específicos de la industria diseñados específicamente para mejorar el rendimiento de su negocio.
Sin embargo, muchas pequeñas empresas tienen que lidiar con una combinación de datos anticuados en papel y archivos electrónicos y, en algunos casos, la proporción de datos en papel es mucho mayor.
Conversión de documentos en papel a formatos digitales
Una solución al problema de un entorno de datos mixtos sería utilizar un sistema de imágenes de documentos para convertir todos los documentos de su empresa en archivos electrónicos. Dependiendo del tipo de datos y documentos con los que trabaje, este podría ser un proceso relativamente sencillo o puede implicar algo de creatividad y enfoques especializados.
Por ejemplo, una tienda minorista de pequeña escala que gestiona recibos e inventario puede convertir documentos en papel en hojas de cálculo digitales con algo de trabajo adicional de entrada de datos. Por otro lado, el consultorio de un dentista, que mantiene registros de la salud de los pacientes, facturación, radiografías, etc., probablemente necesitará un método más sólido para convertir sus numerosos documentos archivos a formatos digitales, como contratar un servicio de escaneo de documentos apropiado para la empresa o comprar software de escaneo capaz de transferir archivos de alta resolución. imágenes.
Pasos para un sistema de gestión de documentos
Ya sea que trabaje con un entorno exclusivamente digital o en un entorno híbrido con documentos digitales y en papel, configurar un sistema de gestión de documentos implica tres pasos:
- Crear un plan de gestión de documentos.
- Implementar el plan de gestión documental.
- Seguir adelante.
El primer paso es el más detallado, así que exploremos más a fondo.
Crear un plan de gestión de documentos
El primer paso consiste en responder estas cuatro preguntas:
¿Cuáles son las reglas para la creación de documentos?
Facturas, cartas de recordatorio de pago, folletos de ventas, correos electrónicos, balances, hojas de cálculo, informes: todas las empresas crean una variedad de documentos mientras realizan y realizan un seguimiento de sus negocios. Y, para mantener todo organizado, todas las empresas deben establecer reglas para la creación de documentos.
- ¿Existen plantillas internas para algunos de sus documentos comerciales estándar, como cartas y facturas, y dónde se encuentran?
- ¿Existe una guía de estilo interna que deba seguirse?
- ¿Los documentos nuevos deben tener fecha o sello de tiempo?
- ¿Qué procedimientos se deben seguir para compartir o revisar documentos?
Para algunas pequeñas empresas, lo único que importa será dónde se encuentran las plantillas para diversos documentos comerciales y cómo utilizarlas. Pero si la creación de documentos dentro de su empresa implica que diferentes personas colaboren, revisen o actualicen documentos, deberá dedicar algo de tiempo a decidir cómo se deben hacer estas cosas para garantizar la eficiencia y consistencia.
Google Docs es un estándar de la industria para proyectos colaborativos, ya que ofrece varias opciones para controlar permisos, ver ediciones y compartir un solo documento entre varias personas con controles de seguridad en lugar.
¿Cómo se almacenarán los documentos?
Hay costos asociados con el almacenamiento; el mayor de los cuales, para la mayoría de las pequeñas empresas, es probablemente el costo del tiempo perdido cuando la gente busca documentos. Entonces la pregunta es: ¿Cómo se archivarán los documentos? La clave para presentar documentos es seguir buenas prácticas de gestión de archivos. Un sistema claro y fácil de seguir es esencial.
También necesita saber cómo archivará los documentos. ¿Cómo manejará los archivos que están desactualizados o listos para pasar a un segundo plano en su sistema de gestión de documentos?
Cerca del comienzo de cada año, por ejemplo, debes revisar los diversos archivos relacionados con el trabajo en tu computadora, eliminando aquellos que ya no están actuales y creando nuevas carpetas etiquetadas por año y tema, moviendo archivos como necesario. Puedes hacer lo mismo con los archivos en papel; No es difícil eliminar documentos antiguos de una carpeta de archivos y crear uno nuevo con "Antiguo" en el título. Algunos programas ofrecen opciones de archivo automático.
El "almacenamiento" en un entorno digital puede estar basado en la nube o en servidores locales, pero para almacenar documentos en papel, necesitará espacio físico en el sitio o, como muchos despachos de abogados para quienes es obligatorio acumular archivos de clientes, es posible que deba alquilar un unidad de almacenamiento.
¿Cómo se puede simplificar la recuperación de documentos?
Esta pregunta es el corazón de su sistema de gestión de documentos. Según algunas estimaciones, a una empresa le cuesta una media de 120 dólares en mano de obra encontrar un documento faltante y 220 dólares reemplazarlo.
Una vez más, buenas prácticas de presentación puede contribuir en gran medida a resolver el problema. Si establece procedimientos y protocolos sólidos, como seguir sistemáticamente estrictas convenciones de nomenclatura, por ejemplo, los documentos serán mucho más fáciles de encontrar.
Y ya sea que sea propietario único o propietario de un negocio con empleados, debe crear un archivo lista de ubicaciones, que recordará a los usuarios dónde van determinados tipos de archivos y ayudará a las personas a saber dónde Encuéntralos. Recuerde incluir si el archivo estará o no en su sistema informático, un servidor interno, en el nube, o archivado en una ubicación física como un archivador. Por ejemplo, suponga que utiliza imágenes, vídeos o incluso fotografías en papel en su negocio. Una entrada en su lista de ubicaciones de archivos podría ser:
- Imágenes/vídeo digitales: computadora (o servidor): unidad E:/fotos: archivo en la carpeta temática correspondiente
- Fotografías en papel: archivador 3—Fotos—alfa por tema
Las unidades de red compartidas o en la nube deben etiquetarse según su contenido, al igual que los cajones de los archivadores.
¿Cómo se pueden crear y mantener seguros los documentos?
La primera línea de defensa para la seguridad de los documentos es asegurar físicamente el local comercial ellos mismos. Todas las empresas, incluso las domésticas, necesitan tener instalados sistemas de seguridad.
Es posible que las empresas también necesiten o quieran invertir en otros dispositivos de seguridad, como rejas, cámaras de seguridad o servicios de patrulla. Puede dedicar todo el tiempo que desee a crear contraseñas y cifrar archivos en un intento de protegerlos. sus archivos electrónicos, pero no importa mucho si alguien puede entrar y robar sus computadora.
Las medidas de seguridad de documentos adicionales incluyen:
- Cerrar todos los archivadores después del horario laboral (y durante el almuerzo si no hay nadie de confianza presente)
- Realizar copias de seguridad de los documentos electrónicos con regularidad, preferiblemente fuera del sitio para evitar que su datos comerciales aniquilados por desastres naturales
- Restringir el acceso de los usuarios a ciertos documentos, aplicaciones y carpetas en cualquier computadora compartida
- Prevenir el robo de empleados mediante la realización de verificaciones de antecedentes y referencias como parte de su proceso de contratación.
Implementar y seguir
Una vez que haya creado su plan de gestión de documentos respondiendo las preguntas anteriores, estará listo para implementarlo. Asegúrese de que todo su personal conozca los detalles del sistema de gestión de documentos de su empresa y de que todos sigan los procedimientos adecuados al crear, almacenar y recuperar documentos.
También deberá asegurarse de que todos los que accedan y utilicen documentos dentro de su organización cumplan con nombrar y almacenar los documentos de manera adecuada y consistente. Verifique periódicamente si determinados archivos se pueden encontrar fácilmente y para evitar errores de archivo. Incluso un descuido ocasional puede arruinar todo el sistema.
Puede configurar un sistema de gestión de documentos en un día, pero implementarlo de manera constante a lo largo del tiempo será la clave de su éxito. Las recompensas son enormes: ahorrará muchísimo tiempo y ganará tranquilidad.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cuál es el mejor sistema de gestión de documentos?
No existe un sistema único que funcione para todas las empresas en todos los ámbitos. La clave es comprender las necesidades de su negocio y luego aplicar las prácticas más adecuadas. Algunos factores a considerar incluyen:
- La escala de sus operaciones (cuánta documentación se almacenará)
- La gama de tipos de datos e información que necesita gestionar
- Cómo se utilizan sus documentos y con qué frecuencia es necesario acceder a ellos
- Niveles de seguridad requeridos
- Su presupuesto: ¿puede contratar un servicio especializado o comprar software de alta gama o se las arreglará usted mismo?
¿Se considera SharePoint un sistema de gestión de documentos?
En una palabra, sí, pero con una salvedad: el producto Microsoft Office no está hecho a medida para funcionar como un documento. sistema de gestión para pequeñas empresas y debe implementarse cuidadosa y correctamente para integrarse con su operaciones. SharePoint tiene la capacidad de almacenar, proteger y administrar documentos e incluye funciones de colaboración y archivo.
