Para personas que llaman por primera vez, sólo tiene una oportunidad de causar una buena primera impresión: el saludo de su operador automático computarizado. Para las personas que llaman a su empresa con frecuencia, querrá que su proceso de operadora automática sea lo más eficiente posible. posible para que no pierdan el tiempo escuchando todo el guión de su operadora automática cada vez que llamar.
La forma más rápida y sencilla de programar y registrar la función de operadora automática de su sistema telefónico es escribir un guión en un programa de procesamiento de textos. Seleccione una persona para grabar el guión que tenga una voz amigable, alguien que pueda hablar sin tartamudear ni dudar y que pueda pronunciar y anunciar cada palabra y nombre con claridad.
Mejores prácticas de operadora automática y cosas que se deben evitar
La primera parte del guión será el saludo. Es su oportunidad de presentar su empresa a quienes llaman y darles la bienvenida verbalmente a su empresa. A continuación se ofrecen algunos consejos sobre cómo grabar un saludo de bienvenida.
Mejores prácticas
- Comience con un agradecimiento por su llamada o negocio.
- Mantenga el saludo breve para que las personas que regresan no se retrasen cada vez que llaman.
- Utilice el lema, el eslogan de la empresa y el nombre del sitio web, o ambos, si los tiene.
Cosas que se deben evitar
- No utilice más de dos o tres frases para saludar a quienes llaman.
- No promocione su sitio web si no tiene nada de valor que ofrecer a sus clientes.
- No inventes un eslogan o eslogan solo para llenar el saludo.
Mejores prácticas de opciones automatizadas y cosas que se deben evitar
La parte más importante del saludo de la operadora automática es presentar las opciones que las personas que llaman deben seleccionar para comunicarse con la persona con la que necesitan hablar. Hay dos tipos de personas que llaman: personas que no están familiarizadas con su empresa y necesitarán orientación, y personas que llaman que saben exactamente con quién deben hablar y conocen su extensión.
Mejores prácticas
- Utilice opciones que sean comúnmente aceptadas. Por ejemplo, "Presione cero para la recepcionista", "Presione la tecla almohadilla para regresar al menú anterior".
- Informe a quienes llaman lo antes posible cuándo pueden marcar la extensión de su interlocutor si ya la saben.
- Informe a quienes llaman desde el principio si las opciones de su menú han cambiado recientemente. Retire este aviso después de tres semanas.
- Coloque primero las opciones más utilizadas.
- Proporcione la descripción de la opción antes de proporcionar el número de opción. Por ejemplo, "Para atención al cliente, presione '5'".
- Consulte la documentación de su sistema para conocer los números de opciones de menú reservadas. (por ejemplo, todas las extensiones comienzan con el número "8" y, por lo tanto, "8" no se puede utilizar como opción de menú).
Cosas que se deben evitar
- No diga "Por favor" antes de presentar todas y cada una de las opciones (por ejemplo, "Presione 1 para... Por favor presione 2 para... Por favor presione 3 para..." etc.)
- No presente más de seis opciones a la vez. Si tiene más de seis opciones, cree una estructura de menú de varios niveles. Por ejemplo, "Para opciones de ventas y servicios, presione 5".
- No asuma que todo el mundo tiene un teléfono de tonos. Si no se selecciona una opción del menú dentro de los tres segundos posteriores al final del saludo, conecte a la persona que llama con la recepcionista.
Ejemplos de secuencias de comandos de operadora automática
- Gracias por llamar a The Operations Tech Company, un lugar donde la tecnología y los negocios se unen. Si conoce la extensión de su interlocutor, puede marcarla en cualquier momento. De lo contrario, elija entre una de las siguientes opciones:
Para Servicio al Cliente, presione '1' - Para soporte técnico, presione '2'
- Para nuestro horario comercial habitual, presione '3'
- Para contabilidad, presione '4'
- Para comprar, presione '5'
- Para encontrar una ubicación cerca de usted, presione '6'
- De lo contrario, presione '0' para llamar a la recepcionista o permanezca en la línea y alguien lo ayudará en breve.
- Bienvenido a The Operations Tech Company. Para verificar el estado de su cuenta, visítenos en la web. Si conoce la extensión de la persona, puede marcarla en cualquier momento.
Para el directorio de la empresa, presione '1'. Si conoce la extensión de la persona, puede marcarla en cualquier momento. - Para soporte técnico, presione '2'
- Para Servicio al Cliente, presione '3'
- Para Ventas y Marketing, presione '4'
- Si desea hablar con la recepcionista, presione '0' o permanezca en la línea y uno de nuestro amable personal lo ayudará. Gracias por llamar a The Operations Tech Company, donde "la tecnología y los negocios se unen".
Saludos fuera de horario y de fin de semana
Si su empresa cierra después de cierta hora o los fines de semana y no hay nadie para responder o ayudar a las personas que llaman, cree un saludo de operador automático fuera del horario de atención. Dígales desde el principio a quienes llaman que el negocio está cerrado y pídales que vuelvan a llamar al final. Además, asegúrese de incluir su horario normal de atención. A continuación se muestran algunos ejemplos de guiones de operadora automática fuera del horario laboral y de fin de semana:
- Gracias por llamar a The Operations Tech Company. Actualmente estamos cerrados. Estamos abiertos de 9 am a 10 pm de lunes a viernes y de 10 am a mediodía los sábados, hora estándar central. Si conoce la extensión de su interlocutor, puede marcarla en cualquier momento. De lo contrario, vuelva a llamar durante nuestro horario comercial habitual para que podamos ayudarle. Gracias por llamar a The Operations Tech Company, donde "la tecnología y los negocios se unen". Adiós.
- Gracias por llamar a The Operations Tech Company. Actualmente estamos cerrados. Si se trata de una situación de emergencia, llame a nuestro servicio de contestación al 585-555-1234. Si conoce la extensión de su interlocutor, puede marcarla en cualquier momento. Si tiene una cuenta con nosotros, puede verificar su estado las 24 horas del día, los 7 días de la semana en www. Operationstech.about.com. Nuestro horario normal de atención es de 9 am a 5 pm de lunes a viernes y de 10 am a mediodía los sábados, hora estándar central. De lo contrario, vuelva a llamar durante nuestro horario comercial habitual para que podamos ayudarle. Gracias por llamar a The Operations Tech Company, un lugar donde la tecnología y los negocios se unen. Para repetir este mensaje, presione la tecla almohadilla. {Pausa de 3 segundos} Adiós.
Saludos de la operadora automática de temporada
Para promocionar las ofertas especiales de temporada de su empresa o simplemente para extender un saludo especial de temporada a todas las personas que llaman, es posible que desee introducir su saludo de operadora automática por un tiempo limitado. Úselo con moderación y sólo si refleja el espíritu de su empresa. Por ejemplo, un saludo navideño deseando a quienes llaman alegría y prosperidad en el Año Nuevo no sería apropiado para una agencia de cobranza.
- Ha contactado con The Operations Tech Company. Desde "nuestra familia" hasta "su familia", nos gustaría desearles unas felices fiestas y un próspero Año Nuevo. Si conoce la extensión de su grupo, puede...
- Gracias por llamar a The Operations Tech Company. Pregúntele a su representante de servicio al cliente sobre nuestros descuentos del 4 de julio en todos los servicios de reemplazo. Si conoce la extensión de su grupo, puede...
Ensayando y probando tu saludo
Antes de grabar el guión de su asistente automático, haga que la persona que seleccionó para leerlo lo ensaye varias veces frente a usted. Utilice esto para afinar la pronunciación y la anunciación. Después de grabar el nuevo saludo, llame a su sistema telefónico inmediatamente para verificar la grabación en busca de errores y asegurarse de que todas las opciones anunciadas funcionen según lo previsto.
