No existen distinciones claras en cuanto a qué trabajos de oficina realizan qué tareas de oficina. De hecho, en oficinas más pequeñas, encontrará que una persona realizará una variedad de responsabilidades de oficina diferentes. En las oficinas grandes, los deberes y responsabilidades están especializados y concentrados en trabajos de oficina específicos.
Esta guía le ayudará a decidir qué trabajos de oficina necesita para realizar las tareas necesarias para una oficina eficiente. No hay absolutos porque algunos trabajos deben ser realizados por una sola persona debido al gran volumen de trabajo; mientras que otras funciones como secretaria y recepcionista se pueden combinar en un solo trabajo y ser realizado por una sola persona.
Asistente Administrativo o Secretario Ejecutivo
Los Asistentes Administrativos y Secretarias Ejecutivas son personas altamente capacitadas, organizadas y motivadas. Son ellos los que mantienen a los ejecutivos y gerentes encaminados y les ayudan a gestionar negocios eficientes y bien organizados.
Recepcionista
La recepcionista saluda al público, es el "guardián" de la organización y realiza una variedad de otras tareas que son importantes para la empresa. Las tareas que se realizan varían entre pequeñas, medianas y grandes empresas.
Secretaria Médica y Asistente Administrativa
Los asistentes administrativos y de secretaría médica tienen la capacitación especial requerida por la profesión médica. Contratar a la secretaria o asistente administrativo equivocado afectará negativamente la forma en que opera su consultorio médico.
cajeros
El trabajo de oficina de un cajero va más allá de manejar simplemente el dinero en la oficina. No tiene que ser un trabajo de tiempo completo, pero una oficina bien diseñada tendrá controles y contrapesos para proteger los activos monetarios de la empresa.
Empleado / Entrada de datos
El empleado de oficina o el empleado de entrada de datos centra su esfuerzo en realizar una variedad de tareas básicas de oficina que mantienen la oficina en funcionamiento y la información fluyendo por toda la empresa. Este trabajo de oficina elemental es necesario para el funcionamiento eficiente de la oficina.
Gerente de Oficina / Supervisor
El trabajo del gerente de la oficina y/o del supervisor de la oficina es garantizar que la oficina funcione de manera eficiente y natural. Este individuo multifacético es la clave para una oficina exitosa.
Atención al cliente / Servicio al cliente
Los representantes de atención al cliente o de servicio al cliente son su voz y sus oídos para sus clientes. Un área de atención al cliente bien organizada puede marcar la diferencia entre que tu empresa crezca o se convierta en una estadística más en una economía difícil.
Gerente / Supervisor de Contabilidad
El trabajo del Gerente de Contabilidad o Supervisor de Contabilidad es garantizar la integridad de los procesos financieros que deben llevarse a cabo. Contratar o ascender a la persona equivocada para este puesto puede ser un error costoso.
Cada empresa tiene necesidades únicas y no todas las empresas necesitarán todos y cada uno de estos trabajos. Hay trabajos, como marketing y desarrollo empresarial, que podrían ser realizados por un individuo o un grupo de personas. Es necesario promocionar el negocio. Medios de comunicación social y el marketing digital han hecho que difundir el negocio sea mucho más fácil hoy que en el pasado. A menudo, en una nueva empresa, el fundador o propietario asumirá las funciones de promover el negocio para determinar los mejores lugares para conseguir clientes potenciales y clientes. A medida que el negocio crece, puede ser necesario dedicar una parte del tiempo de un empleado a respaldar este función, o puede tener sentido dedicar a una persona a tiempo completo para que sea responsable estrictamente de la promoción de la negocio.
