Especial planificadores de eventos - especialmente aquellos en el mundo sin fines de lucro — Sepa que organizar un evento de recaudación de fondos al aire libre es una gran idea. Este tipo de eventos, al igual que otras ideas de recaudación de fondos comunitarias, requieren que la planificación para el evento del próximo año comience inmediatamente después del de este año. evento para recaudar fondos concluye. Es importante informar sobre el evento y discutir qué salió bien y qué se podría mejorar mientras el evento aún está fresco en la mente del equipo. Discutir los éxitos y las mejoras garantiza que esas características puedan incluirse o mejorarse para el evento del próximo año. Esta planificación proactiva también añade valor a los patrocinadores. E, inevitablemente, todas las caminatas comunitarias exitosas esperan crecer y expandirse año tras año.
Es importante mantenerse centrado en el objetivo principal de la celebración de este tipo de eventos: la recaudación de fondos. Para aquellos planificadores de eventos que han realizado previamente una caminata comunitaria, uno de los momentos más importantes para la planificación ocurre después de que finaliza la caminata. Para aprender sobre los muchos aspectos de la planificación y ejecución de una caminata comunitaria para recaudar fondos, vamos para ver detrás de escena el evento del Día de la Madre organizado por Y-ME Breast Cancer de Chicago Organización.
Caminata para recaudar fondos contra el cáncer de mama del Día de la Madre de Y-ME
Y-ME fue fundada por dos sobrevivientes de cáncer de mama en 1979. La organización sin fines de lucro era mejor conocida por su programa multilingüe de Línea Directa Nacional de Cáncer de Mama para pacientes con cáncer de mama. El programa ganó fama como la única línea directa gratuita del país que funciona las 24 horas y cuyo personal está compuesto exclusivamente por sobrevivientes de cáncer de mama que son consejeras pares capacitadas. Pero la organización también organizó una caminata anual para recaudar fondos en el Día de la Madre, que apoyó sus programas y servicios. En 2007, Y-ME recaudó más de 7 millones de dólares con casi 43.000 caminantes de 12 ciudades. En 2008, participaron 15 ciudades. Desafortunadamente, Y-ME cerró sus puertas en 2012, pero el legado de su recaudación de fondos anual sigue siendo un excelente caso de estudio para los planificadores de eventos sin fines de lucro.
Gran parte del éxito de la recaudación de fondos de Y-ME se puede atribuir a un enfoque organizado de planificación y a estar atento primero a los objetivos más importantes. Liz Klug, ex directora de eventos especiales de la organización, dijo lo siguiente después de su año récord en 2007: “Tenemos un plan para varios momentos durante el proceso de planificación. Por lo tanto, tomaremos medidas para promover esos puntos más críticos a tiempo para asegurarnos de tener éxito. Por ejemplo, en una ciudad donde es posible que organicemos un evento por primera vez, debemos concentrarnos en asegurarnos de tener un excelente lugar y ubicación donde la gente quiera volver. En el futuro, podremos centrarnos en qué cafeterías entregaremos los folletos”. Echemos un vistazo a cómo Klug y el equipo de planificación de eventos de Y-ME organizaron un evento tan exitoso.
Analizando los números
Organizar una caminata comunitaria o un evento similar requiere reunir a varios electores diferentes. objetivos, pero en última instancia, la asociación o organización benéfica que organiza el evento lo hace para recaudar dinero para su causa. Por lo tanto, el primer paso en la planificación del próximo evento ocurre cuando finaliza el evento actual, y la mayor parte de ese trabajo gira en torno a los "números".
“Analizamos detenidamente las cifras una vez finalizado el evento”, explica Klug, “comparamos cómo lo hicimos este año con el [año] anterior. Analizamos la experiencia de los participantes. Evaluamos nuestras categorías de patrocinio. Respondimos a cualquier correo electrónico inmediato sobre los eventos”. Los planificadores de eventos también tomarán medidas inmediatas para garantizar que todos los involucrados en el evento de este año continúen el próximo año.
Klug también profundizó en los detalles. En sus evaluaciones miró desde el número de voluntarios que participaron hasta el volumen de camisetas distribuidas. Luego preguntaría si necesitaría más o menos para el próximo año.
Cronograma de planificación
Para quienes organizan una caminata comunitaria para recaudar fondos, es importante saber qué pasos se deben seguir en distintos momentos. La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro no pueden darse el lujo de contar con muchos miembros del personal y del comité de voluntarios para impulsar el éxito del evento. Pero los planificadores reconocen que deben asegurarse de trabajar estrechamente con la oficina del alcalde y el departamento de obras públicas de la ciudad para incluir el evento en el calendario público.
Klug sugiere que el primer paso después de analizar las cifras del año pasado sea centrarse en la contratación corporativa. Si el evento no es un programa nuevo, es importante obtener la soporte corporativo para el evento del próximo año inmediatamente después de que concluya el evento de este año. "Nos centramos en renovar los patrocinios cuando entregamos el informe final del evento", dice Klug. También ofrece los siguientes aspectos destacados para los planificadores interesados en organizar una caminata comunitaria como evento de recaudación de fondos:
- Identificar patrocinadores corporativos
- Desarrollar programas de equipos de caminata.
- Determinar las actividades del evento.
- Comenzar a caminar el reclutamiento
- Finalizar la logística del evento
- celebrar el evento
- Realizar un evento de “agradecimiento”
- Evaluar y comenzar el evento posterior.
Y-ME también contrataría una empresa de logística externa para encargarse de muchos de sus requisitos logísticos. Pero una de las más útiles fue implementar un sistema de registro en línea.
Éxito del sistema de registro en línea
Y-ME aprendió rápidamente sobre la importancia de utilizar la web para el registro en línea y desde entonces ha abogado firmemente por el uso de la tecnología para el registro en línea y la recaudación de fondos.
Invirtieron en un sistema de gestión de relaciones con los electores en línea para que sirviera como su sitio web de la carrera de 2003. Este tipo de sistema sirve como un sitio web personal para que los voluntarios hagan pedidos personalizados de donaciones y otras participaciones. Captura información en una única base de datos y sirve como herramienta para que los capitanes de los equipos ambulantes alienten a sus miembros.
Los participantes en línea aumentaron de 4.000 a 11.594. Las donaciones en línea aumentaron de 5.000 a 19.650. El equipo de Y-ME creía que contribuyó a alcanzar el objetivo de 2,35 millones de dólares y, como beneficio adicional, la tecnología redujo los costos administrativos en aproximadamente 20 000 dólares.
Un sistema de este tipo también puede servir como una importante herramienta de comunicación que permite a una organización realizar un seguimiento y continuar involucrando a sus integrantes más allá del día de la carrera.
Cronología del día de la carrera
Las caminatas comunitarias se programan con mayor frecuencia por la mañana. Dependiendo de la complejidad de la señalización y la ubicación, la preparación del evento generalmente puede comenzar tan pronto como una semana antes del evento, y la mayor parte de la actividad ocurre un par de días antes de la caminata.
Cuando Y-ME planeaba su evento anual de recaudación de fondos, el equipo normalmente intentaba limitar el área donde realizaban el evento. caminar de modo que no requiera una cantidad significativa de tiempo de recursos para ejecutar ciertas tareas operativas como apagar calles. Su marcha en general no fue competitiva, por lo que también ayuda el hecho de que no tuvieron que considerar los requisitos necesarios para un entorno de carrera más competitivo.
El calendario para el día de la carrera normalmente era el siguiente:
- Llega el equipo de planificación del evento (2,5 horas antes de la caminata)
- Registro de voluntariado (2 horas antes de la caminata)
- Registro y configuración del patrocinador (2 horas antes de la caminata)
- Comienza la inscripción (1,5 horas antes de la caminata)
- Configuración de la línea de salida (30 minutos antes de la caminata)
- Ceremonias de apertura (10 minutos antes de la caminata)
- Comienza la carrera
- Comienza el entretenimiento en el escenario principal (1 hora después de que comienza la caminata)
- Comentarios oficiales del escenario principal (después de que concluya la caminata; en la marca de 1,5 horas)
- El programa finaliza oficialmente (3 horas después de que comienza la caminata)
- Comienza el desglose del evento (después de que el evento finalice oficialmente)
Consejos para planificar una caminata o carrera comunitaria
Para aquellas organizaciones interesadas en realizar una caminata o carrera comunitaria por primera vez, Klug ofrece varias sugerencias que ayudarán a garantizar un evento exitoso.
- Comience con clientes potenciales cálidos, incluidos voluntarios bien conectados, patrocinadores o un equipo grande. Definir resultados mensurables.
- Evalúe los eventos de la competencia en su ciudad/ubicación para identificar sus mejores prácticas y áreas de mejora.
- Trabaje con la oficina del alcalde de la ciudad y los distritos de parques para discutir los permisos necesarios y la logística de su evento: hora, ubicación, número de participantes. Asegúrese de estar preparado para esas reuniones.
- Comprenda su presupuesto y asegúrese de mantener sus gastos operativos entre el 25 y el 30 % para un nuevo evento. Algunas organizaciones benéficas se esforzarán por cubrir entre el 15 y el 20 % de los gastos totales.
- Patrocinadores seguros para absorber el 100% de los gastos operativos de su evento.
