Planificadores de eventos pasar mucho tiempo preparándose para sus eventos pero a veces pueden pasar por alto las pequeñas cosas que ellos (o sus clientes) pueden necesitar el día del evento en sí. Un gran organizador de eventos nunca llega a un evento con las manos vacías. Una forma de evitar el viaje de emergencia de último momento a la tienda por una necesidad básica para un evento corporativo es crear un kit de suministros que lo acompañe a donde quiera que vaya. Ya sea que estés preparando una seminario, conferencia u otro tipo de evento, su kit de suministros para el planificador de eventos debería ayudarle en un apuro. Aquí hay algunos artículos que querrás conservar en tu kit.
Comenzaremos con la propia caja de almacenamiento. Es importante comprar una caja de suministros de almacenamiento que no sea demasiado grande pero que tenga suficiente profundidad para contener una variedad de suministros. Una caja de almacenamiento de plástico transparente es extremadamente útil para este propósito y, como tal, puede contener muchos artículos diferentes.
El desafío es encontrar un proveedor que tenga algo del tamaño adecuado para contener artículos más grandes, como como dispensadores de cinta, sin sentir que estás cargando una enorme caja de almacenamiento en cada evento al que asistes. Puede tener éxito con cajas o tinas con las siguientes dimensiones: 5,87" de alto x 10,62" de ancho x 16,12" de profundidad.
Planificadores de eventos y reuniones. Enviamos una increíble cantidad de material en cajas para cada evento. Incluso un seminario pequeño para 35 personas a menudo requerirá abrir una docena de cajas de cartón con suministros. Dependiendo de lo que se envíe, a veces los artículos promocionales y de otro tipo se envían en cajas más pequeñas dentro de esas cajas. Aquí es donde un cúter resultará útil.
A algunas personas les gustan los cortadores de cajas más grandes y voluminosos que permiten un agarre fuerte. En términos generales, normalmente simplemente cortas cinta adhesiva en el exterior de las cajas. Para su kit de suministros para eventos, lo liviano es casi siempre la mejor opción.
Tan importante como el cortador de cajas es la cinta de envío y el dispensador de almacenamiento. Una vez concluido el evento, todo se debe volver a empaquetar y enviar de regreso a la oficina o al lugar del próximo evento.
Una pistola de cinta suele ser demasiado grande para la mayoría de las necesidades, pero un dispensador de mano es extremadamente fácil de usar y hace el trabajo. Empaque un papel con un dispensador en su kit y esto facilitará la preparación para el envío.
Parece un elemento que quizás no sirva de mucho, pero las tijeras son sumamente importantes para cortarlo todo. desde manteles mal cosidos con hilos expuestos hasta compras de último momento a las que es necesario quitar las etiquetas de precio.
Un par de tijeras clásicas de 5" caben cómodamente en la caja (además, serán más livianas). La mayoría de las tijeras disponibles en las tiendas de suministros de oficina son un poco más grandes, alrededor de veinte centímetros. Encuentre un par hecho de acero inoxidable de buena calidad, ya que resistirán el desgaste básico.
Uno de los últimos elementos que se elaboran antes de cualquier evento corporativo es el insignias de nombre de invitado. Esto se debe a que muchas personas confirman y/o rechazan las invitaciones en el último minuto, lo que requiere que Los organizadores de reuniones esperan hasta la última hora posible para producir las etiquetas con los nombres para no excederse ni excederse. orden.
Inevitablemente, habrá nombres que pueden estar mal escritos y algunas personas llegarán sin avisar. Para esas situaciones, es más fácil tener un suministro de etiquetas de nombre en blanco para que las personas simplemente escriban sus nombres. Si tiene un gran rendimiento, también puede llevar etiquetas de nombre en blanco que tengan la empresa o Logotipo de la asociación impreso con láser para darle un aspecto más pulido y profesional al nombre de "emergencia". etiqueta. Nos gusta tener a mano en todo momento el tamaño de 3" x 4" (el tamaño más popular).
Tener un suministro de marcadores y resaltadores a mano es útil en muchas situaciones para los organizadores de eventos. La mayoría de ustedes no necesitan que les indique los usos obvios para resaltar elementos en cuadernos de eventos, etc. Sin embargo, es interesante considerar las solicitudes externas que puede recibir cuando un resaltador será útil.
Por ejemplo, los ejecutivos corporativos y otras personas generalmente llegan preparados para sus propias presentaciones y suelen tener páginas de notas preimpresas.Presentadores A menudo dependerá del planificador de la reunión para que se encargue de las tareas domésticas y otros mensajes que cualquiera de los presentadores pueda necesitar transmitir. En algunos casos, escribí esos elementos directamente en las páginas de notas y los resalté en colores no tradicionales como el naranja para que estas situaciones se destaquen.
Del mismo modo, nunca es mala idea traer un par de cajas extra tanto de bolígrafos como de lápices a tu evento. Por lo general, se espera que el organizador de la reunión o del evento tenga estos suministros a mano, no sólo para él mismo, sino también para los presentadores, asistentes, e incluso el personal de eventos.
