Hay muchas razones por las que las empresas comienzan a buscar un nuevo software de planificación de recursos empresariales (ERP).
ERP vs. QuickBooks y otro software de contabilidad
Muchas empresas superan su nivel de entrada programa de contabilidad paquetes, como QuickBooks o Peachtree. Otros descubren que su software existente no se integra con otros sistemas de software de terceros y crea la necesidad de trabajar más. Cualquiera sea el motivo, la primera pregunta que probablemente se hará al comprar un nuevo sistema ERP es "¿Cuánto costará?"
Costos ocultos en el precio del software
El costo total de propiedad incluye una variedad de costos, no sólo las tarifas de licencia de software. Un documento técnico de ERP Panels indica que la implementación de ERP tiene cuatro costos:
- Tarifas de licencia de software
- Cuotas de mantenimiento
- Hardware
- Servicios de implementación
Sin embargo, otros especialistas en implementación sugieren que estos costos son mucho más altos que los citados en el documento técnico de ERP. IQMS, que ofrece sistemas de software ERP desde 1989, citó muchos otros costos ocultos en su experiencia al realizar implementaciones de ERP que los propietarios de empresas deberían considerar. Según IQMS, el
- Implementación
- Capacitación
- Desarrollo para personalización
- Rediseño de procesos
- Mantenimiento
- Actualizaciones
- Apoyo
IQMS recomienda que se asegure de que su proveedor de software incluya todos estos costos en su propuesta y que tendrá una estimación razonable de los costos totales si ellos están voluntariamente "poniéndolos sobre la mesa" para que usted los ver.
Planifique en consecuencia el costo de implementación
Los costos totales de implementación nunca se conocerán hasta que complete su proyecto porque en retrospectiva es 20/20. Sin embargo, dicho análisis retrospectivo no le servirá de mucho a la hora de evaluar el presupuesto preparado antes de completar la implementación de su nuevo sistema ERP. Si bien nunca podrá saber con precisión cuáles terminarán siendo sus costos finales, puede asegurarse de que su presupuesto sea al menos razonable.
No hay peor sensación en el mundo de los negocios que estar por encima del presupuesto, y muchos proyectos están por encima del presupuesto sólo porque están subpresupuestados. Así que asegúrese de realizar algunas comprobaciones sencillas para asegurarse de que todos los costos estén incluidos y que los costos presupuestados parezcan razonables.
Esto plantea la pregunta: "¿Cuáles son los costos razonables?" El mejor consejo viene de J. Carlton Collins, contador público certificado, quien escribió que "la realidad es que el costo de implementar un mercado medio para Un sistema de software de contabilidad de alta gama normalmente oscilará entre 1:1 y 2:1 en comparación con el costo del software."
Esta sencilla regla general puede guiarle en sus costes totales. Los sobrecostos totales suelen ser mucho mayores que los de una planificación, preparación y pruebas adecuadas.
Debe esperar gastar entre el 20 y el 25 por ciento de sus costos en esta fase de planificación y preparación, y Collins indica que solo El 10 por ciento de los costos se gasta en la implementación del software, mientras que la mayor parte de los costos de implementación del ERP se destina a capacitación. costos.
¿Es el ERP la mejor opción para su empresa?
La conclusión aquí es que debe considerar que los costos totales de implementación de ERP incluyen todos los costos y que Estas estimaciones de costos son razonables si desea tener una idea precisa de lo que gastará en su nuevo sistema.
También debe dedicar recursos adecuados a la planificación, preparación, pruebas y capacitación porque si no lo hace Si gasta dinero en estas áreas, probablemente terminará pagando más de lo previsto por su sistema ERP. implementación.
