Antes de finalizar la contratación de nuevos empleados, debe pedirles que completen una lista de la documentación para nuevas contrataciones. Un documento en esta lista es el Formulario I-9: Verificación de elegibilidad de empleo. Para completar el formulario, el empleado debe mostrarle documentos que verifiquen que es elegible para trabajar en los EE. UU.
Conozca cómo funciona el Formulario I-9, incluido cómo usted y sus nuevos empleados pueden completar este importante formulario.
Conclusiones clave
- Se debe completar el Formulario I-9 por cada nuevo empleado en su pequeña empresa, para verificar la elegibilidad de la persona para trabajar en los EE. UU.
- El empleado debe presentar documentos que demuestren tanto su identidad como su elegibilidad laboral, y el empleador debe revisar y verificar los documentos.
- No es necesario que envíe el Formulario I-9 al Servicio de Inmigración y Aduanas de EE. UU., pero debe conservar copias firmadas en caso de una auditoría o investigación.
¿Qué es el Formulario I-9?
Formulario I-9, o Formulario de Verificación de Elegibilidad de Empleo, es requerido por el Servicio de Inmigración y Aduanas de los EE. UU. (USCIS) para proporcionar documentación de que un empleado recién contratado está autorizado a trabajar en EE. UU. El nuevo empleado debe completar este formulario y proporcionar la documentación adecuada de (a) identidad y (b) elegibilidad laboral, y el empleador debe revisar y verificar la documentos.
El formulario I-9 se actualiza periódicamente. Para asegurarse de tener el formulario más reciente, mire la fecha de vencimiento en la esquina superior derecha. Para obtener más información sobre las fechas de revisión del Formulario I-9, puede registrarse en recibir actualizaciones por correo electrónico del USCIS.
¿Quién necesita completar el formulario I-9?
Cada nuevo empleado y su empleador deben completar el Formulario I-9 en el momento de la contratación, es decir, antes o el primer día de empleo. Pero no puede exigir que alguien complete el formulario antes de aceptar un trabajo en su empresa.
No es necesario utilizar un I-9 para verificar la elegibilidad laboral de contratistas independientes (no empleados, trabajadores domésticos ocasionales o empleados que no trabajan en los EE. UU.). Los propietarios de empresas que trabajan por cuenta propia no necesitan completar este formulario porque no son empleados. Una excepción: los propietarios de una corporación a veces trabajan como empleados. En este caso, complete el Formulario I-9 y manténgalo archivado para cada propietario/empleado.
Tiene derecho a no contratar a un solicitante o a despedir a un empleado que no presente la documentos de verificación de empleo requeridos o que usted sabe que no está autorizado a trabajar en los Estados Unidos Estados.
Cómo completar un formulario I-9
Completar el Formulario I-9 es un proceso de dos pasos. Primero, el empleado completa su parte, con información personal e información sobre su elegibilidad para trabajar en el EE.UU. Luego, el empleado presenta documentos que respaldan sus declaraciones y el empleador revisa los documentos y verifica a ellos.
El empleado debe presentar documentos que demuestren tanto su identidad como su elegibilidad laboral. Pueden hacer esto de dos maneras:
- Presentar un documento de la Lista A (como un pasaporte) que demuestre tanto la identidad como la elegibilidad laboral.
- Presentar un documento Lista B que acredite su identidad y un documento Tipo C que acredite su elegibilidad laboral.
Puede encontrar las listas de documentos en línea en I-9 Central (con muestras de cada tipo de documento) o en el Instrucciones para el Formulario I-9. Para más información consulte el Manual de USCIS para empleadores.
Sección 1
El empleado completa esta parte del formulario dando su nombre y otra información personal. También deberán dar fe de su situación laboral, con los números de documento correspondientes:
- Ciudadano de los EE.UU.
- Nacional no ciudadano
- Residente legal permanente
- Extranjero autorizado para trabajar hasta una fecha de vencimiento
Si alguien está traduciendo para el empleado, debe incluir la información del traductor.
Sección 2
En esta sección, el empleador incluye información sobre el documento o documentos que le entrega el empleado. Ingrese un documento de la Lista A o un documento de cada una de la Lista B y la Lista C:
- Titulo del documento
- La autoridad emisora
- Número del Documento
- Fecha de vencimiento (o "N/A" si no hay ninguna)
También debe incluir la primera fecha de empleo del empleado y brindar información sobre el firmante del formulario y el empleador o un representante autorizado.
Debes mirar los documentos proporcionados por cada empleado y debes aceptarlos si parecen genuinos. No se pueden aceptar copias, excepto actas de nacimiento. El USCIS no verificará documentos específicos a menos que se presenten a través del sistema E-Verify.
Seccion 3
Esta sección es para reverificaciones y recontrataciones. Puede utilizar esta parte del formulario para volver a verificar a un empleado por un documento que ha caducado.
¿Dónde se presenta el formulario I-9?
No necesita enviar una copia de cada Formulario I-9 al USCIS. Asegúrese de tener un formulario completo (tanto el empleador y secciones de empleados) para cada empleado y guarde los formularios donde pueda recuperarlos en caso de una auditoría o inspección.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Para qué se utiliza un formulario I-9?
El Servicio de Aduanas e Inmigración de EE. UU. (USCIS) exige que los empleadores utilicen el Formulario I-9 para verificar la identidad de los nuevos empleados y la elegibilidad del empleado para trabajar en el Los empleados estadounidenses deben presentar documentos al empleador que demuestren tanto su identidad como su elegibilidad, y el empleador debe revisar y verificar los documentos anotando el documento títulos.
Tanto el empleador como el empleado dan fe de los documentos, con sanciones si cometen perjurio al dar información falsa. Un empleador no puede contratar o debe despedir a un nuevo empleado o empleado que no tenga la documentación adecuada o que se sepa que no está autorizado a trabajar en los EE. UU.
¿Existe una versión electrónica del formulario I-9?
El Formulario I-9 está disponible en una versión PDF que puede completar y que puede usar para completar la información en los espacios en blanco y guardarla en una computadora. También puedes descargarlo en un dispositivo móvil. La versión de descarga no se puede firmar electrónicamente, por lo que incluso si ingresa la información en el Formulario PDF, deberá imprimirlo para ser firmado tanto por el representante de su empresa como por el nuevo empleado.
También puede obtener una versión en español del formulario I-9, pero solo se puede utilizar en Puerto Rico. La versión en inglés del formulario debe usarse en todos los demás estados y territorios de EE. UU.
¿Cuál es la multa por no completar el Formulario I-9?
Los empleadores pueden ser penalizados por perjurio (dar declaraciones falsas) por contratar a sabiendas a un empleado no autorizado. También está prohibido contratar a cualquier persona, incluidos ciudadanos estadounidenses, sin verificar su identidad y autorización de empleo en el formulario. I-9.
Los empleadores pueden recibir multas si el formulario no se completa correctamente y las personas pueden ser procesadas por ingresar información falsa a sabiendas y intencionalmente. Se pueden imponer sanciones y multas por estas violaciones a cada individuo (empleado) que no haya sido autorizado o no haya sido verificado. Debe guardar todos los formularios I-9 y tenerlos disponibles si el USCIS inspecciona su negocio.
