Cada día te llega más y más información. Correo nuevo, informes de varios comités, facturas, propuestas y más llegan a su escritorio varias veces al día. Está demasiado ocupado para ocuparse de ello de inmediato, por lo que comienza a acumularse. Tu escritorio comienza a parecer una zona de guerra.
El problema aquí no es que su escritorio esté desordenado; el problema es que se pierden cosas importantes. O queda enterrado por el material nuevo que llega, o está en el material nuevo pero no se nota. Como resultado, dedica demasiado tiempo a cosas que son simplemente urgentes en lugar de a aquellas que son importantes.
Cuando su jefe quiera saber cuándo podrá tener ese informe para el vicepresidente, no querrá decirle que no notó el memorando que le envió solicitando el informe. A su jefe tampoco le emocionará saber que el diseño de la nueva línea de productos está retrasado porque lo dejó a un lado, lo cubrió y lo olvidó.
Algunas personas le dirán que la mejor manera de resolver este problema es tener el escritorio limpio. Otros dicen que un desastre está bien. ¿Quién tiene razón?
Escritorio desordenado, mente desordenada
No hace mucho, existía una expresión popular: "un escritorio desordenado es señal de una mente desordenada". esa expresión dio origen a toda una industria diseñada para ayudar a los ejecutivos de negocios a limpiar sus escritorios como señal de su estado mental. agudeza.
Sin duda habrás visto películas en las que el jefe se sienta en su oficina en lo alto de un rascacielos del centro de la ciudad. Está sentado detrás de un escritorio con tapa de cristal y sin cajones. Los únicos adornos son el impresionante juego de bolígrafos para firmar documentos importantes y un teléfono o intercomunicador para poder dar órdenes.
Por otro lado...
Mucha gente no ve nada malo en que haya montones de papeles cubriendo el escritorio, incluso desparramándose sobre los asientos de las sillas y el suelo de la oficina. Citan refranes como "un escritorio desordenado es señal de genio" y "un escritorio desordenado es sólo señal de un escritorio desordenado".
Todos conocemos a alguien cuyo escritorio es así. No ves cómo pueden siquiera saber si el escritorio es de metal o de madera. Sin embargo, cuando les pides algo, van directo a una pila, hojean 2 o 3 hojas y sacan lo que les pediste.
Lo que funciona para ti
Ambas partes tienen razón. La cuestión no es cuál es la correcta. La cuestión es cuál te hará más eficaz. Existen algunas pautas fundamentales que se aplican a ambos enfoques, pero la clave es trabajar de una manera que le permita ser más eficaz. Casi todo el mundo necesita deshacerse del desorden que hay encima de su escritorio, pero tener no más de un elemento en su escritorio a la vez no funcionará para muchos de nosotros.
Mucha gente está trabajando en varios proyectos al mismo tiempo (o casi al mismo tiempo). Los tipos creativos sienten la necesidad de tener inspiración a su alrededor. Las personas orientadas a los detalles necesitan volúmenes de material de referencia a mano. Algunas personas sienten que las montañas de trabajo las hacen parecer ocupadas y, por lo tanto, las mantienen más seguras en tiempos de despidos. Otros sienten que un escritorio limpio demuestra cuán eficientes son a la hora de realizar el trabajo. Lo importante es hacer lo que funcione para usted.
Cómo domesticar al monstruo
Ya sea que opte por el escritorio de vidrio esterilizado o simplemente quiera poner un poco más de orden en el caos de su escritorio, existen algunas pautas fundamentales:
- Realmente quiero mejorar: No recomendamos el enfoque severo que algunos hacen. Desafortunadamente, eso deja excusas para ser demasiado indulgente contigo mismo. Este intento de hacer que su escritorio esté menos desordenado y sea más eficiente depende de que usted haga un esfuerzo serio.
- Mantener, tirar o mover: Encuentra tres contenedores. Etiquete la "residencia" más pequeña. Etiquete el "lanzamiento" más grande. Haga que otro contenedor tenga la etiqueta "mover". Las cosas realmente vitales irán a su contenedor de almacenamiento para ser clasificadas más tarde. Todo lo que quieras llevarte a casa o regalar va al contenedor de "mudanza". Todo lo demás va al contenedor de desechos.
- Comience con el más antiguo: Al mirarlos, puedes saber cuál pila es la más antigua. Por lo general, está más alejado de su silla. Será más fácil tirar los artículos de esta pila.
- Evalúe cada pieza solo una vez: Mire cada elemento de la pila. Decide en qué contenedor irá. No puedes volver a dejarlo en tu escritorio para más tarde, tienes que decidir ahora. Pon todo en uno de los tres contenedores. No hay otra opción.
- Pregúntese esto: La primera pregunta es "¿tengo esto en otro lugar o puedo conseguirlo de alguien?" Si tienes una copia en tu correo electrónico, o en un informe, o en el escritorio de la persona que preparó el análisis de mercado, etc., no es necesario que guardes otro Copiar. Echarlo. Luego pregunte "¿por qué necesito esto?" Si la respuesta es a) tomar medidas al respecto, b) hacer algo con ello cuando recibo más información de alguien, o c) para referirme mientras hago otro trabajo, guardarlo montón. (Después de deshacerte del desorden, volverás a ordenar tu pila de recuerdos según esas tres categorías, así que siéntete libre de separarlas ahora. Ahorrará tiempo más adelante.) Si su respuesta fue otra cosa, deseche ese elemento.
- Sea despiadado y valiente: A medida que avances en cada montón, acercándote cada vez más a las cosas que acaban de llegar, sé implacable en tus decisiones. No tomar prisioneros. Si realmente no lo necesitas, tíralo. Y sé valiente. No te aferres a algo sólo porque algún día alguien podría preguntarte algo al respecto. No construyas una fortaleza de papel para protegerte.
Gestionar el problema
Su escritorio no tiene que estar esterilizado y completamente libre de papel, aunque puede serlo si eso ayuda. Su objetivo es organizar su escritorio para maximizar su eficiencia. Si eso significa tener unas cuantas pilas más en su escritorio que las de la persona de al lado, está bien, siempre que todo lo que conservó le ayude a alcanzar su objetivo de aumentar la eficiencia.
