La mayoría de los lugares están acostumbrados a las presiones que conlleva la coordinación de múltiples eventos en un corto período de tiempo. Después de todo, su negocio depende de que brinden un servicio de calidad y cada evento es una oportunidad para mostrar sus habilidades a ambos. planificadores de eventos y asistentes. Sin embargo, el momento más crítico llega incluso antes de que comience el espectáculo, cuando el cliente ingresa a la sala de banquetes para prepararlo. Es en este momento donde se marcará la pauta para el resto del día.
Tenga sus carritos listos
Lo primero que su cliente querrá hacer es desempacar todos los suministros para eventos de su vehículo. Esta puede ser una tarea difícil, especialmente si la situación del estacionamiento es difícil de transitar. Imagínese a alguien entrando a su local con un montón de cajas pesadas: ¿qué es lo primero que buscará? La respuesta es, por supuesto, un carro o cualquier otra cosa que aligere su carga y facilite significativamente el siniestro trabajo de descargar. Tener carritos disponibles justo cuando entran al lugar es una manera fácil de hacerlos sentir "aliviados" con solo presentarse.
Preparar las mesas de registro
Lo siguiente en la lista de cosas por hacer para la mayoría de los clientes es configurar el registro. Esto significa tu lugar Será mejor que tenga todos los componentes de registro en su lugar antes de que lleguen. Eso incluye todas las mesas, sillas, electricidad y zócalos. Organizar etiquetas de nombre y materiales de registro consumirá mucho tiempo para los organizadores de eventos, y no deberían tener que esperar a que usted implemente estas cosas simples para comenzar.
Tener todas las habitaciones con juego de mesas y mantelería.
Obviamente, colocar todas las mesas y sillas en el espacio para eventos puede llevar algo de tiempo. Con suerte, si vienes de un evento anterior, le has dicho al cliente con anticipación cuándo esperar que se instalen todos los componentes de la sala. Si su cliente entra en una habitación con docenas de trabajadores luchando por desapilar mesas y sillas, probablemente entrará en pánico. Lo ideal es que su equipo de operaciones tenga todo listo y con manteles en su lugar para que los planificadores puedan comenzar a colocar centros de mesa, artículos de subasta, etc.
Obtenga todos los carteles con anticipación
El hecho de que el planificador principal sepa cómo navegar por el edificio no significa que su equipo de apoyo también lo sepa. Puedes ahorrarles a todos muchas molestias innecesarias si actualizando la señalización dentro de su edificio tan pronto como el período de instalación esté a punto de comenzar. Tenga en cuenta que los vendedores como floristas y DJ también necesitan saber adónde ir. Todas estas son cosas que debes revisar con tu cliente antes del día del evento, pero también es necesario tenerlas en cuenta el gran día.
Revisar BEO y facturas
Nuevamente, es probable que hayas enviado estos documentos por correo electrónico varias veces durante los días previos al evento, pero nunca está de más revisarlos por última vez. Aunque el tiempo de preparación es agitado, es necesario dedicar 15 minutos a revisar estos documentos juntos. Los coordinadores del lugar deben tener un paquete listo para su cliente que incluya el BEO, diagrama de habitaciones y posible factura. Muy pocos planificadores experimentados dejarán pasar la oportunidad de revisar estos artículos críticos.
Introducciones
Asegúrese de llevar a los miembros clave de su equipo a su cliente para una presentación formal. Esta lista incluye el gerente del Servicio de Alimentos, capitán de banquete, supervisor de operaciones y coordinador audiovisual. Piense en nombre de su cliente al presentar al equipo: ¿hay algún detalle que deba discutirse cara a cara con su equipo directivo? Iniciar una breve conversación es una forma efectiva de resaltar quién está a cargo de cada área.
Esta breve lista de verificación de elementos de configuración del evento será de gran ayuda para mantener contento a su cliente a su llegada. Como representante principal de su lugar, siempre es mejor darles a los clientes su número de teléfono celular en caso de que algo salga mal mientras trabaja en su oficina. Recuerde, es posible que se sientan frustrados si necesitan algo, pero se frustrarán aún más si no pueden encontrar a nadie que los ayude.
