Incluso con los modernos sistemas de punto de venta (POS) actuales, aún se necesita un procedimiento para contabilizar las ventas de una tienda. dinero ingresos. Estos controles internos son necesarios para evitar el mal manejo del dinero y salvaguardar los activos contra pérdidas o robos.
Los controles internos sólidos no sólo promueven la eficiencia operativa, sino que también garantizan registros contables confiables que serán necesarios cuando llegue el momento de declarar impuestos. Una de las causas más comunes de contracción o pérdida en su tienda es por el mal manejo del efectivo. Cuando se investiga, la causa más común se reduce a la falta de procedimientos o controles adecuados.
Este sistema de gestión de efectivo se puede crear al mismo tiempo. políticas de la tienda están establecidos. Muchos de los de hoy punto de venta Los sistemas tienen instrucciones paso a paso para cerrar (también conocido como equilibrar) el cajón de efectivo para guiar al empleado.
Inteligencia de Negocio
La gerencia de la tienda o los cajeros pueden obtener un informe de ventas en cualquier momento durante un turno. Al agregar el comenzando con efectivo en el cajón Además de la cifra de ventas diarias, un minorista sabrá exactamente cuánto dinero debe haber en la caja registradora o en el sistema POS en un momento dado.
Hay varias razones por las que esto es útil:
- Evita mantener demasiado efectivo en el piso de ventas.
- Protege contra pérdidas si roban la tienda.
- Evita situaciones en las que un cliente se queja de muy pocos cambios.
- Revela frecuentes excedentes o escaseces para cajeros particulares.
- Elimina la tentación de sacar dinero en efectivo sin documentación del cajón portamonedas.
Cómo y cuándo implementar
El equilibrio de una caja registradora suele realizarse al final del día o al final del turno de caja. El cajón de efectivo y su contenido deben llevarse a una oficina u otra zona apartada para preparar el informe. Si equilibra el cajón después de cerrarlo, asegúrese de que piso de ventas Las luces están apagadas y la puerta está cerrada. Muchos vendedores tienen prisa y tienden a empezar a cerrar antes de que la tienda cierre realmente. Esta no es una práctica segura. Sin embargo, si tiene varios empleados en la tienda, es posible cerrar una de las cajas registradoras durante el horario de atención.
Se debe investigar cualquier exceso o escasez. Se debe tener en cuenta la naturaleza humana para errores menores y pequeñas cantidades, pero frecuentes Las discrepancias podrían ser una señal de robo por parte de los empleados o pueden indicar que se requiere capacitación adicional para un cajero concreto. Como regla general, desea asegurarse de que las discrepancias no excedan los $2 al final del día.
El efectivo inicial disponible se vuelve a colocar en la caja registradora y se guarda para la noche mientras se prepara el depósito para el banco. Todos los comprobantes de tarjetas de crédito, informes terminales y otros recibos de caja registradora pueden graparse al informe diario del cajón de efectivo y archivarse por fecha.
Separación de tareas
Para una mayor responsabilidad, considere utilizar dos personas para equilibrar la caja registradora. Una persona contará el cajón y creará el informe de caja diario, mientras que la otra persona preparará un depósito bancario. Ambos miembros del personal deberán firmar el informe indicando que son responsables de las cifras mostradas. Si bien ningún sistema puede prevenir el fraude, este registro de auditoría ayudará a desalentar la colusión entre los empleados.
Al comienzo del siguiente turno, a cada cajero se le debe asignar su propio cajón de dinero. Tener el cajero Vuelva a contar el efectivo en el cajón para verificar el saldo inicial. si eres un Tiendita con una sola caja registradora, lo más probable es que el efectivo permanezca en el cajón durante la noche. Si esta es tu situación, el procedimiento es el mismo.
Una última nota: dado que el error humano es parte del juego, asegúrese de incluir las discrepancias en su efectivo como parte de sus estados de pérdidas y ganancias. Agregue una línea a sus estados de pérdidas y ganancias que presupuestan y muestren una pérdida por conteo erróneo. Esta es otra forma de auditar y gestionar la pérdida.
