Cada Organizador de eventos Quien se precie sabe que una lista de verificación de planificación de eventos es quizás la herramienta más valiosa para planificar un evento exitoso. Es la única herramienta de planificación de eventos que te hará sentir cómodo cuando te despiertas en medio de la noche. Sudando de pánico, convencido de que había olvidado un detalle importante en la planificación de su próximo viaje. evento. Con una lista de verificación integral de planificación de eventos a su lado, puede abordar su evento con confianza, sabiendo que no ha pasado por alto nada.
¿Qué pasa si te consideras súper organizado y ya utilizas una lista de verificación cuando planear un evento, pero te has encontrado con situaciones en las que te diste cuenta (demasiado tarde) de que no prestaste atención a algún detalle importante. ¿En dónde te equivocaste?
Cada evento requiere una lista de verificación de planificación de eventos diseñada teniendo en cuenta ese evento en particular y adaptada a las especificaciones individuales del evento. Por eso, cada lista de verificación de planificación de eventos es diferente. Sin embargo, hay cinco elementos que debes tener en tu lista de verificación de planificación de eventos, independientemente de si estás planeando una pequeña fiesta de cumpleaños o una gran función corporativa.
Firmar contratos de eventos
Puede parecer obvio, pero asegúrese de firmar (y recibir copias firmadas a cambio) todos los contratos que necesita para su evento. Esto incluye contratos de eventos con el cliente, lugar, proveedores, hotel, entretenimiento, etc. Un apretón de manos firme es una buena manera de hacer negocios, pero no es la forma de asegurar la contratación de ningún proveedor ni la forma de comprometerse a trabajar para un cliente. Obtenga todo por escrito y no haga ningún trabajo ni gaste un centavo en la planificación de su evento hasta que toda la documentación haya sido firmada y entregada. Si es un planificador de eventos y necesita un contrato de eventos para sus servicios de eventos, haga clic aquí.
Confirmar la fecha y hora
Estás inmerso hasta las rodillas en las etapas de planificación de este evento. ¿Cómo es posible que alguien se equivoque en la fecha? Los proveedores suelen tener otros negocios por delante. Los clientes pueden acordar una fecha y hora para el evento y luego simplemente olvidarse de notificarle el cambio de planes. Antes de comenzar a planificar su evento, verifique la fecha y la hora de inicio y finalización y consígalas por escrito, para que todos estén en sintonía.
Contratar ayuda adicional
No subestimes el valor de contar con ayuda adicional el día de tu evento. Siempre hay algo que necesita atención y la mayoría de los organizadores de eventos ya están demasiado ocupados organizando el evento para dedicar su atención a las situaciones que surgen. Contratar ayuda adicional es un paso importante que con frecuencia se pasa por alto hasta que posiblemente sea demasiado tarde para contratar al mejor personal de eventos para el trabajo en cuestión. No se conforme con las sobras cuando se trata de contratar personal para eventos. Incluya este elemento en la lista de verificación de su evento y consiga el personal mejor capacitado con la experiencia que necesita y que se ajuste al presupuesto de su evento.
Realizar un recorrido por el sitio
Nada se compara con imaginar algo en tu mente y experimentarlo de primera mano. Realizar un recorrido por el lugar del evento con su cliente y proveedores es un paso crítico en el proceso de planificación de eventos. Presenta una oportunidad para plantear preguntas, abordar inquietudes y llegar a un acuerdo sobre la configuración de la sala, la decoración, la ubicación de las inscripciones y el flujo general del evento. A menudo, incluso cuando pensamos que nos estamos comunicando claramente, nuestra visión de algo contrasta marcadamente con lo que otra persona está imaginando basándose en nuestra descripción. Realice un recorrido por el espacio físico durante las etapas de planificación, para que no haya sorpresas el día del evento.
Incluir recordatorios de seguimiento
En el mundo ideal, contárselo a alguien una vez sería suficiente para garantizar que se haga el trabajo. Desafortunadamente, el mundo laboral real no funciona de esa manera o al menos no el negocio de la planificación de eventos. Con tantos detalles que gestionar y múltiples jugadores involucrados en las distintas etapas del evento, es fácil que algo se pierda. Por lo tanto, cuando desarrolle su lista de verificación de planificación de eventos para mantenerse organizado y dentro del cronograma, asegúrese de incluir recordatorios para ciertos seguimientos. Por ejemplo, si habló con el proveedor de catering sobre ideas para el menú, incluya también un elemento en su lista de verificación de planificación de eventos que diga: "Haga un seguimiento con el proveedor de catering en un menú propuesto” y “Programar degustación con el proveedor de catering”. En la planificación de eventos, no existe tal cosa como confirmar algo demasiado. veces.
