La desorganización y la confusión pueden resultar irritantes, pero peor aún, son perjudiciales para los negocios. Piénselo de esta manera: a medida que aumenta el caos, las ganancias disminuyen. ¿La respuesta? Buena gestión de oficina. Una vez que comience a aplicar los siete principios de una buena gestión de la oficina, se sorprenderá de la diferencia que supone una buena gestión de la oficina y de cuántos más negocios podrá realizar.
1. Estableciendo rutinas
Las tareas rutinarias necesitan procedimientos rutinarios si quieres mantente organizado y mantener todo funcionando sin problemas. Establezca rutinas para el manejo de papeleo y sistemas de oficina.
Cada hoja de papel que llega a su oficina debe manipularse una vez, actuar en consecuencia y archivarse, no apilarse al azar sobre un escritorio. De manera similar, las comunicaciones digitales, como los correos electrónicos, deben priorizarse y actuar de inmediato, si es posible, o marcarse para acciones futuras.
Sistemas de oficina, incluidos equipos de escritorio, portátiles, servidores de archivos,
2. Definición de responsabilidades
Una buena gestión de la oficina depende de que la gente sepa quién es responsable de qué. Las personas responsables son las que a menudo logran que se hagan las cosas.
¿Qué pasaría, por ejemplo, si el adquisitivo para su pequeña empresa fue hecho por quienquiera cuando? ¿Podrías encontrar papel para impresora cuando lo necesitaras? Poner a una persona a cargo de ordenar todos los equipos y suministros resuelve el problema y mantiene todo funcionando sin problemas. Tener empleados envíe por correo electrónico a la persona designada cualquier solicitud de suministros o publique una lista escrita a mano en un lugar visible donde las personas puedan agregar lo que necesiten.
Lo mismo ocurre con la administración de sistemas informáticos. Debe tener una persona responsable de la seguridad de sus sistemas informáticos y de realizar un seguimiento de elementos como cuentas, contraseñas y software. Usando sistemas basados en la nube para aplicaciones de oficina, software de contabilidad y almacenamiento de datos es una solución ideal para pequeñas empresas, pero aún así Necesita tener una persona de confianza asignada para realizar tareas administrativas como agregar/eliminar usuarios, asignar permisos, etc. para que su oficina funcione sin problemas.
3. Mantenimiento de registros
mantener registros Suena como la parte más fácil de una buena gestión de oficina, hasta que considera la necesidad de mantener esos registros accesibles y actualizados. Conviértalo en una rutina de oficina. Cuando obtienes un nuevo cliente o cliente, por ejemplo, solo toma un momento ingresarlo en su base de datos de contactos. Luego, solo le tomará uno o dos momentos más actualizar el registro después de haber hablado con él por teléfono.
4. Utilizando el espacio
Date un paseo por tu oficina. ¿Es un ejemplo de gestión o mala gestión del espacio? ¿Tienes que desviarte de obstáculos o correr el riesgo de tropezarte con algo? Cuando te sientas en un escritorio, ¿podrías realmente trabajar cómodamente allí? ¿Están las cosas ordenadas lógicamente para que las cosas que más necesitas estén más a mano?
En las oficinas hay un montón de cosas apiñadas, desde puestos para impresoras a archivadores. Para una buena gestión de la oficina, debe asegurarse de que todo en la oficina esté dispuesto para lograr la máxima eficiencia y seguridad. Siga los conceptos básicos del diseño de oficinas para satisfacer las necesidades de energía, iluminación y ventilación de su espacio de oficina y convertirlo en un espacio mejor y más seguro para trabajar.
5. Programar trabajo tedioso
Es muy fácil posponer cosas que no te gustan y la mayoría de la gente de negocios no disfruta de tareas como presentación, envío y recepción, o contabilidad. Desafortunadamente, una oficina, como una cocina, no funcionará bien sin que se hagan las tareas del hogar.
Si es propietario de una pequeña empresa y no está en condiciones de poder asignar lo que considere trabajo aburrido o desagradable para otra persona, oblíguese a realizarlo con regularidad programando un tiempo cada semana para ello.
Tómate una mañana o una tarde y pásala haciendo llamadas en frío, respondiendo consultas por correo electrónico no prioritarias, haciendo publicaciones en las redes sociales, poniéndote al día con la contabilidad o actualizando los registros. Haga esto durante suficientes semanas seguidas y se convertirá en un buen hábito de gestión de la oficina.
6. Delegar y subcontratar
En un mundo perfecto, cada uno haría sólo lo que tiene tiempo para hacer bien. Como el mundo no es perfecto, mucha gente hace cosas para las que no tiene tiempo ni talento para hacer bien.
Delegar y subcontratar puede mejorar la gestión de la oficina de su pequeña empresa y darle libertad para concentrarse en sus talentos, mejorando así sus resultados. Un asistente virtual o a tiempo parcial puede encargarse de muchas de sus tareas administrativas o de oficina.
7. Priorizar la planificación
Muchos propietarios de pequeñas empresas pasan sus días actuando y reaccionando y luego se preguntan por qué parecen estar dando vueltas. La planificación empresarial es un componente importante de una buena gestión de la oficina y debe formar parte de su rutina habitual de gestión de la oficina.
Los propietarios de pequeñas empresas exitosos dedican tiempo todas las semanas a la planificación empresarial y muchos utilizan las sesiones diarias de planificación empresarial como herramienta para establecer objetivos y crecer. Si tiene personal, involúcrelos en la planificación empresarial, ya sea formal o informalmente.
