Los eventos pequeños tienen mucha más flexibilidad en cuanto a oportunidades de lugares, actividades e interacción. Al final, es simplemente más fácil trabajar con las necesidades de un grupo más pequeño. Por supuesto, los planificadores aún necesitan ser creativos si quieren que el día transcurra bien. Una lista de verificación de detalles importantes ayuda al flujo del evento y brinda información valiosa sobre lo que puede funcionar mejor la próxima vez.
Comience con lo básico
Las mejores ideas comienzan con una base sólida, por lo que es importante establecer el marco de su evento antes de mirar demasiado hacia el futuro. Cosas como fechas, horarios e itinerarios deben completarse antes de pasar a detalles complejos. Asegúrese de utilizar las numerosas aplicaciones y programas gratuitos que se utilizan para realizar un seguimiento de las fechas y las llamadas necesarias.
Elija el lugar adecuado
Le resultará más fácil encontrar una habitación para un grupo más pequeño, pero los umbrales de capacidad serán más estrictos. Si su evento se expande de 50 personas a 100, es posible que deba mudarse a una sala más grande dependiendo de la capacidad de su lugar. En términos generales, es más fácil reducir el tamaño en caso de necesidad, así que busque una sala que pueda acomodar su mayor proyección de asistencia y reduzca la escala según sea necesario, siempre y cuando no afecte el presupuesto.
Trazar una estrategia de marketing
Incluso si estás organizando un “evento gratuito”, debes presentarlo de una manera que atrae inscripciones. La gente quiere saber cómo se beneficiarán al asistir a la ocasión y la forma en que redactas tus invitaciones y elementos de marketing puede tener un gran impacto en si aparecerán o no. Si bien es probable que su evento le parezca emocionante, el verdadero desafío es lograr que otros también se entusiasmen.
Presupuesto por persona
La única desventaja de los eventos pequeños es que normalmente cuestan más por persona porque el hotel y abastecimiento los precios disminuyen a medida que aumentan las cantidades. Para complicar aún más las cosas, una caída del 20 por ciento en las cifras de un evento pequeño tiene el potencial de afectar el estado de los precios de su grupo. Con eso en mente, quieres costos presupuestarios por persona bajo la cifra de asistencia proyectada más baja. Si hace esto con precisión, su margen de beneficio aumentará por cada persona que agregue durante la proyección.
Juega con tus fortalezas
Los grupos pequeños ofrecen más oportunidades para debates organizados, así que aproveche esto al planificar el itinerario. No es muy divertido que “hablen con él” todo el día, razón por la cual muchos eventos pequeños ofrecen sesiones grupales u opciones de grupo. Incluso los proyectos grupales pueden integrarse en las circunstancias adecuadas. Piense en formas de involucrar a sus asistentes en el diálogo, ya que esto aumentará su tasa de retención de cada presentación.
Incluya sesiones de preguntas y respuestas y formularios de comentarios
La mejor manera de dar un paso adelante en la planificación de su próximo evento es escuchar los comentarios del actual. Deje suficiente tiempo para preguntas al final de cada segmento. También puede preparar preguntas de su personal para iniciar la conversación. Los formularios de comentarios son bastante fáciles de incluir en sus paquetes de información, pero asegúrese de indicar a los asistentes cómo desea que se envíen.
Agregue oportunidades de networking posteriores al evento
Una buena función de networking puede agregar un valor tremendo a todos los participantes. Si fuiste eficaz a la hora de estimular el diálogo entre los asistentes, entonces todos deberían saber algo sobre los demás al final del día. Siempre es útil tener comida disponible en una función como esta, e incluso es posible que desees contratar compromisos antes del día del evento. Como dicen, nada atrae tanto a una multitud como una multitud, así que sea proactivo en la promoción de todas las funciones posteriores al evento.
Los eventos pequeños tienen el potencial de ser una experiencia rica y gratificante para todos, pero es necesario planificar cada minuto teniendo en cuenta a la audiencia. La buena noticia es que cada vez es más fácil porque comprenderás exactamente lo que esperan tus invitados.
