Si alguna vez ordenó productos o suministros para su tienda minorista, es posible que le hayan preguntado si tiene un número de pedido. Una orden de compra (PO) es un contrato de venta escrito entre el comprador y el vendedor que detalla la mercancía o los servicios exactos que un solo proveedor debe prestar. Especificará las condiciones de pago, fechas de entrega, identificación del artículo, cantidades, condiciones de envío y todas las demás obligaciones y condiciones.
Las órdenes de compra generalmente son documentos numerados preimpresos generados por el sistema de gestión financiera del minorista. En otras palabras, si utiliza un software de contabilidad como Libros rápidos, cuando solicita productos a un proveedor, este creará una orden de compra para usted en el sistema. El propósito de la orden de compra es crear un documento rastreable dentro de su sistema contable o POS para utilizarlo en todo tipo de formas beneficiosas para administrar su negocio.
Cómo funcionan las órdenes de compra con un sistema de inventario
- Una orden de compra le dice a su sistema de inventario lo que tiene pedido. Si estás usando un sistema abierto a la compra, sabe que no debe pedir más de un producto porque ya hay algunos pedidos.
- Puede establecer detalles de compra con el proveedor. Por ejemplo, obviamente contiene las cantidades de cada producto que usted solicita, pero también detalla el método de pago, cuyos términos pagará por los productos (incluyendo tener una cita) y el método en el que desea que se envíen los productos a su tienda.
- Muchos proveedores tienen un sistema establecido o predeterminado que utilizan para facturación y transporte. Por lo tanto, sin ninguna instrucción, se dirigirán de forma predeterminada a UPS Ground cuando le realicen el envío, por ejemplo. Pero es posible que lo necesite más rápido y el PO puede comunicárselo.
- Una orden de compra es un documento de rendición de cuentas para todas las partes. Es muy fácil que se cometan errores al realizar el pedido. Pero cuando todo está por escrito, es difícil discutir. Puedo recordar muchas ocasiones en las que un proveedor me facturó y me facturó incorrectamente, pero tenía mi orden de compra para respaldarla y la revertí o la arreglé.
- Un ejemplo de esto, recibí una factura por 300 cajas de crema para zapatos cuando pedí 300 piezas. Hay 100 piezas en una caja, así que puedes imaginar cuánto más alta fue la factura de lo que se suponía que era.
- Cuando llega la mercancía del proveedor, puede verificarla con la orden de compra y asegurarse de que el envío sea correcto.
- Finalmente, permite que todos sus empleados participen. Por ejemplo, un empleado puede realizar un pedido y otro puede recibir.
Uno de los otros beneficios de las órdenes de compra es su solvencia. Los bancos suelen examinar sus órdenes de compra para determinar si es solvente. Un proceso de orden de compra sólido puede ayudarle a obtener la aprobación. Una mala resultará en que usted no obtenga un préstamo. También se puede utilizar para crédito con el vendedor. Por ejemplo, algunos proveedores pueden exigirle que pague en efectivo cuando realiza el pedido. Después de un período de hacer negocios con usted, es posible que le permitan enviar una orden de compra en lugar de una tarjeta de crédito. Esto es enorme en la gestión de su flujo de fondos.
Las órdenes de compra son una práctica común en el comercio minorista. Y cualquier software de POS o de contabilidad que pueda instalar en su tienda tendrá un componente de POS para usted.
