Los eventos son un componente crítico de la recaudación de fondos y la divulgación. La mayoría de los eventos sin fines de lucro son un asunto de “todos manos a la obra” que requiere que todos dentro de una organización sin fines de lucro trabajen juntos. Algunas organizaciones sin fines de lucro incluso tienen un comité general de planificación de eventos y voluntarios dedicados que ayudan a planificar y preparar el evento.
Sin embargo, si bien la planificación del evento es fundamental si desea que el evento se desarrolle sin problemas, también desea obtener resultados de todos sus esfuerzos. Es por eso que su organización debería reclutar un “comité anfitrión”.
¿Qué es un comité anfitrión?
Un “comité anfitrión” es diferente de un comité de planificación de eventos tradicional. En lugar de personas que planifican, programan o organizan activamente los eventos del día o de la noche, el comité anfitrión utiliza sus redes para asegurarse de que el evento sea un éxito. Los miembros del comité anfitrión pueden optar por:
- Anima a sus amigos, familiares o compañeros a comprar entradas.
- Artículos de colección de empresas locales.
- Establezca conexiones con proveedores para premios de entrada o catering para eventos.
Por supuesto, existen innumerables maneras en que un comité anfitrión puede hacer que sus eventos benéficos sean mejores que nunca. Piense en un comité anfitrión como el verdadero anfitrión de una fiesta; alguien que invite a los mejores invitados, sepa a quién llamar para la comida o la decoración y pueda conectarte con personas que hagan que el evento sea un éxito total.
Debido a que un comité anfitrión puede aumentar los fondos recibidos en un evento u obtener más atención de los medios, es vital encontrar y reclutar a las personas adecuadas.
A quién elegir para su comité anfitrión
Un comité anfitrión realmente útil no incluirá especialistas en marketing pagados ni planificadores de eventos profesionales. En cambio, deben ser miembros muy comprometidos de su equipo existente, base de donantes o voluntarios con conexiones y la voluntad de acercarse.
Su comité anfitrión puede incluir desde unas pocas personas hasta docenas. Cuantas más personas haya en su comité, más impacto podrán tener colectivamente en el éxito de su evento.
Puede encontrar miembros del comité anfitrión en casi cualquier lugar, incluidos:
- Un miembro de la junta directiva o presidente de su organización
- Voluntarios altamente comprometidos con la comunidad.
- Un donante que tiene conexiones con empresas locales.
- Un donante o miembro de la junta que tenga amplios contactos en su grupo demográfico de donante ideal.
- Voluntarios que conocen vendedores o propietarios de lugares.
- Celebridades locales o nacionales que frecuentemente defienden su causa.
Una vez que haya localizado a las personas que le gustaría unirse a su comité anfitrión, es hora de reclutarlas.
Cómo reclutar un comité anfitrión
Busque y conéctese con personas que serían excelentes miembros del comité anfitrión. Sin embargo, no se limite a pedirle a alguien que forme parte del comité anfitrión. Una invitación formal es la mejor manera de reclutar miembros del comité.
En una invitación al comité anfitrión, es esencial incluir:
- Información completa sobre el evento y su organización (fecha y lugar)
- Información sobre el propósito del evento (recaudación de fondos para una causa específica)
- Ejemplos de cómo un miembro del comité anfitrión podría contribuir
- Una fecha para responder o conectar con tu equipo
- Un "anticipo" de gracias por hacerles saber que está emocionado de invitarlos.
- Su nombre/persona de contacto e información de contacto
Asegúrese de que los miembros potenciales sepan que su participación será reconocida y apreciada y que pueden generar un impacto significativo al unirse.
Si se pregunta cómo redactar su carta de invitación al comité anfitrión, copie y pegue la plantilla a continuación e inserte su información en cada uno de los corchetes.
[Fecha]
Estimado [Insertar nombre]:
Le escribo para informarle sobre un evento interesante que [Nombre de su organización] está planeando para [Mes] en [Insertar ciudad].
En [Mes + Año (si es diferente al actual)], [Organización] traerá el [Nombre del evento] a [Ciudad] para aumentar conciencia sobre [causa/cuestión social/problema que aborda su organización] y generar apoyo para [programas/iniciativas/esfuerzos]. [Agregar información relevante sobre el evento/objetivo/tema].
El evento se llevará a cabo en [Ciudad] en el [Lugar del evento (si lo tiene)] el [fecha y hora].
[Nombre], nos encantaría contar con su ayuda para que este evento (y otros similares) sea un éxito. Si desea ser parte de este evento, así como de eventos futuros, le agradeceríamos mucho que aceptara esta invitación formal para ser parte de nuestro comité anfitrión.
Hay algunas formas sencillas de participar:
- Comparta su nombre, o el nombre de su organización, como miembro de nuestro comité anfitrión
- Invita a tus colegas, amigos y vecinos a comprar una [mesa/entrada] para nuestro(s) evento(s)
- Únase a nosotros para el evento
- [Inserte una solicitud específica basada en la posición y las conexiones de la persona].
También nos encantaría que consideraras organizar tu propia mesa e invitar a amigos y colegas a una velada de diversión. Su generoso apoyo nos ayudará a difundir información sobre [causa] y generar un impacto.
Un miembro de [Organización] se comunicará con usted dentro del [Insertar plazo] para analizar los detalles de nuestro comité anfitrión y analizar su participación, en caso de que esté interesado.
¡Esperamos trabajar con usted para que [Nombre del evento] y los eventos futuros sean un éxito! Gracias por su generosa consideración y apoyo.
Atentamente,
[Su nombre]
[Posición en la organización]
[Nombre de la Organización]
[Número de contacto]
Después de haber reclutado a su comité anfitrión
Una vez que haya invitado a los miembros seleccionados del comité, recibirá algunas cartas o llamadas de aceptación. Sin embargo, antes de entrar en los detalles del evento o de lo que le gustaría que hicieran, programe una breve reunión con el comité. Sin pedirles nada, que:
- Familiarizarse unos con otros
- Discuta cómo están involucrados en su organización.
- Revisar materiales o presentaciones sobre su causa/trabajo.
- Piensen en ideas sobre cómo les gustaría contribuir.
Desde allí, puede informarles sus objetivos de recaudación de fondos y cómo le gustaría que trabajaran juntos (invitando a contactos o solicitando artículos de subasta). También pueden dividirse en “subcomités” si tiene un grupo grande.
Por supuesto, no es responsabilidad exclusiva del comité anfitrión planificar y ejecutar su evento. Un comité anfitrión debería funcionar con sus voluntarios o comité de planificación de eventos para vender boletos, asegúrese de que se reclamen nuevos patrocinios de eventos, que los artículos de la subasta sean abundantes y que la noche sea un éxito para los asistentes.
Reconociendo los esfuerzos de su comité anfitrión
Cuando finalice el evento, los miembros del comité anfitrión deben ser algunas de las primeras personas a las que agradezca, tanto en el evento como con un agradecimiento por escrito al día siguiente. Cuanto más involucre a su comité anfitrión, más dispuestos estarán a ser anfitriones en el futuro.
Encuentre a las personas dentro de su organización o comunidad que podrían ayudarlo a organizar su próximo evento. Podrían marcar una enorme diferencia en la cantidad de dinero que recaudes y los programas que puedes apoyar.
