Como muchos propietarios de empresas, es posible que le tema la idea de una auditoría de compensación de trabajadores físicos. La perspectiva de una auditoría puede parecer menos desalentadora si sabe qué registros necesitará la aseguradora y los organiza con anticipación. Un poco de preparación avanzada de su parte ayudará a garantizar que la auditoría se realice de forma rápida y sin problemas.
Programar la auditoría
Si su aseguradora de compensación laboral planea realizar una auditoría física, debe notificarle por carta o por teléfono poco después de que su póliza de compensación laboral haya expirado. La auditoría debe programarse para una fecha que le resulte conveniente. Necesitará un tiempo de espera adecuado para recopilar la información necesaria. Solicite a la aseguradora una lista de los datos que el auditor requerirá para la auditoría.
Tenga en cuenta que su auditor asignado puede o no ser un empleado del asegurador. Algunas aseguradoras mantienen un departamento de auditoría interno integrado por sus empleados. Otros subcontratan la función de auditoría a una empresa de auditoría independiente. El proceso debe ser el mismo, ya sea que la auditoría la realice un empleado de la aseguradora o un contratista.
Registros que necesitará
El auditor necesitará datos financieros para el período cubierto por la política que está siendo auditada. Este es el tipo de información que se le puede pedir que proporcione:
- libro mayor contable
- Formularios de impuestos, particularmente los formularios 941 y 944, Declaración de Impuestos Federales del Patrono (trimestral y anual, respectivamente)
- Registros de desembolsos de efectivo.
- Pagos por servicios prestados por contratistas independientes. El auditor deberá verificar que estos trabajadores no sean sus empleados.
- Pagos por servicios prestados por subcontratistas
- Certificado de seguro por cada subcontratista que contrató
- Formularios W-2 y 1099
- Descripción del puesto de trabajo de cada trabajador. Asegúrese de que describa con precisión los deberes del trabajador.
- Descripción de sus operaciones comerciales.
- Registros de nómina por la vigencia de la póliza. El auditor deberá verificar todas las fuentes de pago proporcionadas a cada trabajador (salario, bonificaciones, etc.).
- Limitaciones de nómina aplicables a funcionarios ejecutivos, socios, propietarios únicos u otros directores cubiertos por la póliza.
- Su hoja de trabajo de calificación de experiencia
Una vez que haya recopilado los datos necesarios, deberá organizarlos. Junte todos sus registros de nómina (como formularios W-2, recibos de pago y registros de horas extra) para que la información sea fácilmente accesible. Asimismo, coloque toda la información relacionada con los subcontratistas, incluidos los montos de pago y los certificados de seguro, en un solo lugar. Sus esfuerzos darán frutos, haciendo que la auditoría sea más fácil y rápida.
Reunión con el auditor
Cuando llegue el auditor, diríjalo a un lugar tranquilo donde pueda trabajar sin ser molestado. Trate de cooperar y responder las preguntas del auditor lo mejor que pueda. Si le pide a un empleado de confianza que se reúna con el auditor en su nombre, asegúrese de que:
- conoce bien tu negocio
- entiende todas las fases de las operaciones de su empresa
- sabe qué tareas realiza cada empleado
- comprende la política de compensación laboral de su empresa, incluidas las clasificaciones que contiene
- comprende los registros financieros de su empresa, incluidos los datos de nómina, para poder responder las preguntas del auditor
Si su empresa utiliza una empresa de contabilidad externa para manejar sus funciones de contabilidad y nóminas, ¿puede enviar al auditor a la oficina de su contable? ¡No! Su contable puede proporcionar los registros financieros que el auditor necesita, pero se debe realizar una auditoría física en sus instalaciones.
¿Qué está incluido en la nómina?
La base de las primas de compensación para trabajadores es remuneración (nómina), el valor monetario de los servicios que sus empleados brindan a su organización. Su aseguradora calcula su prima multiplicando una tarifa por su remuneración y dividiendo el resultado por 100. El NCCI y algunas autoridades estatales de compensación para trabajadores proporcionan una definición escrita de remuneración. Si bien la definición varía de un estado a otro, generalmente incluye lo siguiente:
- Sueldos y salarios brutos, incluidos sueldos y salarios retroactivos
- Comisiones totales recibidas por un trabajador, incluidos los retiros en su contra.
- Bonos que incluyen planes de bonificación de acciones
- Pago de vacaciones, feriados y enfermedad
- Pago por tiempo extra. En la mayoría de los estados, el pago de horas extras se calcula según la tarifa normal. Por ejemplo, si el salario por hora de un trabajador es de $20 y le pagan $600 por 20 horas extras, solo se incluirían como remuneración $400 del pago de horas extras.
- Pagos realizados por usted que de otro modo se habrían retenido del salario de los empleados según lo exige la ley para el Seguro Social, Medicare o un plan de pensión.
- Pago a los trabajadores en base distinta al tiempo trabajado. Algunos ejemplos son el trabajo a destajo, la participación en las ganancias o los planes de incentivos.
- Pago o subsidios por herramientas manuales o herramientas eléctricas portátiles que los trabajadores utilizan para realizar sus trabajos.
- Valor de alquiler de un apartamento o casa proporcionada a un empleado. Además, el valor de otros alojamientos y comidas recibidos por un trabajador como parte de su salario.
- Pagos deducidos del salario bruto de los trabajadores por planes de jubilación, cafetería o ahorro
- Nómina para empleados de subcontratistas no asegurados (ver comentarios a continuación)
¿Qué se excluye de la nómina?
El significado de remuneración normalmente excluye ciertos costos. Si bien las exclusiones varían de un estado a otro, la mayoría de los estados excluyen lo siguiente:
- Propinas y otras gratificaciones recibidas por los empleados.
- Pagos por parte del empleador a seguros colectivos o planes de pensiones
- Indemnización por despido (que no sea por el tiempo trabajado)
- Descuentos en bienes comprados al empleador.
- Gastos comerciales reembolsados
- Pagar por el servicio militar activo
- Asignaciones uniformes
Clasificaciones
Una de las tareas principales de un auditor es garantizar que su empresa esté debidamente clasificada. Para realizar esta evaluación, el auditor revisará las operaciones de su empresa y luego determinará si las clasificaciones de su póliza son apropiadas.
El auditor normalmente comienza evaluando su clasificación básica. Es la clasificación que mejor describe su negocio en general. A menudo es lo mismo que el clasificación que rige, que es la clasificación que tiene más nómina asignada. Por ejemplo, supongamos que opera un taller mecánico. Algunos de sus empleados trabajan con tornos mientras que otros operan taladradoras o máquinas estampadoras. Las actividades realizadas por sus empleados varían de un trabajador a otro, pero todas se ajustan a su clasificación básica, Taller de Mecánica. Dado que la mayor parte de su nómina va a los trabajadores del taller mecánico, Machine Shop es su clasificación gobernante.
Algunos empleados pueden realizar tareas que requieren clasificaciones separadas. Por ejemplo, supongamos que su taller mecánico emplea a un trabajador administrativo que realiza su trabajo en una oficina cerrada, lejos de los demás trabajadores. Es probable que a este empleado se le asigne la clasificación Empleado de oficina administrativa en lugar de Taller mecánico.
Los sistemas de clasificación de compensación laboral se basan en reglas complejas que pueden resultar difíciles de comprender para los asegurados. Si su auditor reclasifica su negocio o calcula su prima de una manera que usted no comprende, pídale una explicación sencilla. Si todavía está confundido, solicite ayuda a su agente o corredor.
Subcontratistas
Muchos estados tienen leyes que imponen responsabilidad a los contratistas que contratan subcontratistas no asegurados. Estas leyes se aplicarán a usted si su empresa opera como contratista y subcontrata trabajo a otros.
Por ejemplo, supongamos que su empresa, ABC Construction, contrata a un subcontratista llamado P&J Plumbing para realizar trabajos de tuberías en un edificio que está remodelando. Un empleado de P&J se lesiona en el trabajo e intenta cobrar los beneficios de compensación laboral de su empleador. El trabajador no tiene éxito porque P&J no ha adquirido cobertura de compensación para trabajadores. En la mayoría de los estados, el trabajador lesionado puede solicitar beneficios según su política de compensación laboral.
Las aseguradoras están obligadas por ley a proporcionar beneficios a los empleados lesionados de subcontratistas no asegurados contratados por sus asegurados. Por lo tanto, su auditor revisará sus documentos fiscales, incluidos todos los formularios 1099 que emitió a los subcontratistas. Él o ella verificará que haya obtenido un certificado de seguro de cada subcontratista que contrató. Si algún subcontratista no proporcionó evidencia de seguro de compensación laboral, el auditor le cobrará una prima adicional por la cobertura de seguro de ese contratista.
La tarifa cobrada por un subcontratista no asegurado depende del tipo de trabajo que realizó el subcontratista. Por ejemplo, si el subcontratista realizó trabajos de techado, se utilizará la tarifa de la clasificación de techado aplicable. La tarifa se aplicará sobre la totalidad o una parte del coste de la obra subcontratada. Si el dinero que pagó al subcontratista fue solo por mano de obra, entonces el costo total (dividido por 100) se utilizará como base de la prima.
Contratista versus subcontratista
Si su empresa no es un contratista, ¿es usted responsable de las lesiones sufridas por los empleados de los contratistas independientes que contrata? La respuesta es generalmente no. Un contratista opera un negocio independiente y es responsable de brindar beneficios de compensación laboral a sus empleados lesionados.
Por ejemplo, supongamos que usted es dueño de una tienda minorista. Contratas a Fabulous Flooring, un contratista de pisos, para arrancar un piso viejo de tu tienda y reemplazarlo por uno nuevo. Usted describe el resultado que desea (un piso nuevo) y Fabulous hace el trabajo. Un supervisor fabuloso supervisa el trabajo, establece horarios de trabajo y dicta cómo los empleados realizan su trabajo. Si un empleado de Fabulous se lesiona mientras instala su nuevo piso, Fabulous (no su empresa) estará obligado a brindarle beneficios.
Hay algunas situaciones en las que una empresa podría ser considerada responsable por las lesiones sufridas por los empleados de un contratista independiente. Por lo tanto, debe insistir en que todos los contratistas independientes proporcionen un certificado de seguro que indique que han adquirido un seguro de compensación para trabajadores.
