Un sistema de archivo de oficina eficaz es crucial para cualquier empresa que maneje facturas, recibos y otros registros, ya sea en papel o digitalmente. Incluso para las empresas que no manejan mucho papeleo, mantenerse organizado y eficiente ayudará a que las operaciones funcionen sin problemas.
Los sistemas de archivo de oficina vienen en todas las formas, desde el simple cajón del gabinete hasta complejas variedades de servidores digitales. Para crear un sistema que funcione para usted, es importante saber qué archivos son los más importantes, quién necesita acceso y cómo se pueden recuperar de manera fácil y eficiente. Aquí están los factores clave.
Por qué necesita un sistema de archivo
Archivar recibos y facturas correctamente es una de las cosas más importantes que una pequeña empresa puede hacer por su salud financiera. Un sistema de presentación inexistente o desordenado puede agregar días de esfuerzo adicional a la hora de declarar la renta, y usted no querrá perderse deducciones fiscales
Dependiendo de su industria, es posible que deba mantener registros para cumplir con las regulaciones estatales o federales, a veces durante años. Los despachos de abogados deben conservar los expedientes de los casos durante tres años. Los contadores y las empresas de preparación de impuestos deben mantener registradas las declaraciones de impuestos durante siete años. Las empresas constructoras, los consultorios médicos, las escuelas y más tienen importantes responsabilidades en el mantenimiento de registros.
La mayoría de la gente no piensa en el trabajo que se ahorrarán al invertir en sistemas de archivo, pero algunos cuentas, la cantidad total de tiempo que las empresas dedican a buscar archivos extraviados asciende a seis semanas por año.
Si su negocio es bastante simple, su mantenimiento de registros puede limitarse a la nómina y la contabilidad, pero aun así necesita poder operar en su escritorio de manera rápida y sencilla.
5 pasos para organizar un sistema de archivo
Para que usted y su empresa vayan por el camino correcto, siga cinco pasos para asegurarse de que los documentos sean fácilmente accesibles e identificables.
Evaluar hábitos personales y de oficina
Piense en qué empleados necesitan acceso a los archivos, dónde trabajan y qué tiene sentido en función de sus estaciones de trabajo. Si está creando un sistema para usted mismo, piense en la ergonomía, el flujo de su jornada laboral y cómo se mueve en la oficina. espacio, a qué puede acceder desde su escritorio y a qué información necesita acceso regular versus información que puede archivarse durante mucho tiempo término. Si está creando un sistema para otra persona, obtenga su opinión: lo que funciona para una persona no siempre funcionará para otra.
Decidir sobre un sistema de archivo
Lo que haga su empresa determinará si elige presentar la declaración numérica, alfabéticamente o de alguna otra forma. Por ejemplo, ¿busca información del cliente por nombre o número de cuenta? ¿Presenta documentos por categoría, como gastos, finanzas, marketing, etc.?
El espacio no es una preocupación importante con los sistemas digitales, pero para los sistemas en papel, es importante permitir el crecimiento cuando se trata de archivadores; Se recomienda comprar algo que pueda acomodar el doble de archivos que tiene ahora. Las amplias categorías de temas le permitirán agregar fácilmente nuevos archivos a medida que crezca y eliminarán la necesidad de actualizar o reorganizar su sistema de archivos con regularidad. Mantenerlo simple también facilitará la integración de sus archivos en papel y digitales como parte de su estrategia general. sistema de gestión de documentos.
Calcular las necesidades de almacenamiento
Si tiene una gran cantidad de archivos a los que accede diariamente, deberían estar a su alcance. Aquellos a los que se accede con menos frecuencia no necesitan estar en su espacio de trabajo, pero es posible que deban estar cerca. Puede haber una combinación. Es posible que algunos archivos se necesiten a diario, mientras que otros se pueden archivar en un almacenamiento a largo plazo más alejado.
No pase por alto la importancia de la accesibilidad para los empleados o futuros empleados que puedan tener necesidades especiales de movilidad. Para algunos empleados, por ejemplo, puede resultar difícil acceder a armarios muy altos de forma segura y eficaz.
Invierta en un buen sistema de etiquetado
Poder leer las etiquetas de los archivos parece obvio, pero la claridad en el etiquetado ahorrará tiempo. La mayoría de las empresas que fabrican etiquetas ofrecen plantillas que se integran con el software de procesamiento de textos común. Es posible que desee considerar uno de los pequeños sistemas de fabricación de etiquetas que también pueden imprimir etiquetas postales individuales. Los artículos que cumplen una doble función suelen ser una buena inversión.
Comprar carpetas de archivos
Las carpetas duraderas y fáciles de usar son una inversión inteligente. Las carpetas colgantes de colores están fácilmente disponibles y son fácilmente reconocibles. Por ejemplo, si pones todos tus cliente archivos en carpetas colgantes amarillas, información financiera en carpetas azules y marketing en carpetas rojas, ahorrará tiempo al buscar o archivar con pistas visuales fácilmente identificables.
Sin papel
Muchas empresas ya han pasado a la oficina sin papel, o cerca de hacerlo. Ahora que los sistemas de almacenamiento en línea basados en la nube y las transacciones digitales reemplazan al efectivo, la tecnología sin papel puede ser la nueva normalidad.
Incluso las agencias gubernamentales se están sumando. El IRS ahora acepta imágenes digitales o copias en papel de artículos escaneados, incluidos:
- Recibos de efectivo
- Estados de cuenta bancarios
- cheques cancelados
- Talones de pago
- Extractos de tarjetas de crédito
Los registros digitales deben ser claros y legibles. De lo contrario, el IRS puede exigir ver los documentos originales en papel durante una auditoría o solicitud de documentación de rutina.
Si todavía opera a la antigua usanza, pero está interesado en volviéndose verde, puedes hacer la transición a la tecnología sin papel con el tiempo. Existen muchos servicios y aplicaciones de software que escanean recibos de gastos antiguos y los almacenan junto con el resto de su información contable digital.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cómo se configura un sistema de archivo electrónico?
Los sistemas de archivo electrónico pueden ser tan simples como archivos en redes compartidas, como un disco de Google o en software o servidores sofisticados. Las mismas mejores prácticas que se aplican a los sistemas en papel se aplican a los sistemas electrónicos: establecer convenciones de nomenclatura, un orden de presentación (alfabético, cronológico, etc.) y una estructura bien organizada.
¿Qué sistema de archivo utiliza para proteger la confidencialidad?
Para los sistemas de archivo en papel, los documentos deben estar bajo llave y con controles de personal. Dado que los archivos digitales tienen más flexibilidad para compartir, copiar y editar, deberá establecer niveles de permisos y acceso adecuados. Dependiendo de lo que esté en juego, su empresa puede necesitar servidores privados en lugar de sistemas basados en la nube.
