Se cometen errores en los negocios y en nuestra vida personal de forma regular. Así crecemos y aprendemos. Pero algunos errores cuestan caro. Tome las medidas necesarias para evitar estos cinco muy comunes evento planeado errores y, si comete un error, asegúrese de no cometer el mismo error una segunda vez.
No empezar lo suficientemente temprano
La procrastinación es tu enemigo. Este es uno de los errores de planificación de eventos más comunes que desea evitar. No iniciar el proceso de planificación del evento desde el principio puede causar una serie de problemas en el futuro. Tan pronto como selecciones una fecha y tengas un alcance general de tu evento y el presupuesto, ponte a trabajar. Los hoteles y otros lugares reservan con mucha antelación, así que asegúrelo lo antes posible. De lo contrario, se limitarán sus opciones de lugar y, lamentablemente, se quedará con el lugar que esté disponible. Los oradores invitados y el entretenimiento en vivo también requieren reservas mucho antes de la fecha real del evento. Una vez que la fecha de su evento esté segura, investigue y cuando decida cuál será el artista de su elección, firme un contrato de inmediato.
Organizándote con un lista de verificación de planificación de eventos es otra tarea que debería abordarse de inmediato. Al trazar todos los pasos del proceso de planificación del evento, determinar cuándo deben completarse, y al desarrollar un cronograma para cada uno, tendrá una guía valiosa para comenzar y mantenerse activo. pista. Empezar demasiado tarde es uno de los errores más comunes en la planificación de eventos.
No buscar eventos competitivos
¿Alguna vez programó su evento solo para enterarse, una vez que comenzó el proceso de planificación y se estableció la fecha del evento, que hay otro evento competitivo el mismo día? Solo un evento atraerá a la multitud, así que no te arriesgues y cruza los dedos para que los invitados elijan tu evento. Evite la situación por completo.
Haga su debida diligencia y verifique si hay conflictos en el evento antes de que sea demasiado tarde. Mire los horarios de reuniones de la industria (tanto grandes como pequeñas), la proximidad a días festivos, eventos deportivos importantes y reuniones locales que pueden causar estragos para quienes conducen hasta el evento. Una vez que haya decidido la fecha para su evento, haga correr la voz a sus invitados. Las notificaciones "Reserve la fecha" y los listados de "Próximos eventos" brindan a los interesados la oportunidad de marcar su evento en sus calendarios.
No confirmar proveedores
Un firmado contrato de proveedor es un acuerdo legalmente vinculante y le otorga algo por escrito para responsabilizar al proveedor por los servicios que debe brindar. Sin embargo, no hace nada por usted en el momento del evento cuando se da cuenta de que el proveedor no se presentó. Ese contrato de evento en mano no servirá comida a sus invitados hambrientos ni entregará mesas y sillas en un salón de baile vacío. Confirme con todos y cada uno de los proveedores no una, sino dos veces. Sí, dos veces. Confirme la recepción de su contrato firmado en el momento en que ambos acepten los términos. Confirme una vez más antes del evento en sí. Esta no es la conversación que tendrá sobre detalles sobre la entrega de comida o la decoración; Este es un seguimiento específico para asegurarse de que su evento todavía esté en su calendario.
Los proveedores de eventos reservan varios eventos y es muy fácil que su documentación se pierda en la confusión o que otra persona de la empresa la archive mal. Así que asegúrese de que eso no suceda regresando a ellos para registrarse y confirmar que su evento y los detalles relacionados con la fecha, hora y servicios que se brindarán están de hecho en su programación. Y mantenga ese contrato de proveedor disponible.
No tener un “plan B”
Tener un plan de contingencia es imprescindible para cualquier evento pero específicamente para aquellos eventos programados para celebrarse al aire libre. Las condiciones climáticas son impredecibles y si un huracán, un aviso de fuertes vientos o una extraña tormenta de granizo amenazan con cancelar su evento, tenga un plan de respaldo. Las fechas de lluvia, lugares alternativos para eventos y horarios de actividades modificados son todas opciones si su evento al aire libre, o parte de él, debe trasladarse al interior.
Además de prepararse para las incertidumbres climáticas, también se pueden abordar con anticipación otras circunstancias inusuales. Los cortes de energía se pueden reducir teniendo un generador en el lugar. El estacionamiento adicional se puede trasladar a otra ubicación preestablecida. Los problemas con la disponibilidad de habitaciones de hotel se pueden resolver manteniendo algunas habitaciones adicionales en reserva dentro de su bloque de hotel. Considere los detalles de su evento y piense en aquellas áreas que son más susceptibles a que surjan problemas. Al planificar con anticipación y desarrollar escenarios alternativos, puede evitar uno de los errores de planificación de eventos más costosos.
No contratar suficiente ayuda
Cuando se trata de contratar personal para eventos, más es mejor. Le costará más dinero pero puede salvar su evento. Imagínese esto: una fila de autos esperando para ingresar a un estacionamiento mientras los encargados del estacionamiento intentan desesperadamente mantener el ritmo. Una fila de invitados frustrados esperando para pedir una bebida mientras un camarero lucha por satisfacer la demanda. Trabajadores de registro de eventos abrumados por la gran cantidad de invitados que acaban de llegar, lo que dejó a los viajeros cansados esperando demasiado para registrarse. Entiendes la idea. Tener personal adicional para eventos disponible para ayudar durante las horas punta, brindar servicios adicionales a las áreas necesitadas y resolver problemas. que surjan, o ser una presencia acogedora para los invitados que llegan con preguntas puede elevar su evento de un buen evento a un excelente evento.
Cuando contratar personal para eventos, busque personal con experiencia trabajando en el tipo de evento que está planeando. Contrate únicamente personal profesional y altamente recomendado. Infórmeles sobre de qué se trata su evento, los invitados que asistirán, sus expectativas y quién es su punto de contacto en caso de que tengan alguna pregunta o problema. El personal del evento, aunque lo proporcione un proveedor externo, lo representa a usted y a su empresa de planificación de eventos. Un encuentro negativo con el personal del evento perdurará en la memoria tanto del invitado como del cliente y puede arruinar incluso los eventos mejor planificados.
