Medir el desempeño de las compras es importante, ya que el departamento de compras juega un papel cada vez más importante en el cadena de suministro durante una recesión económica.
Una reducción en el costo de las materias primas y los servicios puede permitir a las empresas comercializar competitivamente el precio de sus productos terminados para ganar negocios. Una medida obvia del éxito de cualquier departamento de compras es la cantidad de dinero ahorrada por la empresa. Sin embargo, existen varias medidas de desempeño que las empresas pueden utilizar cuando miden el desempeño de las compras.
Eficiencia adquisitiva
Los costos administrativos son la base para medir la eficiencia de las compras. Esta medición del desempeño no se relaciona con la cantidad de artículos comprados que el departamento ha adquirido. La medición se relaciona con qué tan bien se está desempeñando el departamento de compras en las actividades que se espera que realice con respecto al presupuesto vigente para el departamento.
Si los costos de compra están dentro del presupuesto, entonces la eficiencia del departamento de compras superará las expectativas. Si el departamento utiliza fondos por encima del presupuesto, entonces la función de compras no es eficiente.
Efectividad de compra
El precio que el departamento de compras pagó por un artículo no es necesariamente una buena medida del desempeño de las compras.
El precio de un artículo puede fluctuar debido a las condiciones del mercado, su disponibilidad y otras presiones de la demanda. Por lo tanto, es posible que el departamento de compras no pueda controlar el precio. Un método popular para evaluar la efectividad de las compras es revisar la índices de rotación de inventario. El índice mide el número de veces, en promedio, que el inventario se utiliza o se gira durante el período.
El ratio utilizado para medir la liquidez del inventario. Sin embargo, esta no siempre es una buena medida de la eficacia de las compras, ya que los requisitos estacionales para tener artículos en stock pueden hacer que esta medición sea inexacta.
Funcionalidad de compras
El desempeño de las compras se puede medir en comparación con los requisitos funcionales de la función de compras.
La función principal del departamento es proporcionar el artículo correcto en el momento requerido al menor costo posible. La medición del desempeño puede tener en cuenta estos elementos, pero no tiene en cuenta factores que puedan estar relacionados con la estabilidad de los proveedores, problemas de calidad de los materiales y descuentos de los proveedores.
Medidas de desempeño
El desempeño de la función de compras se puede medir utilizando una variedad de medidas. Una empresa puede decidir cuáles de estas medidas de eficacia son relevantes para el desempeño de su departamento de compras. Las medidas pueden incluir:
Ahorro de costos
Si el departamento de compras adquiere un artículo a un precio más bajo que antes, entonces se trata de un ahorro de costos. Esto puede ocurrir cuando un se encuentra un nuevo proveedor, se utiliza un artículo sustituto menos costoso, se ha firmado un nuevo contrato con el vendedor, se Se ha encontrado un método de transporte o el departamento de compras ha negociado un precio más bajo con el proveedor existente.
Mayor calidad
Cuando un artículo ha mejorado su calidad, ya sea utilizando un proveedor diferente o negociando con el proveedor existente, la mejora se reflejará en una reducción de desperdicios o recursos de producción.
Mejoras en las compras
La eficiencia en los métodos utilizados en el departamento de compras aumentará la eficacia. Estos pueden incluir la introducción de EDI, sistemas de adquisiciones electrónicas, inventarios administrados por proveedores y procesos de pago al recibir.
Mejoras en el transporte
Cuando un departamento de compras negocia con un transportista o un número de transportistas para reducir el costo de transporte de artículos desde el proveedor hasta las instalaciones de producción, se reducirá el costo unitario del artículo. Este ahorro de costos se puede utilizar como medida de efectividad.
Rendimiento de compras
Se han llevado a cabo varios estudios sobre el desempeño de las compras y los resultados han señalado que no existe un método único que cubra todos los departamentos de compras. Sin embargo, hay una serie de medidas clave que resultan comunes al evaluar el desempeño. Es decir, ahorro de costos, calidad del proveedor, métricas de entrega, efectividad de precios y flujo de inventario.
Aunque estas medidas clave son comunes, el peso que se les asigna no es de ninguna manera uniforme y variará entre industrias y empresas. Además, la importancia de estas medidas para la eficacia general de un departamento de compras cambiará con el tiempo y, por lo tanto, deberán evaluarse y modificarse periódicamente.
