Ser un planificador de eventos no se trata solo de organizar fiestas; se trata de crear programas que aborden el propósito, mensaje o impresión que su cliente intenta comunicar.
Los planificadores de eventos trabajan largas horas para organizar y ejecutar los detalles de prácticamente todos los formatos de reuniones, incluidos seminarios privados, conferencias públicas, ferias comerciales de la industria, retiros de empleados y más.
La industria de la planificación de eventos
Un estudio de 2018 realizado por el Events Industry Council informó que los eventos empresariales globales generaron más de 1 billón de dólares de gasto directo y respaldaron 10,3 millones de puestos de trabajo en todo el mundo. Estados Unidos lideró el mundo en producción total de eventos, seguido de China y Alemania.
La Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. define tres categorías principales de planificación profesional: reuniones, convenciones y eventos. En 2018, el salario medio para cada tipo de planificador era de 49.370 dólares al año.
- Reúnase con los clientes para comprender por qué están celebrando una reunión o evento
- Planifique los detalles del evento, incluida su hora, ubicación y costo.
- Solicite ofertas de lugares, empresas de catering y otros proveedores de servicios.
- Visitar los lugares para asegurar la usabilidad y que cumplan con los requisitos.
- Coordinar salones, menú, sorteos de productos, transporte y otros servicios.
- Supervisar todas las actividades para garantizar que todos estén satisfechos.
- Revisar facturas, facturas y aprobar pagos.
"Los planificadores de eventos [específicamente] coordinarán celebraciones como aniversarios, reuniones y otros grandes eventos sociales, así como eventos corporativos, incluidos lanzamientos de productos, galas y entrega de premios. ceremonias. También hay planificadores de eventos sin fines de lucro que planifican grandes eventos con el objetivo de recaudar donaciones para una organización benéfica o de defensa. Los eventos pueden incluir banquetes, carreras benéficas y colectas de alimentos".
Habilidades de planificación de eventos
Para tener éxito, los planificadores de eventos deben poseer una variedad de habilidades. Ante todo, deben sobresalir en las comunicaciones verbales y escritas y tener habilidades excepcionales de organización y gestión del tiempo. También es esencial que tengan experiencia en gestión de proyectos y puedan realizar múltiples tareas.
Las personas emprendedoras que trabajan muy bien en equipo y pueden mantener la calma y ser agradables bajo presión también tienden a sobresalir como planificadores de eventos. Son necesarias habilidades de negociación, presupuesto y gestión de personal, además de poder interactuar con todos los niveles de gestión. Los planificadores de eventos exitosos han desarrollado sensibilidad en lo que respecta a la selección del lugar, el catering, la producción, el entretenimiento, los obsequios, el transporte, el alojamiento y los servicios de conferencias.
Grado Requisito
Quienes siguen una carrera en planificación de eventos provienen de una variedad de profesiones y antecedentes académicos. Muchos empleadores prefieren una licenciatura en gestión hotelera, administración de empresas, marketing, relaciones públicas o comunicaciones. Sin embargo, muchos planificadores comienzan en otras profesiones o ingresan a través de funciones administrativas que incluyen cumplir con las responsabilidades de planificación.
Si desea mejorar sus calificaciones, considere realizar el Profesional certificado en reuniones (CMP) examen de designación, o obtenga su Profesional certificado en reuniones gubernamentales Designación (CGMP). La credencial CMP y CGMP está disponible para los planificadores de eventos de convenciones, reuniones y exposiciones.
Empezando
Planifique su paso a la planificación de eventos de la misma manera que planearía su próximo evento: con una estrategia y documentación detallada. Comience con estos pasos:
- Para obtener una experiencia valiosa, ofrezca su tiempo como voluntario en una organización sin fines de lucro u otra empresa, como una empresa de catering, una floristería, un diseñador de eventos u otro planificador de eventos.
- Si ya estás planificando eventos para otro organizador de eventos, avanza hacia asumir más responsabilidades. A menudo es tan simple como pedirle a su gerente más trabajo en el contexto de su próximo evento.
- Únase a asociaciones como Planificadores de reuniones internacionales o el Sociedad Internacional de Eventos en Vivo a la red. Cuanta más gente conozca y más relaciones desarrolle en la industria, más fácil será desarrollar su carrera como planificador de eventos.
- Cree un portafolio de eventos para mostrar su experiencia y conocimientos.
- Además de desarrollar relaciones con otros planificadores de eventos, establezca contactos con proveedores o socios externos. Los proveedores de catering, los músicos o las personalidades de los medios pueden aumentar su exposición y su círculo de influencia.
Las prácticas de organización y gestión del tiempo de su propia vida son un claro indicador para los demás de su habilidad para la planificación de eventos. Ya sea que se esté entrevistando para trabajar en otra empresa de planificación o iniciando y haciendo crecer la suya propia, su objetivo será mantener la calma, la organización y siempre cumplir con el cronograma.
