Una de las formas más fáciles para que su empresa reciba exposición gratuita en los medios, a menudo conocida como "medios ganados", es a través de eventos en los medios. Ya sea que esté colaborando con varios patrocinadores para ayudar a los menos afortunados o celebrando una conferencia de prensa Para anunciar el lanzamiento de un producto, hay ciertos pasos que debes seguir para organizar una comunicación exitosa. evento.
Comience con un comunicado de prensa
enviando su presione soltar ayudará a los medios a decidir si su historia merece suficiente cobertura. Es por eso que ayuda que su comunicado de prensa sea simple y nunca utilice exageraciones. Las estaciones y los periódicos buscan noticias; No están buscando una perorata de ventas.
Tienes una ventana para enviar tu comunicado de prensa. No querrás enviarlo demasiado pronto y luego se olvidará o enterrará, y no querrás enviarlo. publicarlo demasiado tarde cuando es posible que ya se hayan asignado otras historias y simplemente no se ajusten a su evento en. Generalmente, dos o tres días antes de su evento es suficiente aviso previo para permitir que la prensa tenga tiempo para programar a los reporteros.
También desea asegurarse de incluir instrucciones e instrucciones especiales en su comunicado de prensa. Si la sede de su empresa está en un solo lugar, pero su evento es en su planta a 30 millas de distancia, debe dejar esto claro en su comunicado.
Mira las llamadas telefónicas
Después de haber enviado su comunicado de prensa, puede llamar a los editores de los periódicos o a los productores de las estaciones de televisión para verificar que lo reciban. Eso es todo lo que tienes que preguntar.
A menudo, esto abrirá la conversación para que te digan si creen que podrán venir o no. Pero incluso si no es así, no querrás preguntar si vendrán. Estarán allí si pueden, pero no harán ninguna promesa.
Tenga en cuenta, noticias de última hora o los días con muchas noticias podrían impedirles llegar en el último minuto. No querrás molestarlos para ver si vendrán, ni siquiera el día del evento cuando estés ahí esperando a que aparezcan los reporteros.
También desea ver la hora en que realiza su llamada telefónica. Llamando diez minutos antes de las 17:00 horas. Puede parecerle el final del día, pero para un productor son diez minutos hasta el noticiero nocturno. Los mejores horarios para llamar son generalmente alrededor de las 10:00 a. m. y entre las 13:00 y las 2:30 p. m.
Planifique cuidadosamente el tiempo de su evento
Todo el mundo está trabajando en los plazos. Los periódicos han fijado horarios para dejar de lado el número del día siguiente. Quiere decir que si vienen a tu evento a las 5:00 p.m. el jueves, es posible que la cobertura no aparezca hasta el sábado.
Las estaciones de televisión generalmente tienen horario de mañana, mediodía, 5:00, 6:00, 10:00 y/o 11:00 p.m. noticieros durante la semana, dependiendo de su mercado de televisión. Obtener cobertura si su evento mediático comienza a las 4:00 p. m. puede ser muy complicado. No se subirán a su auto de noticias y conducirán como locos para tener su cinta al aire a las 5:00. Hay un guión que escribir y una cinta que editar.
Planifique la hora de su evento para que no solo sea conveniente para los periodistas sino que también aumente sus posibilidades de obtener una exposición más inmediata.
No intentes hacerlo todo
Por muy tentador que sea convertirse en director, no le digas al reportero, a los fotógrafos ni a camarógrafos qué vacunas quieres que reciban. Quiere establecer una cierta relación con ellos e iniciar una relación con el periódico o la estación de televisión. No ganarás amigos diciéndoles cómo hacer su trabajo.
Facilite la entrada (y la salida)
Si va a realizar el evento en su planta de 50,000 pies cuadrados y el área donde permitirá a los medios está en la parte trasera del edificio, proporcióneles el acceso más fácil posible. No hagas que se estacionen en la parte delantera del edificio y luego carguen con su equipo hasta la parte trasera si puedes evitarlo. Si hay una manera de conducir hasta la parte de atrás, informe a los medios las instrucciones para llegar en su comunicado de prensa y marque claramente el camino cuando lleguen.
También desea considerar qué área de sus instalaciones está estrictamente prohibida. Por ejemplo, si no puede evitar una caminata larga, ¿realmente quiere que los medios recorran todo su edificio con cámaras? Eso no significa que vayan a empezar a disparar lo que quieran. Pero muchas empresas tienen políticas estrictas sobre dónde pueden ir las cámaras y los no empleados por motivos de propiedad.
Considere las imágenes
Piense detenidamente en sus imágenes. Ofrezca a los medios la mayor experiencia práctica posible. Hablar de un producto durante media hora y luego hacer referencia a la imagen del folleto es algo a lo que los medios ni siquiera tienen que presentarse. Recuerde, están transmitiendo las imágenes a sus clientes potenciales (sus espectadores o lectores), por lo que es importante tener en cuenta a su audiencia para que pueda obtener la cobertura que necesita.
No olvide un kit de prensa
Incluye la información sobre tu evento y entrégala a los medios. Esta información les ayudará a escribir la historia, pero también te ayudará a tener más control sobre las noticias, ya que les estás proporcionando la información crucial.
Asegúrese de que su contacto con los medios esté disponible
No olvide poner a su contacto de medios a disposición para preguntas. Si un periodista tiene preguntas adicionales, debe poder comunicarse con su contacto con los medios rápidamente. Asegúrese de incluir el número de teléfono del contacto de medios y cualquier otra información de contacto dentro de su carpeta de prensa.
Utilice empleados con experiencia
No es necesario limitar los portavoces de su evento a su propio contacto con los medios. Si un empleado puede dar una mejor frase porque ha tenido más experiencia desarrollando y trabajando con un determinado producto, por supuesto, póngalo a disposición para preguntas.
Prepare su declaración de antemano
Si planeas hablar frente a la cámara o con un periodista, piensa en lo que quieres decir con anticipación. Puede ser útil tener un amigo que no esté familiarizado con su negocio para leer su kit de prensa y hacerle las preguntas que tenga. A partir de estas preguntas, así como de algunas ideas propias, genere una lista de respuestas. No querrás sonar ensayado, pero tampoco querrás parecer desprevenido o decir "Umm..." mucho.
También desea considerar los diferentes tipos de medios. El periódico tiene necesidades diferentes a las de la televisión y viceversa. El periodista de un periódico podría hacerle preguntas muy diferentes a las de un reportero de TV. Cada medio tiene diferentes formas de presentar sus noticias, por lo que necesitarán el tipo que mejor se adapte a su audiencia.
¿Qué pasa si el periodista no se presenta?
Es muy posible que la estación o el periódico envíen a un fotógrafo o camarógrafo en lugar de un reportero. Eso no significa que tu historia no sea importante para ellos. No estarían allí si no hubieran planeado cubrir tu historia, así que trata muy bien a quien aparezca.
Si un camarógrafo está cargando con su equipo, no le entregue un kit de prensa en ese momento. Ofrézcase a llevárselo hasta que puedan recibir las vacunas que necesitan. Tratarlos como ciudadanos de segunda clase hará que regresen a la estación y podría perjudicar sus posibilidades de cobertura futura.
