Ya sea que estés empezando en el negocio de planificación de eventos o es un planificador de eventos experimentado, es probable que esté familiarizado con una lista de verificación de planificación de eventos o al menos haya escuchado referencias a ella durante un curso de planificación de eventos o una reunión de la industria. Hay una razón para eso. Una lista de verificación de planificación de eventos es el mejor amigo de un planificador, una herramienta invaluable para gestionar con éxito sus eventos.
Nota: una lista de verificación de planificación de eventos también se conoce como cronograma de trabajo pendiente o ruta crítica.
Evento planeado todo es cuestión de planificación. Incluso la idea de evento más creativa fracasará si no se planifica y ejecuta bien. Aquí es donde entra en juego una lista de verificación de eventos. Es su guía para mantenerse organizado y cumplir con el cronograma (o adelantarse) al hacer malabarismos con la gran cantidad de responsabilidades y detalles variados en la planificación de un evento exitoso. Y es particularmente útil cuando se gestionan múltiples eventos. Olvidar una pequeña tarea o retrasarse en una fecha límite puede provocar un efecto dominó: otros aspectos aparentemente no relacionados de su evento pueden comenzar a desmoronarse, uno por uno.
Así que no confíe en su memoria, notas adhesivas o garabatos en su libreta para mantener su negocio de planificación de eventos funcionando sin problemas. Aprenda a elaborar una lista de verificación eficaz para la planificación de eventos y pronto se convertirá en su nuevo mejor amigo.
Antes de que empieces
Para comenzar, reserve algo de tiempo de su agenda para concentrarse en el evento que está planeando. A continuación, aclara tu mente. En serio. Sin mirar el teléfono ni responder un correo electrónico. Debe visualizar este evento de principio a fin, sin interrupciones ni distracciones, para poder planificar de manera efectiva todas las tareas que deben completarse.
Prepararse
Piensa en el evento que estás planeando y anota todos los detalles que estén confirmados: nombre del cliente y datos de contacto, fecha del evento, ubicación, número de asistentes, etc. Saque un calendario y marque la fecha del evento en este calendario en negrita. Reúna cualquier otro material relevante: fotografías del evento, lista de catering para contactar – que son parte de este evento.
Dar marcha atrás
La forma de empezar a escribir una lista de verificación para la planificación de eventos es trabajar hacia atrás.
Los invitados experimentan un evento como una reunión de uno o varios días en la que todo sucede al mismo tiempo. Como una actuación en vivo que aparece en el escenario y está ejecutada maravillosamente. Los planificadores de eventos ven los eventos como una serie de eventos más pequeños que encajan como piezas de un rompecabezas para culminar en el evento final. Entonces, como planificadores, comenzamos por el principio. Lo cual ocurre varias semanas o meses antes de que ocurra un evento real.
Empezar por el principio
Al decidir por dónde empezar a escribir la lista de verificación de planificación de eventos, piense en sentar una base sólida para su evento. Antes de seleccionar combinaciones de colores y pedir flores, hay que abordar lo básico. Desde firmar contratos hasta negociar un bloque de habitaciones, todo debe estar escrito en su lista de verificación, sin importar cuán grande o pequeño sea. La clave es ocuparse primero de cualquier tarea que pueda completarse con anticipación para permitir más tiempo en su agenda para aquellas tareas pendientes que ocurren más cerca de la fecha del evento.
Algunos ejemplos de elementos para incluir en la lista de verificación de su planificador de eventos:
- Firmar contratos (con cliente, recinto, proveedores, etc.).
- Confirmar fecha y hora con el lugar
- Contratar entretenimiento (banda, locutor, etc.)
- Bloque hotelero seguro
- invitaciones por correo
- Seleccione el menú
- contratar camareros
- Confirmar el número de invitados.
- Tutorial del sitio
- Confirmar la configuración de la sala
Permitir tiempo extra
Con cada elemento de la lista de verificación de su evento, agregue tiempo adicional. Si la fecha para enviar las invitaciones por correo es el 15 de marzo, incluya un elemento en su lista para tener las invitaciones listas para enviar por correo el 8 de marzo, una semana antes. Eso le dará algo de tiempo extra en caso de que algo salga mal con las invitaciones o si se retrasa por otro motivo.
Incluya recordatorios en su lista de verificación
No es suficiente escribir “firmar contrato con el proveedor de catering” en su lista de verificación y luego marcar la casilla cuando esté completa. Deberá asegurarse de que el proveedor de catering haya recibido una copia del contrato y también le haya devuelto una copia firmada. Entonces, por cada elemento importante que agregue a su lista de verificación, incluya un recordatorio. Por ejemplo, "Haga un seguimiento del servicio de catering con respecto al contrato". Agregue otro recordatorio posterior que diga "Contrato firmado recibido del proveedor de catering”. No es raro abordar una tarea y darla por terminada cuando en realidad solo se completó en su lado.
