Un documento de antecedentes es un documento informativo que a menudo se proporciona con un comunicado de prensa, un aviso de prensa o como parte de un kit de prensa más amplio. El documento informativo brinda a la prensa u otras partes interesadas información más detallada sobre un tema, evento, persona de interés o lanzamiento. Cómo escribir un informe de antecedentes es una habilidad que muchos escritores independientes y de relaciones públicas deberían conocer.
Se proporciona porque otros documentos de prensa o medios, como avisos a los medios y comunicados de prensa, son necesariamente breves y concisos. El documento de antecedentes proporciona más información al periodista o medio de comunicación sin comprometer la legibilidad o el formato estándar del aviso de prensa o comunicado de prensa.
Cómo escribir un documento informativo
Para escribir una descripción general, comience con una breve introducción al tema en cuestión. Luego, inserte subtítulos según la información adicional que desee proporcionar a los medios. A continuación se enumeran algunos ejemplos de subtítulos o subsecciones de antecedentes comunes. Por último, complete la información según corresponda en sus subsecciones.
Dado que la mayoría de sus documentos estarán dirigidos a organizaciones de medios, escriba los antecedentes según el estilo AP. Tenga en cuenta que está escribiendo para profesionales ocupados, así que haga un uso amplio de subtítulos y gráficos de fácil referencia también. Su investigación puede implicar entrevistando a su cliente u otros miembros de la organización. La investigación externa debe citarse en gran medida en los antecedentes, ya que los periodistas a menudo querrán hacer un seguimiento y verificar su información.
Considere editar el documento de antecedentes según su medio de comunicación objetivo. Piensa en quién es tu medio de comunicación ideal para el evento o lanzamiento en el que estás trabajando y luego considera si serían más interesado en la historia de su evento, los roles de las personas en la organización o la aplicabilidad geográfica del trabajo a mano.
A pesar de las sugerencias anteriores, los antecedentes (como todos los artículos dirigidos a periodistas) deben ser breves. Lo último que quiere hacer un redactor de relaciones públicas es perder el interés de los medios.
Partes de un fondo
Las secciones típicas de un documento informativo pueden incluir una historia de la organización, evento o tema en cuestión y estadísticas aplicables u otros datos. Esto puede incluir los nombres, descripciones y calificaciones de personas importantes dentro de la organización.
Se pueden incluir declaraciones directas sobre por qué el evento o tema es aplicable, así como información geográfica o de población. datos relacionados con el tema y un par de viñetas emotivas e interesantes que el periodista podría utilizar para crear su historia.
Escritores independientes y antecedentes
Los escritores independientes pueden encontrarse con la necesidad de escribir antecedentes para clientes que buscan atención de los medios, ya sea una nueva empresa, una organización sin fines de lucro o una empresa en general. Es posible que lo contraten para escribir solo un documento informativo, pero es más probable que su cliente necesite varios tipos diferentes de documentos orientados a los medios, si no un kit de medios completo. Una vez más, la necesidad de documentos para los medios surge a menudo durante un lanzamiento, evento o conferencia de prensa, aunque no siempre es así.
Cómo utilizar un fondo
Los documentos de antecedentes se pueden utilizar como parte de un kit de medios, como uno almacenado en el sitio web de una organización o distribuido en forma impresa durante un evento de prensa. Tenga en cuenta que esto significa que debería funcionar bien en formato impreso y electrónico.
A menudo se utilizan junto con eventos de prensa, como mítines o conferencias de prensa. Nuevamente, generalmente se les proporciona varios otros documentos como parte de un kit de prensa o un kit de prensa.
También se pueden utilizar de otras maneras, como una manera de presentar una nueva organización, tema o evento a los medios, o como base de contacto para temas de conversación.
Nombres de antecedentes
A menudo se puede hacer referencia a los antecedentes con otros términos. Por ejemplo, pueden combinarse o confundirse con una hoja informativa. Se utilizan con mayor frecuencia como parte de un kit de medios más grande.
