El archivo de nómina de los empleados es el depósito de todo lo que tiene que ver con el cheque de pago de un empleado. El motivo principal para crear un archivo de nómina es limitar el acceso al resto de la información confidencial que se encuentra en el archivo de personal.
El propósito de un archivo de nómina de empleados
El archivo de nómina permite al personal de contabilidad pagarle al empleado sin acceder a información confidencial del mismo. El personal de contabilidad puede mantener registros de nómina cuando tenga sentido pagarle al empleado. En los casos en que se subcontratan la nómina y la contabilidad, esta es una práctica aún más recomendada para los registros de nómina del empleado.
El archivo de nómina limita el acceso a la información confidencial de los empleados. El archivo de nómina de empleados permite al personal de contabilidad y finanzas tener la información que necesitan para pagarle al empleado en un lugar práctico. La ubicación debe ser segura y fuera del alcance de cualquier otro empleado.
Debe inculcar al personal de contabilidad el hecho de que la información de los archivos de nómina es confidencial y no debe compartirse sin el permiso y la aprobación del personal de recursos humanos. El personal de contabilidad tampoco debe compartir ninguna información sobre aumentos, promociones, bonificaciones y cualquier otra información confidencial sobre los empleados.
Recursos Humanos no necesita monitorear el acceso de la contabilidad a los archivos de nómina de los empleados. Como se recomienda para los archivos de empleados relacionados, como los archivos personales y médicos, debe limitar el acceso al archivo de nómina. Sólo deben ver los contenidos las personas que necesitan tener la información para realizar su trabajo.
Contenido de un archivo de nómina de empleados
Esta es una lista sugerida de lo que pertenece al archivo de nómina de un empleado.
- Carta de oferta firmada por el gerente de contratación, Recursos Humanos y el empleado.
- Autorización de pago firmada por Recursos Humanos y el gerente de contratación cuando existe un contrato de empleado
- formulario W-4
- Trámites y autorización relacionados con cualquier beneficio de empleado que implique una deducción de nómina.
- Formulario de autorización de depósito directo
- Formularios de contabilidad del tiempo asalariado
- Hojas de tiempo semanales por hora
- Registros de reloj de tiempo, cuando se utilicen
- Registros de asistencia
- Solicitudes de reembolso de gastos, incluida la documentación y recibos de viajes y otros gastos autorizados.
- Formularios de reembolso de matrícula y recibos de pago, libros, etc.
- Formularios de solicitud de pago por adelantado
- Documentos de préstamo de la empresa y calendario de pagos.
- Órdenes y registros de embargo
- Autorización para la divulgación de información privada.
- Trámites relacionados con cada aumento de empleado.
- Trámites relacionados con cualquier bonificación, participación en las ganancias o premio de reconocimiento.
- formularios W-2
- Autorización para cualquier otra gestión de nómina que su empresa permita
También conocido como expedientes de empleados, registros de empleados, expedientes de recursos humanos, documentación.
Nota: Susan Heathfield hace todo lo posible para ofrecer asesoramiento preciso, de sentido común y ético sobre gestión de recursos humanos, empleadores y lugar de trabajo en este sitio web, pero no es abogada. El contenido del sitio no debe interpretarse como asesoramiento legal. El sitio tiene una audiencia mundial y las leyes y regulaciones laborales varían de un estado a otro y de un país a otro, por lo que los artículos no pueden ser definitivos sobre todos ellos para su lugar de trabajo. En caso de duda, busque siempre asesoramiento legal. La información contenida en el sitio se proporciona únicamente a modo de orientación.
