Un análisis de puesto es un proceso utilizado para recopilar información sobre los deberes, responsabilidades, habilidades necesarias, resultados y ambiente de trabajo de un trabajo en particular. Necesita tantos datos como sea posible para armar un descripción del trabajo, que es el resultado de salida frecuente del análisis de puestos.
Si omite información crítica, podría terminar pagando incorrectamente a un empleado y, por lo tanto, fomentar el descontento y la infelicidad de los empleados. O podría contratar sin darse cuenta a un empleado que carece de una habilidad esencial necesaria para realizar el trabajo.
El análisis del puesto reduce las responsabilidades de un puesto a las funciones básicas necesarias para realizarlo con éxito. El análisis del puesto es útil para proporcionar una visión general de los requisitos fundamentales de cualquier puesto.
Los resultados adicionales de un análisis de trabajo incluyen:
- hacer planes de reclutamiento y contratación de empleados,
- publicaciones de posiciones y anuncios, y
- planificación del desarrollo del desempeño dentro de tu Sistema del manejo de rendimiento.
El análisis de empleo es una herramienta útil que puede utilizar para completar cualquiera de estos procesos para lograr el éxito laboral.
Cómo realizar un análisis de trabajo
Ciertas actividades le ayudarán a crear un análisis de trabajo exitoso. El análisis de puesto podrá incluir las siguientes actividades:
1. Revisar las responsabilidades laborales de los empleados actuales.
Es fundamental que pregunte a los empleados reales que realizan el trabajo qué hacen todos los días en el trabajo. Con frecuencia, RRHH y la dirección (especialmente la alta dirección) no tienen idea de lo que abarca las funciones diarias de un trabajo en particular. Es posible que vean el resultado, pero no tienen idea de qué acciones y comportamientos laborales adopta el empleado que lo produce.
Si se le pide que enumere sus responsabilidades actuales para el análisis de puestos, sea minucioso con la información que proporcione. No se limite a decir que "produce informes mensuales". Digamos que usted “reúne los datos de seis departamentos diferentes, verifica la exactitud de los datos utilizando una herramienta de Access diseñada a medida que creé y mantengo, y etc, etc, etc.” Si omite los detalles, pueden pensar que su informe se genera mediante un botón que presiona una vez al mes para producir.
Asegúrese de haber descrito sus tareas diarias con suficiente detalle para que su organización pueda contratar a un nuevo empleado calificado que tenga la capacidad de realizar el trabajo correctamente.
2. Realizar investigaciones en Internet y ver ejemplos de descripciones de puestos de trabajo en línea o fuera de línea destacando trabajos similares.
Si bien nunca querrás copiar la descripción de trabajo de otra empresa, mirar varias es útil para escribir tus propias descripciones de trabajo.
Puede encontrar descripciones de trabajo de muestra buscando “[Título del trabajo] Descripción de muestra” o puede consultar las ofertas de trabajo para los puestos que las empresas están contratando actualmente. También puedes consultar LinkedIn para ver cómo las personas describen sus logros en un trabajo.
También puede ver las descripciones de trabajo que aparecen en sitios como Salary.com o Payscale.com. Toda esta búsqueda puede ayudarle a descubrir cómo redactar el análisis del puesto y recordarle las tareas y responsabilidades que quizás haya olvidado.
3. Analizar los deberes, tareas y responsabilidades laborales que debe cumplir el empleado que ocupa el puesto.
No todos los trabajos dentro de una empresa están optimizados. Es posible que encuentre tareas que están deshechas o proyectos importantes que debería trasladar de un departamento a otro. Es posible que descubra tareas que en otro trabajo realizaría con mayor éxito y facilidad.
Cuando hagas un análisis de puesto, asegúrate de fijarte en las necesidades de la empresa y en cualquier responsabilidad no asignada o ilógica. Luego, trabaje con la gerencia para agregar las tareas adecuadas al análisis de trabajo adecuado.
4. Investigando y compartiendo con otras empresas que tienen trabajos similares.
A veces, las empresas estarán felices de compartir información sobre las descripciones de sus puestos. También hay empresas de encuestas salariales, donde puede hacer coincidir sus trabajos con sus descripciones y compartir información salarial. Pero también pueden ayudarle a determinar qué incluir en sus propias descripciones de trabajo.
5. Articular los resultados o contribuciones más importantes que se necesitan del puesto.
A veces estás tan atrapado en las tareas que te olvidas de mirar los resultados necesarios. Por ejemplo, si lo que se necesita es el informe, toda la recopilación y auditoría de datos es inútil sin el análisis y el informe final.
A veces, puedes identificar huecos en tu organización y encontrar una manera de llenarlos mediante análisis de trabajo. Por ejemplo, no se asignan tareas a ningún empleado que deban realizarse. O bien, un trabajo tiene más tareas de las que cualquier persona podría realizar.
Cuanta más información puedas reunir, más fácil encontrarás la redacción real de la descripción del trabajo. No necesitas preocuparte por el lenguaje bonito. Quiere una descripción de trabajo funcional más que cualquier otra cosa. Asegúrese de que sea claro y conciso. Pregúntese: "Si alguien más leyera esto, ¿sabría lo que realmente hace la persona en esta posición?"
La línea de fondo
No posponga la redacción de descripciones de puestos. Los encontrará invaluables cuando analice el salario y la compensación al contratar y promover, y al evaluar si un trabajo cumple o no con los requisitos para la exención de horas extras. Son una herramienta de comunicación eficaz para utilizar con los empleados para que tus expectativas son claras.
