Si bien una simple lista de cosas por hacer puede ser suficiente para completar pequeños proyectos en la casa cuando se trata de gestión de proyectos, normalmente se necesita un plan de acción más detallado. Una de las formas más populares y prácticas de administrar el tiempo de todas las tareas de un proyecto es utilizar un diagrama de Gantt.
¿Qué es un diagrama de Gantt?
Un diagrama de Gantt es un diagrama que muestra todas las diferentes subtareas de un proyecto y cómo se relacionan entre sí a lo largo del tiempo.
Un diagrama de Gantt muestra todas las tareas que deben realizarse, la cantidad de tiempo que se espera que lleve cada tarea tomar, los marcos de tiempo en los que se deben completar las tareas individuales y la relación entre varios tareas. De esta manera, todo se pone hecho a tiempo, y nunca perderá el tiempo esperando que se complete una tarea que ya debería haberse hecho.
¿Cuáles son las partes de un diagrama de Gantt?
Los diagramas de Gantt se componen de nueve componentes.
- Fechas. Uno de los componentes principales de un diagrama de Gantt, las fechas permiten a los gerentes de proyecto ver no solo cuándo comenzará y finalizará todo el proyecto, sino también cuándo se llevará a cabo cada tarea. Estos se muestran en la parte superior del gráfico.
- Tareas. Los proyectos grandes siempre consisten en una gran cantidad de subtareas. Un diagrama de Gantt ayuda a los administradores de proyectos a realizar un seguimiento de todas las subtareas de un proyecto, para que no se olvide ni se retrase nada. Las tareas se enumeran en el lado izquierdo.
- Barras. Una vez que se han enumerado las subtareas, se utilizan barras para mostrar el período de tiempo en el que se debe completar cada tarea. Esto ayuda a garantizar que cada subtarea se realice a tiempo para que todo el proyecto se complete a tiempo.
- Hitos. Los hitos son aquellas tareas que son fundamentales para la finalización y el éxito de un proyecto. A diferencia de los detalles menores, que también tienen que hacerse, completar un hito ofrece una sensación de satisfacción y de avance. En un diagrama de Gantt, los hitos se muestran como diamantes (o, a veces, con una forma diferente) al final de una barra de tareas en particular.
- flechas Si bien algunas de sus tareas se pueden realizar en cualquier momento, otras deben completarse antes o después de que otra subtarea pueda comenzar o finalizar. Estas dependencias se indican mediante pequeñas flechas entre las barras de tareas en un diagrama de Gantt.
- Barras de tareas. Si bien muchas subtareas se pueden completar con bastante rapidez, habrá muchas ocasiones en las que querrá ver de un vistazo exactamente cómo va su proyecto. El progreso se muestra sombreando las barras de tareas para representar la parte de cada tarea que ya se ha completado.
- Marcador de línea vertical. Otra forma de monitorear el progreso de su proyecto, un marcador de línea vertical indica la fecha actual en el gráfico. Le ayuda a administrar su tiempo de manera efectiva, ya que puede ver de un vistazo cuánto le queda por hacer y si está en camino de completar el proyecto a tiempo.
- ID de tarea. En el acelerado mundo de los negocios de hoy en día, es probable que tenga varias tareas al mismo tiempo. Incluir la identificación de la tarea en el diagrama de Gantt ayuda a todos los involucrados a identificar rápidamente la tarea de la que está hablando.
- Recursos. Si bien no todos los diagramas de Gantt enumeran los nombres de las personas que trabajarán en ellos, si su proyecto será completado por varias personas, listar nombres y las tareas que se les asignan puede ser increíblemente útil. Identificar y asignar recursos a cada tarea lo ayuda a administrar de manera efectiva las personas, las herramientas y las habilidades para completar cada proyecto a tiempo.
Herramientas de gestión de proyectos y diagramas de Gantt
Cuando se desarrollaron inicialmente los diagramas de Gantt, se escribieron a mano, lo que hizo que cambiar o actualizar el diagrama fuera laborioso. Afortunadamente, con el software de administración de proyectos actual, los administradores de proyectos pueden agregar, restar y modificar tareas fácilmente sin necesidad de ajustar todo el gráfico a mano.
Hay muchas herramientas y software de gestión de proyectos populares que utilizan diagramas de Gantt o estructuras de tareas. Estos se pueden utilizar para sus necesidades comerciales, personales y de desarrollo profesional.
Al administrar un proyecto, debe asegurarse de que todas las tareas individuales se completen de manera oportuna y eficiente. Un gráfico de Gantt le ayudará a hacer precisamente eso.
