El registro es el primer punto de contacto con sus invitados, y un proceso de registro fluido mantiene altos los niveles de entusiasmo y marca la pauta para un gran evento. Por otro lado, una experiencia desorganizada y que requiere mucho tiempo puede hacer que la multitud se queje hasta el inicio del evento. Con tanto en juego en la mesa de registro, definitivamente querrás hacerlo bien la primera vez. Siga esta lista de verificación de elementos esenciales para asegurarse de tener un buen comienzo.
Mas grande es mejor
Las matemáticas simples nos dicen que las grandes multitudes requerirán más mano de obra si se quiere evitar largas colas. Recomiendo un asistente por cada cien invitados y un flotante por cada doscientos invitados. En cuanto a las necesidades de la mesa, suponga dos asistentes por cada mesa de dos metros y medio y agregue una mesa adicional a este cálculo para suministros y espacio de trabajo.
Mantente conectado
No querrás correr por los pasillos buscando una toma de corriente o una conexión a Internet, así que asegúrate de que estas líneas lleguen a tu mesa con antelación. También querrás traer una computadora portátil incluso si no planeas usarla. El acceso en línea puede resultar útil si necesita consultar correos electrónicos o ayudar a los invitados perdidos a encontrar el camino hacia y desde el lugar. Por último, pero no menos importante, comprueba la situación de la iluminación. Si el pasillo está poco iluminado, es posible que desees agregar algunas luces de escritorio para ayudarte a leer tus listas.
No olvide los suministros de oficina
Cada planificador debe tener una caja de aparejos llena de elementos esenciales de oficina como cinta adhesiva, tijeras y una variedad de marcadores. Otros elementos importantes para su lista de empaque incluyen etiquetas de nombre en blanco, números de mesa y carteles reservados para usar según sea necesario. Sí, tu local tendrá acceso a la mayoría de estas cosas, pero el tiempo y la frustración que te ahorrarás al tenerlas a tu lado no tienen precio.
Acelerar respuestas
Uno de los mayores perturbadores de su “ritmo de registro” será el aluvión de preguntas simples provenientes tanto de los voluntarios como de los asistentes. Puede evitar que estas consultas ralenticen la fila de registro configurando una mesa de ayuda. Se sorprenderá de lo mucho más eficiente que puede funcionar la mesa de registro cuando tiene una persona dedicada a responder preguntas como "¿dónde está el baño?"
Manténgase abierto
Es imprescindible mantener al menos una persona en la mesa de registro durante todo el evento. No querrás que un problema relativamente menor se convierta en algo más grande porque no había nadie disponible para ayudar. Esto suele suceder cuando los invitados se ven obligados a buscar en otra parte cuando no pueden encontrar a su equipo. ¡Solo se necesita un descanso para ir al baño en el momento equivocado para enviar a un asistente impaciente hacia el área de la cocina para pedir una ensalada sin cebolla!
Mantén a tus amigos cerca
Hay algunos números de contacto que querrás obtener antes de que comience el evento. El primero es el número de móvil del coordinador del lugar. No habrá tiempo para recorrer el edificio cuando se acaben las toallas de papel en el baño, por lo que este número es absolutamente imprescindible. Otro buen número para cuestiones relacionadas con la alimentación es el del responsable del catering. Finalmente, confirme los mejores números de emergencia de los departamentos de policía y bomberos. Algunos hoteles tienen su propio personal de seguridad que suele ser el mejor punto de contacto en estas situaciones.
Las tablas de registro deberían proporcionar algo más que una simple cartel de bienvenida y etiqueta con el nombre. Desde la perspectiva del invitado, representan el centro de atención al cliente de su evento. Pero para estar a la altura de estas expectativas, hay que estar preparado. Después de todo, si los invitados no pueden pasar el registro, el resto de sus esfuerzos de planificación pasarán desapercibidos.
