¿Odias cobrar tu dinero? Únete al club. Las encuestas recientes de OPEN Small Business Network de American Express muestran que las cuentas por cobrar son la principal preocupación sobre el flujo de efectivo de los propietarios de pequeñas empresas. Para asegurarse de que le paguen, utilice los siguientes consejos y mejores prácticas de cobro de deudas.
Adopte una postura positiva
No lo tome como algo personal si sus clientes no pagan sus facturas a tiempo. Investiga por qué la factura llega tarde. Podría ser que su cliente simplemente lo haya olvidado. Para ayudar a evitar este tipo de pagos atrasados, proporcione un amable recordatorio inmediatamente después de la fecha de vencimiento de la factura.
Aumente la franqueza gradualmente
Uno de los secretos del cobro de deudas de las pequeñas empresas es aumentar gradualmente la asertividad de su comunicación de seguimiento con el tiempo. Su primera llamada, carta o correo electrónico debe brindarle a su cliente el beneficio de la duda con un tono positivo y útil. Pero en la tercera carta o correspondencia de cobro, el tono puede ser más directo y asertivo (pero nunca ofensivo o poco profesional).
Utilice múltiples canales
En la era electrónica actual, gestionar la facturación y el cobro de deudas por correo electrónico es sencillo y rápido, pero no está exento de preocupaciones. La correspondencia por correo electrónico puede quedar enterrada fácilmente en una bandeja de entrada abarrotada. Utilice medios adicionales para comunicarse con sus clientes que no realizaron un pago. Levantar el teléfono es un excelente primer paso, mientras que es posible que se solicite una carta certificada después de semanas sin respuesta.
Empoderar a las personas adecuadas
Como propietario de una pequeña empresa, existe la gran tentación de que los vendedores manejen sus propias cuentas por cobrar, pero es mucho mejor asignar a una persona la tarea de cobro de deudas. Designe su líder de cobro de deudas y brinde el apoyo, la capacitación y los incentivos adecuados para hacer bien el trabajo.
Llame a los pesos pesados
Después de numerosas llamadas y cartas de cobro, es posible que llegue a un punto en el que la cuenta esté vencida hace mucho tiempo. Si es necesario, podría considerar contratar una agencia de cobros para que se encargue de estos clientes morosos. Dedicar demasiado tiempo y recursos puede resultar agotador para sus operaciones.
No ignore la FDCPA
Existen leyes y regulaciones que rigen cómo las agencias de cobranza pueden cobrar la deuda. Los cobradores de deudas no pueden mentir, engañar ni acosar a sus clientes. Asegúrese de que la agencia de cobranza que seleccione cumpla con las Ley de Prácticas y Cobros Justos de Deudas (FDCPA).
Ejecute un informe de crédito
Reduzca sus cuentas vencidas ejecutando una verificación de crédito de su cliente o cliente potencial antes de cerrar el trato. Espere gastar al menos $30 en un informe de Dun & Bradstreet (D&B). D&B utiliza datos autoinformados, pero agrega credibilidad al incluir datos bancarios de proveedores de la empresa, declaraciones de quiebra, fuentes de medios, demandas, embargos y sentencias.
Siempre verifique las referencias
Se recomendaría a cualquier pequeña empresa que planee firmar un "gran acuerdo" que realice comprobaciones de referencias comerciales y bancarias. Simplemente comunicarse con el banco de su cliente o socio potencial puede revelar información importante sobre la relación bancaria y cómo han mantenido sus cuentas en el pasado. Al igual que una verificación de antecedentes, este paso puede identificar posibles señales de alerta incluso antes de que se imprima una factura.
La línea de fondo
Manejar el proceso de cobro de deudas es una responsabilidad de la propiedad empresarial exitosa. Demasiadas pequeñas empresas dan baja prioridad a las cuentas por cobrar y a los cobros antiguos. Es importante controlar su flujo de caja y sus cuentas por cobrar antiguas mensualmente o más. Está bien cancelar deudas incobrables, pero al final, depende de su habilidad comercial manejar el asunto que afectará su crecimiento.
¿Necesita ayuda para redactar una carta de cobro de deudas? Revise ejemplos de cartas de cobro para obtener ideas.
