Si bien puede resultar útil para una pequeña empresa procesar transacciones rápidamente con un programa de software de contabilidad potente, pagar para corregir errores es algo que le gustaría evitar. Comprender los tipos de errores contables que se cometen comúnmente puede marcar la diferencia entre tener que pagar para corregir un error y hacerlo bien la primera vez. Aquí hay ocho errores contables comunes que cometen los dueños de negocios y sugerencias sobre cómo solucionarlos:
Registrar accidentalmente transacciones en un período anterior
Una vez que haya "cerrado los libros" de un año fiscal, no debería volver atrás para cambiarlos. Aún así, algunas aplicaciones de contabilidad, como QuickBooks, no le permiten bloquear las finanzas de un período anterior para que pueda publicar las entradas del año actual en un período anterior si no tiene cuidado. Otros programas de software de contabilidad le permiten cometer este error si no ha configurado el software para bloquear las finanzas del período anterior.
Revisar el balance del período anterior para detectar cambios
Si ha registrado transacciones en un período anterior, el balance general cambiará. Por lo tanto, puede consultar el balance de su período anterior para asegurarse de que no haya cambiado desde la última vez que cerró sus libros. Si ha cambiado, deberá investigar.
Saldo incorrecto en el saldo de activo o pasivo
Las cuentas de activos deben tener saldos deudores, mientras que las cuentas de pasivos deben tener saldos acreedores. Las causas más comunes de tener un saldo incorrecto en estas cuentas del balance son la publicación de asientos en la cuenta incorrecta, la clasificación errónea de cuentas y la duplicación de asientos de ajuste.
Revise su balance en busca de errores
Consulte su balance para asegurarse de que los activos y pasivos tengan los saldos correctos. Si hay una cuenta con un saldo incorrecto, puede consultar los detalles de esa cuenta para encontrar las entradas que causaron el error. Esta verificación debe realizarse al menos mensualmente.
Saldo incorrecto en el saldo de ingresos o gastos
Las cuentas de ingresos deben tener saldos acreedores, mientras que las cuentas de gastos deben tener saldos deudores. Algunas causas de este error son la publicación de entradas en la cuenta incorrecta, la clasificación errónea de cuentas y Duplicar asientos de ajuste, que son las mismas razones para tener saldos incorrectos en el balance. cuentas.
Revise su declaración de ingresos en busca de errores
Verifica su estado de resultados para asegurarse de que los ingresos y gastos tengan los saldos correctos. Si hay una cuenta con un saldo incorrecto, puede consultar los detalles de esa cuenta para encontrar las entradas que causaron el error. Esta verificación debe realizarse al menos mensualmente.
Clasificación errónea de gastos
Los sistemas de contabilidad para pequeñas empresas ahorran tiempo porque las entradas se pueden publicar rápida y fácilmente. Cuando se ingresa información, puede ser fácil elegir la cuenta de gastos o la descripción de gastos incorrecta. Clasificar erróneamente los gastos no sólo significa que el sistema contable puede no reflejar adecuadamente lo que sucede en su negocio, sino que también puede causar verdaderos dolores de cabeza si los informes financieros y fiscales no son precisos.
Revise sus declaraciones de gastos periódicamente
Asigne a alguien para que escanee sus gastos periódicamente para asegurarse de que los datos parezcan razonables. Por ejemplo, si se registra un gasto de comida en la cuenta de gastos de arrendamiento, normalmente se destacará debido a la descripción de las entradas. Otro indicio de que los gastos pueden estar mal clasificados son las diferencias inexplicables entre el presupuesto y el real.
No buscar ayuda cuando la necesita
Seguro que has oído la expresión "penny Wise and Dollar Pobre" en referencia a las personas que dedican unas horas de su tiempo a ahorrar unos cuantos dólares. Tienes que darte cuenta de que tu trabajo es administrar tu negocio. Un contratista construye, un pintor pinta y un agente inmobiliario vende. A veces simplemente no vale la pena dedicar horas y horas a repasar los detalles de sus registros contables o investigar cómo corregir un error que haya cometido.
Apóyate en un profesional de la contabilidad profesional
Si puede, ganará más de lo que gastará atendiendo otras cuestiones además de las cuestiones contables, entonces debería considerar subcontratar el problema a un contador o tenedor de libros profesional.
No guardar recibos
Registraste diligentemente todos tus gastos en tus registros contables. Su estado de gastos es una obra de arte, sin errores ni omisiones. Luego, el IRS le pregunta; Sin recibos, sus extractos de gastos son inútiles.
Guarde sus recibos
Guarde sus recibos o haga copias escaneadas de todos ellos.
No programar copias de seguridad
Muchas pequeñas empresas dependen del software para hacer el trabajo contable por ellas, pero no contabilizan las fallas o errores del sistema. Un solo problema puede borrar tus archivos.
Programar copias de seguridad de rutina
Programe copias de seguridad automáticas semanales utilizando el almacenamiento en la nube o un servidor específico reservado para esta tarea.
No capacitar al personal
No importa cuán poderoso sea su software, su personal necesita capacitación para ser efectivo. Un miembro del personal mal capacitado puede arruinar sus registros por accidente, desechando todas sus hojas de gastos y ganancias.
Realizar entrenamiento regular
Durante el proceso de incorporación, realice sesiones de capacitación integrales y realice actualizaciones trimestrales para garantizar que todo el personal pueda ingresar y ejecutar la información con precisión.
