Cuando compra el Neat Receipts Scanalizer, obtendrá un escáner compacto y liviano, junto con un software para organizar sus imágenes digitales, un cable USB y accesorios de almacenamiento.
El Neat Receipts Scanalizer se especializa en escanear y almacenar las imágenes y detalles de los recibos, tarjetas de visita y cualquier documentación en papel de hasta 8,5 pulgadas de ancho. Escanee un recibo y el software extraerá la fecha de la transacción, el monto y el impuesto sobre las ventas y luego clasificará la transacción. Neat Receipts puede incluso indicar si el monto del recibo es reembolsable o deducible de impuestos.
Los elementos escaneados se organizan en carpetas con organizadores separados para recibos, documentación relacionada con impuestos, tarjetas de presentación y documentos varios. Los recibos se pueden imprimir, enviar por correo electrónico o exportar a un PDF o a una variedad de otros formatos.
Neat Receipts es para personas que desean mantener la documentación en papel organizada digitalmente y reducir la cantidad de papel. almacena físicamente en archivos (o pilas) o exporta datos de recibos a una hoja de cálculo o software financiero como TurboTax.
Software de recibos ordenado
El software Neat Receipts está organizado en cuatro secciones:
Organizador de recibos: Las carpetas dentro de esta sección separan los recibos comerciales de los personales. También pueden desglosar las compras por categoría. Los documentos escaneados se guardan como una imagen y el software obtiene automáticamente la fecha, el monto de la compra y otros detalles.
Organizador de Impuestos: Esta sección contiene 116 categorías de impuestos que facilitan la organización de compras y su declaración durante la temporada de impuestos. Los usuarios pueden recopilar información sobre el impuesto sobre la renta dentro del software o generar documentos fiscales, incluidos el formulario 1040 y los anexos A. Los datos fiscales se pueden exportar a TurboTax, Microsoft Excel y otros tipos de archivos.
Tarjetas de presentación y contactos: Los documentos ingresados en esta sección se escanean automáticamente para obtener información de contacto. Una vez extraída del documento, la información se organiza en una pestaña de contactos, donde se puede buscar, sincronizar con otro software o exportar como un archivo.
Organizador de documentos: Esta sección general le permite crear carpetas descriptivas que personalizan su experiencia de organización. Las pólizas de seguro, los contratos de los empleados y cualquier otro documento misceláneo se pueden almacenar aquí y se puede acceder fácilmente a ellos a través de la función de búsqueda.
Escáner de recibos ordenados
El tamaño compacto y el peso de 10,6 onzas del Neat Receipts Scanalizer lo hacen ideal para viajeros de negocios. El escáner es capaz de realizar escaneos completos de recibos arrugados o poco claros. Para recibos desgastados, la función Ajustar imagen puede ayudar a oscurecer el texto y mejorar la legibilidad.
Calibrar el escáner es rápido y sencillo: simplemente escanee el papel de muestra incluido con marcas negras. El software que viene con el escáner explica el proceso de calibración con instrucciones paso a paso, aunque su configuración puede resultar un poco complicada. Sin embargo, una vez configurado, no necesitará volver a calibrarlo y todas las funciones del escáner estarán completamente disponibles. Esas características incluyen tamaño automático, recorte automático y rotación automática.
Instalación y primeros pasos con recibos ordenados
Las indicaciones del software lo guiarán a través del proceso de instalación. Simplemente siga las instrucciones y tome los atajos durante la instalación de Neat Receipts para evitar posibles problemas más adelante.
Cuando conecte por primera vez el escáner Neat Receipts, se le pedirá que especifique si utilizará el escáner sólo para uso personal (organizando información personal y gastos del hogar, gestión de gastos deducibles de impuestos, ahorro de documentos) o también para uso empresarial (organización de gastos comerciales, creación de informes de gastos). Puede cambiar esta preferencia si luego decide ampliar o reducir el uso del software.
Neat Receipts le permite ver un tutorial rápido que explica el uso general del software, el escáner y cómo funcionan mejor con recibos, informes de impuestos, tarjetas de presentación y documentos.
El tutorial también explica cómo calibrar el escáner usando la hoja de calibración. Cada calibración del escáner Neat Receipts tarda menos de un minuto, aunque a veces se requieren varias calibraciones. Si pierde la hoja de calibración que viene con el escáner, puede imprimir la suya propia.
Exportación de datos de recibos ordenados a otras aplicaciones
Los recibos, documentos y datos escaneados en Neat Receipts se pueden guardar o exportar en varios formatos. Los formatos están optimizados para Microsoft Excel, QuickBooks, Quicken, Microsoft Money o cualquier software que importe formatos de datos QIF, OFX y CSV.
Exportar a PDF, HTML y Microsoft Word es sencillo, pero antes de exportar a una hoja de cálculo de Excel por primera vez, debe asignar los campos de la base de datos entre Neat Receipts y los encabezados de las columnas de la hoja de cálculo. De manera similar, si va a importar los datos de sus recibos desde Neat Receipts al software financiero, configure Cree categorías en Recibos ordenados que sean idénticas a las categorías de su software financiero para evitar asuntos.
Exportar datos OFX de Neat Receipts a Microsoft Money es bastante sencillo, pero si usa Quicken, tenga en cuenta que solo importará datos QIF a cuentas de efectivo. Tendrá que importar las transacciones QIF a la cuenta de efectivo de Quicken y luego mover las transacciones a las cuentas de Quicken correspondientes.
Divisiones de transacciones en recibos limpios
Acelerar, Microsoft Money y otros tipos de software financiero utilizan transacciones divididas para dividir una transacción en múltiples categorías. Neat Receipts divide los recibos en múltiples categorías, pero no muestra las divisiones de transacciones de la misma manera que lo hace el software financiero en el registro de cuentas. En cambio, aparece una copia de la transacción para cada categoría. Por ejemplo, es posible que haya comprado comida para perros, helado y un rollo de cinta adhesiva en una tienda y luego haya dividido el recibo en categorías para mascotas, comestibles y suministros de oficina. Verá el recibo listado tres veces en Recibos ordenados con la misma fecha y proveedor, pero con diferentes categorías y montos en dólares.
Importación de transacciones divididas desde Neat Receipts al software financiero con una transacción por categoría asignada en la división. Puede que no sea la forma más cómoda visualmente de mostrar la información, pero no comprometerá la precisión de los informes financieros.
Si usa Quicken o Microsoft Money y desea que todas las transacciones divididas compartan la misma apariencia en su cuenta registros, utilice métodos tradicionales para ingresar transacciones y luego exporte recibos de Neat Receipts a archivos de imágenes digitales. Esos archivos se pueden adjuntar a transacciones en Quicken (2007 y posteriores) y Microsoft Money Plus (2008 y posteriores).
Funciones de ayuda para recibos ordenados
Haga clic en Ayuda en Neat Receipts para ver la Guía de inicio rápido y la Ayuda de Neat Receipts. Ambas referencias son de lectura rápida y puede ahorrarse tiempo y confusión si las lee antes de comenzar, en lugar de intentar aprender sobre la marcha. Sección 2 de la Ayuda PDF, por ejemplo, garantizará que configure el software correctamente. Guarde los archivos PDF en su escritorio para consultarlos fácilmente mientras aprende a utilizar el software por primera vez.
Otros enlaces útiles en el PDF incluyen:
- Funciones de ayuda tradicionales con capacidad de búsqueda
- Solucionador de problemas de escaneo e imágenes
- Vista de datos de muestra
- Información fiscal del IRS
- Atención al cliente y técnica en línea de Neat Receipts
Pros y contras
El soporte técnico de Neat Receipts es lo más destacado del producto. El equipo técnico responde preguntas de forma rápida y exhaustiva en los foros de soporte técnico en línea, y el chat de soporte técnico es una excelente fuente de ayuda en tiempo real.
El software simplifica la entrada de datos, lo que lo hace perfecto para viajeros de negocios y trabajadores autónomos que necesitan recibos y datos de gastos para la declaración de impuestos. Neat Receipts también es útil para el usuario doméstico que desea almacenar pólizas de seguro, extractos bancarios, facturas y otra documentación además de los recibos.
El único inconveniente importante es cómo Neat Receipts exporta transacciones divididas y cómo los usuarios de Quicken tienen que lidiar con más pasos para importar datos a la cuenta adecuada. Los usuarios pueden experimentar un retraso cuando inician el software Neat Receipts, ya que la base de datos se carga cada vez que se abre el software (en lugar de ejecutarse continuamente en segundo plano).
Algunas características adicionales de la versión "Lite" del software incluyen:
- Escanee y organice automáticamente varios documentos al mismo tiempo
- Escanee a PDF, luego seleccione y copie el texto editable de ese PDF
- Clasificación inteligente
- Nuevos informes resumidos de impuestos
- Gestión de memoria mejorada, rendimiento de aplicaciones, OCR y precisión de análisis.
- Convertir a texto editable
Escáneres de recibos limpios cuesta $ 134,99 y más. Una suscripción a la versión "Lite" del software cuesta 89,99 dólares al año.
¿Aún no puedes decidir si optar por Neat Receipts? Aprender más detalles en el sitio web de Neat Receipts o ver más software de escaneo de recibos.
