À ne pas confondre avec les parajuristes, secrétaires juridiques remplir des rôles essentiels dans des cabinets d'avocats à travers le pays. Alors que parajuristes exercent souvent des fonctions d'avocat sous la supervision d'un avocat, les secrétaires juridiques doivent garder une trace de tous les détails entourant le cabinet d'avocats.
Le droit a été et sera toujours un monde de formalités administratives et de sémantique. Les avocats doivent être pleinement préparés pour chaque procédure judiciaire. En tant que tels, les avocats et les parajuristes dépendent fortement de leurs secrétaires juridiques.
De quel type de compétences avez-vous besoin pour être secrétaire juridique?
Le rôle de secrétaires juridiques, également connu sous le nom d'assistants administratifs d'avocats ou d'assistants juridiques, a évolué au cours des deux dernières décennies. Comme pour tout le reste, la technologie continue de transformer le cabinet d'avocats traditionnel.
Les secrétaires juridiques doivent transcender les rôles conventionnels de dactylographie et de réponse au téléphone pour superviser les activités de grande valeur entre les avocats et les clients et en ce qui concerne les procédures judiciaires.
Les secrétaires juridiques font ce que tout assistant administratif pourrait faire, sauf que le monde juridique est un peu plus compliqué. Ils effectuent des tâches de secrétariat en utilisant la terminologie, les procédures et les documents juridiques. Les secrétaires juridiques préparent également des documents juridiques et de la correspondance, y compris des convocations, des plaintes, des requêtes et des assignations à comparaître. Ils peuvent également aider à la recherche juridique.
Types de compétences de secrétaire juridique
Les rôles de secrétaire juridique ont évolué au fil du temps. Ces compétences vous aideront à réussir dans les cabinets d'avocats uniques et dans les grands cabinets d'avocats.
Compétences technologiques
Beaucoup Avocats n'ont ni le temps ni l'expertise nécessaires pour bien utiliser la technologie des cabinets d'avocats. Ils s'appuient sur des secrétaires juridiques férus de technologie pour effectuer diverses tâches informatiques telles que la création de feuilles de calcul, la préparation présentations, vérification des feuilles de temps, gestion des factures, création/saisie de documents, tenue des calendriers et suivi des délais.
Par conséquent, les secrétaires juridiques qui maîtrisent une variété d'applications logicielles informatiques auront le plus opportunités de carrière. Certaines des technologies les plus courantes que les secrétaires juridiques doivent maîtriser incluent:
- Logiciel de traitement de texte
- Suite Microsoft Office
- Présentation
- Gestion de l'information
- Organisation des fichiers numériques
- Logiciel de sauvegarde de données
- Facturation
- Facturation
- Transcription
- PAO
- Vidéo conférence
- Gestion des e-mails
Compétences personnelles
Les secrétaires juridiques interagissent quotidiennement avec les avocats, les parajuristes, le personnel, les clients, les avocats de la partie adverse, le personnel judiciaire, les fournisseurs, etc.
Des compétences interpersonnelles et de communication de premier ordre sont essentielles. En plus du contact en face à face, les secrétaires communiquent par e-mail, téléphone et systèmes de vidéoconférence.
- Réception
- Étiquette téléphonique
- Communication orale
- Intelligence émotionnelle
- Initiative
- Formalité
- Palier
Communication écrite
Pensez-vous que les avocats rédigent eux-mêmes leur correspondance écrite? Détrompez-vous. Les secrétaires juridiques sont souvent chargés de rédiger la correspondance courante et les notes de dossier, en en plus de la relecture de documents juridiques pour les actes de procédure, les mémoires, la découverte et les transactions fins.
La rédaction fait partie intégrante du métier de secrétaire juridique; ceux qui se développent solides compétences rédactionnelles deviendront indispensables aux avocats qu'ils assistent.
- Composition des e-mails
- Suivre des formats de documents stricts
- Attention au détail
- Lettres de motivation
- Solides compétences en grammaire
- Transcription
Compétences d'organisation
Les secrétaires juridiques étant le « bras droit » de l'avocat, les compétences organisationnelles sont essentielles pour gérer efficacement un cabinet d'avocats ou direction juridique de l'entreprise.
Les secrétaires juridiques doivent tenir des dossiers papier et électroniques, gérer des projets, suivre de multiples respecter les délais, maintenir des calendriers, programmer des réunions, organiser des événements et garder tout en ordre et accessible.
- Attention au détail
- Gestion du calendrier
- Gestion de fichiers
- Gestion des informations confidentielles
- Transcription
- Processus d'emballage et d'envoi de documents juridiques
- Réception et organisation des affidavits
- Prendre des notes
Compétences en transcription
Les compétences en transcription sont essentielles à la pratique du secrétariat. En plus d'une vitesse de frappe rapide (les exigences des employeurs varient de 50 à 100 mots par minute), des compétences d'écoute active sont nécessaires pour comprendre les fichiers de dictée vocale.
De solides compétences en grammaire, en orthographe, en vocabulaire et en langue sont nécessaires, ainsi qu'une compréhension de la terminologie juridique. Comme mentionné ci-dessus, les secrétaires doivent maîtriser les applications de traitement de texte et l'équipement de transcription.
- Écoute active
- Dactylographie
- Logiciel de traitement de texte
- Appareils d'enregistrement audio
- Mémoire
- Communication écrite
Attention au détail
Le souci du détail est essentiel dans la profession juridique. Par exemple, taper 600 000 $ dans une offre de règlement au lieu de 60 000 $ pourrait coûter un client à votre entreprise. Les secrétaires juridiques s'occupent des détails de la pratique quotidienne du droit, et l'attention portée aux détails est importante dans presque tous les cas. toutes les tâches de secrétariat, de la rédaction et de la relecture de documents à la planification de réunions et au calendrier délais.
- Prendre des notes
- Attentif
- Audit
- Raisonnement inductif
- Raisonnement déductif
- La saisie des données
- Précision
- Proactif
Familiarité avec les documents juridiques et la terminologie
Quelle est la différence entre une secrétaire et une juridique secrétaire? Les secrétaires juridiques connaissent tout ce qui concerne le droit et les procédures judiciaires. Des termes comme « subpoena », « pro se » et « voir dire » ne confondent pas les secrétaires juridiques.
Ils comprennent les nuances de la procédure juridique et ont la capacité de créer et de formater des actes de procédure, des documents de découverte et des documents transactionnels.
- Mémoire d'essai
- Mémoire amicus
- Mémoire d'appel
- Brève réponse
- Interrogatoires
- Processus d'appel
- Testaments & testaments
- Plaintes légales, appels et réponses
- Acte de renonciation
- Acte de garantie
- Demander des citations à comparaître
Travail en équipe
Le travail d'équipe est essentiel au rôle des secrétaires juridiques dans la prestation de services juridiques. Dans tous les contextes de pratique, des services juridiques des grandes entreprises aux praticiens indépendants, les secrétaires juridiques doivent faire équipe avec des avocats, des parajuristes, des secrétaires, commis aux dossiers, fournisseurs et autres pour fournir des services juridiques de manière efficace.
Les secrétaires juridiques les plus efficaces savent comment s'entendre avec leurs collègues et collaborer avec des tiers pour faire le travail.
- Écoute active
- Communication orale
- Communication écrite
- Sensibilité au problème
- Collaboration
Compétences multitâches
La plupart des secrétaires juridiques travaillent pour plus d'une personne sur plus d'un dossier.
Effectuer plusieurs tâches simultanément devrait être une seconde nature pour une secrétaire juridique compétente.
Ils savent jongler avec plusieurs affectations et priorités concurrentes et comment gérer des charges de travail croissantes dans le cabinet d'avocats occupé d'aujourd'hui, où une personne effectue souvent le travail de trois.
- Attention au détail
- Gestion du temps
- Priorisation
- Délégation
- Planification
- Tolérance au stress
Compétences en recherche
Les secrétaires juridiques effectuent des recherches sur Internet pour une multitude de tâches telles que la recherche de directions, la collecte d'informations sur les clients, la recherche de la concurrence et la localisation de témoins experts.
De nombreux secrétaires juridiques, en particulier ceux des petits cabinets d'avocats, effectuent également parajuriste tâches, y compris la recherche juridique, la vérification des citations et la recherche de la jurisprudence. L'apprentissage de plateformes de recherche juridique telles que Westlaw ou Lexis/Nexis peut vous donner un avantage concurrentiel.
- Compréhension écrite
- Entrevue
- Prendre des notes
- Remarquer les tendances
- L'analyse des données
- Raisonnement inductif
- Raisonnement déductif
- Logiciel de recherche en droit
Plus de compétences en secrétariat juridique
- Dépannage
- Gestion des médias sociaux
- Relecture
- Réviser
- Rédaction
- Orthographe
- Utilisation appropriée des moteurs de recherche
- La rédaction de rapports
- Production finale du manuscrit
- Majorations
- Élaborer et maintenir des procédures opérationnelles normalisées (SOP)
- Délais
- Multilingue
- La convivialité
- Adaptabilité
- Efficacité
- Esprit critique
- Conformité
- Tenue de livre compte
- Professionnalisme
- Service Clients
- Résilience
- Accords préliminaires
- Télécopieurs
- Maintenir les bibliothèques de droit
- Gérer les dossiers de cas
- LexisNexis
- MENEUR DE TRAIN
Comment faire ressortir vos compétences
Ajoutez des compétences pertinentes à votre CV: Assurez-vous de mettre en évidence les compétences ci-dessus dans votre résumé et votre historique de travail. Les cabinets d'avocats se soucient de votre expérience et de votre souci du détail, en particulier dans la façon dont vous construisez votre CV.
Mettez en évidence les compétences dans votre lettre de motivation: Ne perdez pas de mots dans votre lettre. Étant donné que la création de lettres de motivation est une partie importante de votre travail en tant qu'assistant juridique, tenez-vous-en au fait et démontrez votre capacité à être clair et direct.
Utilisez des mots de compétence dans votre entretien d'embauche: Soyez prêt à discuter des types de projets que vous avez gérés dans d'autres rôles sans violer la confidentialité d'un client dans d'autres cabinets d'avocats. N'ayez pas peur de décrire comment vous avez utilisé les compétences ci-dessus dans d'autres rôles en dehors du monde juridique si l'expérience est applicable au rôle que vous recherchez.
