Vous vous demandez comment incorporer une entreprise au Canada? Examinons les étapes générales impliquées, du choix du lieu de constitution à la réservation d'une dénomination sociale et au dépôt de vos documents. Notez que les détails de chaque étape peuvent différer d'une province à l'autre.
Décidez si vous souhaitez vous constituer en société au niveau fédéral ou provincial
Lorsque vous incorporez votre entreprise au fédéral, les principaux avantages sont:
- Votre société pourra exercer ses activités dans toutes les provinces et tous les territoires (tant que vous enregistrez votre société dans toutes les provinces où vous exercerez des activités).
- Elle pourra utiliser le même nom dans chaque province ou territoire, même si une autre entreprise fait déjà affaire sous un nom similaire.
- La société sera reconnue internationalement.
Les inconvénients sont:
- Vous serez confronté à des exigences de nom plus strictes, qui impliquent un processus de recherche et de vérification de nom NUANS (plus à ce sujet ci-dessous).
- Il y a beaucoup plus de paperasse annuelle, car vous devez vous tenir au courant non seulement des dépôts requis par le directeur fédéral de la Direction générale des sociétés, mais de tous les dépôts requis par les provinces.
Si vous êtes constitué en société au niveau provincial, votre société n'a le droit d'exploiter une entreprise que dans la province ou le territoire où votre entreprise est constituée. La décision de s'incorporer au niveau fédéral ou provincial dépend plus de la portée de votre entreprise qu'autre chose.
Si vous créez une société unipersonnelle ou une petite société non déclarante et que vous ne prévoyez faire des affaires que dans une seule province pour le moment, il n'est probablement pas nécessaire de s'incorporer au niveau fédéral. Vous pouvez toujours incorporer votre entreprise dans une autre province (appelée incorporation extra-provinciale) à mesure que votre entreprise se développe.
Choisissez une raison sociale
Il est plus difficile de choisir une dénomination sociale que de choisir un nom pour une entreprise individuelle ou une société de personnes, car les exigences en matière de nom sont plus strictes lorsque vous incorporez votre entreprise. Généralement, une dénomination sociale est composée de trois éléments;
- Une partie distinctive qui identifie la société donnée
- Une partie descriptive qui identifie les activités particulières de la société
- Un élément juridique, identifiant la société en tant que société, telle que Limited, Incorporated ou Corporation.
Une dénomination sociale ne peut pas inclure une fausse représentation de votre entreprise. Par exemple, cela ne peut pas impliquer que vous êtes une branche du gouvernement ou que votre entreprise est l'aviation lorsque vous vendez des chaussures. Le nom ne peut pas non plus contenir d'obscénités ou impliquer que l'entreprise mène des activités illégales.
Notez que les dénominations sociales au Canada peuvent être en anglais ou en français, en anglais et en français, ou dans une version combinée anglais-français. Mais la procédure est compliquée par le fait que le registraire (du registre provincial ou des corporations Canada) exigera une dénomination sociale qui ne soit pas identique ou similaire à toute autre société existante des noms.
Faites rechercher et réserver votre raison sociale
Peu importe où vous incorporez votre entreprise au Canada, vous devrez effectuer une recherche de nom pour déterminer la pertinence de la dénomination sociale que vous avez choisie. Si vous vous incorporez au fédéral ou dans des provinces comme Ontario, vous devrez effectuer une recherche NUANS (puis soumettre le rapport NUANS résultant avec votre statuts constitutifs).
Dans d'autres provinces, comme Colombie britannique et Nouvelle-Écosse, vous devez effectuer une recherche de nom une fois que vous avez soumis une demande d'approbation de nom ou un formulaire de demande de réservation de nom. Si les résultats de la recherche sont acceptables, et que votre nom est accepté, il est alors réservé pour un nombre déterminé de jours, pendant lesquels vous devez terminer le processus de constitution de votre entreprise ou recommencer la procédure partout encore.
Préparez vos documents
Généralement, pour constituer votre entreprise, vous devrez préparer les documents suivants:
- Les statuts constitutifs: les règles et règlements qui régiront la conduite des membres et administrateurs de la société.
- L'Avis des Bureaux: indique l'emplacement des deux bureaux requis pour votre société, le siège social et le bureau des archives.
- Le Mémorandum: fixe les règles de conduite de l'entreprise.
Si vous vous incorporez au niveau fédéral, vous devrez également préparer un avis d'administration (et soumettre un rapport NUANS au niveau fédéral). Si vous déposez au niveau provincial, assurez-vous de vérifier les exigences en matière de documents pour votre province spécifique avant de passer à l'étape suivante.
Déposez vos documents et faites une demande d'incorporation
Corporations Canada et les registres provinciaux ont des sites Web où vous pouvez constituer votre entreprise en ligne. Vous pouvez également soumettre votre demande de constitution à l'ancienne en envoyant les formulaires et les frais au registraire approprié. Ensuite, vous êtes prêt à faire fonctionner votre société.
